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6. Operações

Ao passo que as pessoas da interagem entre si e com o meio externo, devem realinhar as ações a serem executadas para lidar com as tensões observadas, de forma a gerar melhores resultados dentro da estrutura existente.

As pessoas intencionalmente prestam atenção às tensões que experienciam no decorrer de sua atividade diária para identificar como otimizar os resultados dentro das estruturas existentes.


Os detalhes


Os processos de Operações baseiam-se no pressuposto de que todos os problemas, desafios e oportunidades percebidos são sintomas de novas informações buscando emergir. Munidos dessas informações, pessoas que ocupam papéis podem encontrar caminhos mais eficientes e eficazes para alcançar os resultados esperados. As pessoas muitas vezes reagem automaticamente à tensões implementando estratégias baseadas na experiência passada, independentemente dessas estratégias serem eficazes ou não e às vezes com mal-entendidos em relação ao que observam ou às necessidades que emergem. Os processos de operações convidam a uma pausa antes de agir, a fim de verificar se a realidade atual é como a imaginamos, esclarecer o que é realmente necessário e tendo em conta as condições e o contexto e refletir sobre e decidir por uma resposta adequada.


O diagrama abaixo ilustra como um círculo pode lidar com tensões operacionais de forma a voltar para um estado de ação em prol de seus objetivos:




Resolver via papel
A(s) pessoa(s) cujo papel contém, em suas responsabilidades ou domínios, a autoridade para lidar com situações referentes ao escopo da tensão, podem simplesmente resolver a questão. Basta definir o curso de ação e executá-lo, comunicando a equipe para gerar alinhamento.

Ciclo de operações
Caso o curso de ação ideal não esteja claro para o responsável, ou acredite-se que os demais podem contribuir na definição da melhor forma de lidar com a situação, pode-se trazer a questão para uma Reunião Operacional. Nessa reunião gera-se alinhamento em relação ao que deve ser feito para que o papel ou o círculo de forma geral possam gerar resultados de forma mais eficiente e eficaz. A forma genérica de se lidar com as tensões operacionais é a seguinte:

  • Identificar objetivos: O primeiro passo para gerar alinhamento é identificar com clareza quais os objetivos do círculo que contém a tensão, e avaliar se o processamento da tensão irá contribuir para que sejam alcançados. A pergunta chave nessa etapa é: "resolver essa tensão nos tornará mais capazes de alcançar os objetivos propostos?" Caso a resposta seja não, possivelmente a tensão deve ser despriorizada, pois a resposta revela um possível desperdício de tempo e energia nas condições atuais do círculo. Caso a resposta seja sim, avança-se para a próxima etapa.
  • Decidir ações: Os membros do círculo podem então definir as ações que serão executadas para processar a tensão observada. Nesse momento, pode-se levantar diferentes ideias e priorizar de acordo com critérios definidos pelo próprio círculo. É importante deixar claros os papéis que devem apropriar-se das ações definidas em conjunto, para que a ação aconteça com autoridades claras.
  • Coordenar execução: Definido o que será feito, o círculo pode coordenar entre seus membros como se dará a execução, se será uma tarefa (ação única) ou projeto (conjunto de ações) quem será o responsável, se envolverá equipe e, se sim, quem participará se existe ou não prazo para a ação ou projeto. Essa etapa busca promover alinhamento entre todas as partes que devem se envolver para processar a tensão, e distribuir poder para que a responsabilidade pela execução volte à autoridade individual de cada um.
Exemplo de Processamento

Tensão operacional


Exemplos:

“Estamos longe da meta que necessitamos alcançar”.

“Estamos tendo resultados ruins em um projeto que pode causar problemas”.
“Temos uma grande oportunidade de mercado não aproveitada e precisamos agir para aproveitá-la”.
“Podemos gerar mais valor para um cliente se melhorarmos o projeto”.


Resolver via papel


“Observei uma insatisfação do cliente a última entrega, a necessidade era de alinhar quais seriam as próximas entregas, eu liguei para o cliente para resolver.”


Processar com ciclo operacional


Tarefa


Responsável + prazo + verbo + ação


"Fulano irá ligar para o cliente na data XX/XX para alinhar quais as próximas entregas do projeto."


Projeto





Para processar a tensão por meio de um projeto podemos:


1. Projeto: Criar um novo método de acompanhamento de clientes.


  1.1 Entrega: Criar um relatório de acompanhamento.


    1.1.1 Tarefa: Fazer a diagramação do relatório.