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5.2 Reunião de Governança

Equipes podem se beneficiar de contribuições colaborativas na formação e evolução de decisões que afetam o curso da organização.

As equipes devem se encontram em intervalos regulares para formar, decidir e desenvolver acordos que cuidam das tensões organizacionais. Dedicar um tempo focado para fazê-lo, preparar antecipadamente e agendar encontros aumenta o potencial de que as pessoas afetadas e aqueles com a responsabilidade de decidir possam participar. 


Os detalhes


A reunião de governança pode incluir quaisquer passos que uma equipe julgar relevantes. É muito importante que o facilitador da equipe possa criar e compartilhar um pauta provisória antes do encontro, para ajudar a informar os participantes sobre as questões a serem abordadas e lhes dar o devido tempo para preparação. Isso inclui: ler documentação relevante, ter conversas relevantes, familiarizar-se com os tópicos, etc.


Uma pauta de governança pode ser construída a partir de itens do Backlog de Tensões - onde tensões que necessitam de decisões de governança podem ser coletadas e priorizadas e onde podem ficar as propostas relacionadas e instruções de preparos necessárias. A preparação prévia permite avaliar o número de tópicos que exigem atenção, o tempo aproximado que eles podem demorar e o que a equipe pode fazer para se preparar antes da reunião.

Roteiro da Reunião



Observações:
  • Com a utilização de um roteiro claro para a reunião é possível torná-la mais focada, além de gerar consistência, promovendo fortalecimento da cultura do time e permitindo a comparação da evolução ao longo do tempo.
  • A reunião de governança tem 5 etapas, e é fundamental que todas sejam seguidas. Caso não haja tempo disponível, sugere-se processar menos itens de pauta.
  • O facilitador deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-in". Este pode ser um sentimento, uma reflexão a partir do dia anterior, uma atitude que trazem para a reunião, ou algo lúdico como "o animal que representa o meu humor hoje."
  • O facilitador deve escolher a pergunta de check-in com base no grupo e no propósito do time.
  • Um por um os participantes da reunião fazem seu check-in, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-in, o check-in termina.

Essa etapa é de responsabilidade do guardião do círculo, que deve:
Ao passo que o facilitador do círculo deve:
  • checar se há itens de última hora para a pauta e a ajustar conforme necessário.

Nessa etapa se processam as tensões do círculo, listadas no backlog de governança ou emergentes no início da reunião. Os itens de pauta contam com:
  • breves relatórios ou relatos;
  • reavaliação dos acordos existentes cuja revisão está na data devida (incluindo a tensão da equipe);
  • novos assuntos que precisam de decisões, incluindo:
    • entender e concordar sobre situações que precisam de atenção;
    • fazer acordos;
    • criar e definir novos papéis e equipes (círculos);
    • reavaliar acordos, equipes (círculos) e papéis existentes;
    • selecionar pessoas para exercer papéis.
  • Os métodos utilizados para tratar esses novos assuntos são os padrões Tomada de Decisão por Consentimento e Seleção de Papel.

Nessa etapa os participantes podem compartilhar apreciações e sugestões de melhoria relativas a: 
  • Eficácia: se os objetivos da reunião foram alcançados.
  • Facilitação: se os processos da reunião foram conduzidos da melhor forma.
  • Clima: se a reunião foi agradável para todos os participantes.
  • O check-out da reunião de governança começa com uma celebração - reconhecer os resultados e quaisquer desafios encontrados e cuidados.
  • O facilitador deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-out". Este pode ser um sentimento,  uma reflexão, a coisa mais importante que se leva da reunião. O facilitador deve escolher uma pergunta de check-out com base no grupo e no propósito do time.
  • Um por um os participantes da reunião fazem seu check-out, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-out, o check-out termina e a reunião termina.