Ao passo que as pessoas da interagem entre si e com o meio externo, devem realinhar as ações a serem executadas para lidar com as tensões observadas, de forma a gerar melhores resultados dentro da estrutura existente. Um Projeto é um resultado com um término definido que requer que várias ações sejam concluídas. A tensão operacional seria processada se alguém concordasse em executar esse projeto.Os detalhes O(s) líder(es) de um projeto sempre é o papel cuja responsabilidade ou domínio envolve o escopo da tensão que está sendo processada pelo projeto. Caso não exista nenhum papel cujo campo de responsabilidades e domínios contemple isso, provavelmente um alinhamento prévio em Governança é necessário. Um projeto pode ser dividido em três principais etapas: Planejamento, Execução e Encerramento. As três etapas são apresentadas a seguir: Planejamento do ProjetoIdentificação e clareza da tensão que deu origem ao projetoTodo projeto interno, necessariamente, parte de uma tensão percebida pela equipe. Dessa forma, é importante identificar com clareza esta tensão, e explorar com o time quais as principais necessidades que precisam ser atendidas pelo projeto. Definição de responsável pelo projetoA partir de maior clareza da necessidade que deve ser atendida, fica claro qual o papel (ou papéis) que tem a responsabilidade de processar a tensão. Esse papel deve assume a responsabilidade pela execução do projeto para processar a tensão, e pode fazê-lo individualmente ou com uma equipe. Cadastro do projeto no PodioO responsável cadastra o projeto no Podio, registrando as principais informações que deram origem ao projeto. É importante definir como será a comunicação do projeto, e, se necessário, criar estruturas para tal (como um canal no Slack). Elaboração do plano de entregasO(s) responsável(is) elabora a primeira versão do Plano de Entregas do projeto, com as entregas que precisam ser feitas para que o projeto seja concluído e, por consequência, a tensão que o originou seja processada. Criação da equipe de projetoCom a primeira versão do plano de entregas em mãos, o responsável convida pessoas a fazerem parte da equipe do projeto, tendo em vista como podem contribuir para as entregas. Caso o projeto interno seja simples, o responsável pode optar por assumir todas as entregas. Kick-off do projeto com a equipeCom a equipe definida, o responsável faze uma reunião de alinhamento do projeto com a equipe, virtualmente ou presencialmente. Nesse kick-off, o contexto do projeto é detalhado, principalmente a tensão que deu origem a ele, e o plano de entregas é apresentado. Nesse momento, o plano é revisado, alterando e detalhando o que for necessário. Ao final do processo de revisão, devem ser alocados os responsáveis por cada entrega, assim com o prazo de término da execução da entrega (fundamentais para a gestão de projetos posterior). Subir plano de entregas no PodioCom a equipe definida e alinhada e o plano de entregas devidamente preenchido, é a hora de importá-lo ao aplicativo de Entregas Internas no Podio. Dessa forma, a equipe passa a poder acompanhar o projeto, a avaliar sua agenda de forma mais assertiva e a contar com os mecanismos de gestão que o Podio proporciona (como relatórios e sincronização de calendários). Para subir o plano de entregas no Podio, basta seguir as seguinte etapas:
Execução do ProjetoSe organizar para executar as entregas do projetoDepois que um projeto tem suas entregas no Podio, ele pode ser acompanhado por todos da equipe. Mas, para que seu planejamento pessoal funcione, é importante determinar quando você vai dedicar esforço para concluir as entregas da qual é responsável. Toda entrega tem um prazo, que é quando foi acordado, entre a equipe, que será concluída. Porém, não necessariamente uma entrega necessita ser feita no dia da entrega, muito pelo contrário! Um dos segredos de uma boa organização de entregas é gerenciar a própria agenda de forma a não sobrecarregar nenhum dia, ficando a mercê das datas de término das entregas. Para se organizar para tal, é relevante alocar tempo para as tarefas (pessoal) que compõem a entrega (equipe). Para tal, basta seguir os seguintes passos:
Acompanhar o projeto no Podio e se alinhar com a equipeO Podio já conta com muitos mecanismos de suporte à gestão de projetos, desde o formulário semanal de andamento, a relatórios de entregas personalizados para cada pessoa. Utilize esses mecanismos para acompanhar melhor o projeto e dar apoio para a equipe quando necessário! Como responsável pelo projeto, é sempre interessante rever, no começo da semana, quais as entregas previstas para os projetos que você se responsabilizou. Dessa forma, pode antever desafios de execução e já dar suporte para a equipe superá-los para cumprir os prazos do projeto. Basta entrar no app de Entregas Internas, no filtro por Projeto. Se for necessário, pode convocar uma reunião da equipe para alinhar alguns pontos centrais ou remover obstáculos à execução. Apenas lembre-se: reuniões são momentos de tomada de decisão. Se uma reunião está sendo feita apenas para repasses, isso indica que os demais mecanismos de alinhamento não estão funcionando. Use e abuse dos mecanismos de transparência e gestão já disponíveis antes de convocar uma reunião para atualizar as pessoas do projeto. Encerramento do ProjetoComunicar e treinar os impactados pelo projetoApós o término do projeto, provavelmente alguma mudança ocorreu, seja na forma de trabalhar, nos resultados, na estrutura, etc. É fundamental garantir que todos da Tribo estão alinhados com a mudança ocorrida, comunicando pelos canais necessários e falando sobre em uma reunião operacional. Caso o projeto traga mudanças na forma de trabalhar, é fundamental treinar a equipe sobre como usar os novos processos ou ferramentas. Uma sugestão para fazê-lo é realizar um Anga Talk, o que permite que o conteúdo fique salvo para ser consumido futuramente. Registrar mudanças na WikiAlém de comunicar as mudanças, é importante deixá-las o mais acessível possível para todos. Uma forma inteligente de fazer isso é registrando-a na Wiki, seja por meio de descrições de ferramentas, páginas explicando o passo a passo de um processo ou links úteis. Aproveite para garantir que o conhecimento ficará consolidado na Tribo. Qualquer dúvida sobre como escrever, leia a página Como escrever? ou procure alguém da equipe de DHO. |
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