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6.4 Retrospectiva de Time

Uma retrospectiva é uma ocasião para uma equipe olhar para trás, refletir e planejar como trabalhar melhor em conjunto.


Olhar para o trabalho realizado, especialmente para uma equipe que não tenha feito isso antes, muitas vezes pode se transformar em um processo de culpabilização ou criação de justificativas. Uma Retrospectiva é uma reunião estruturada para promover reflexão em um tom de civilidade, produtividade e objetividade. Lembre-se, uma Retrospectiva não é o lugar para destacar os membros da equipe com baixo desempenho ou julgar outras equipes dentro da empresa. Uma Retrospectiva é uma oportunidade para olhar para trás com a intenção de trabalhar melhor como um grupo no futuro.


Os detalhes

A retrospectiva de time permite a um time colocar em perspectiva o trabalho realizado durante um dado período. No final de cada período, que se sugere que seja mensal, o grupo de pessoas pode refletir sobre seus acordos, hábitos e processos para identificar maneiras melhores de trabalhar em conjunto. O roteiro de Retrospectiva de Time apresentado abaixo é uma sugestão, e pode ser adaptado pelo Facilitador de acordo com as necessidades do círculo. Sugere-se uma hora para a realização de uma Retrospectiva de Time.


Roteiro da Retrospectiva

  1. Check-in. Assim como em uma Reunião Operacional, a retrospectiva começa com uma pergunta do Facilitador para trazer a atenção do grupo para o momento presente.

  2. Criar o quadro. Em uma parede ou quadro (físico ou digital), crie três colunas com três cabeçalhos: rosto feliz, rosto triste e um ponto de interrogação. Caso não seja possível, uma possibilidade é utilizar uma planilha para organizar as ideias:

  3. Rosto feliz. O facilitador convida cada pessoa da equipe identificar hábitos, processos, políticas, projetos e/ou ferramentas que tornem o trabalho melhor e a equipe mais coesa. Dê a todos três a cinco minutos para refletir silenciosamente. Após o período, cada pessoa compartilha o que escreveu e coloca na respectiva coluna (com um post-it, por exemplo). À medida que cada pessoa compartilha, dê a todos a oportunidade de fazer perguntas (por exemplo, "O que você quer dizer com ...?"), Mas não deixe que isso se torne um debate. Respeite o ponto de vista da pessoa que compartilha e siga em frente. 
    Exemplos: usar o Slack como uma ferramenta de bate-papo reduz a quantidade de emails e reuniões; Nossas horas de trabalho flexíveis facilitam meu tempo com minha família e ainda realizo meu trabalho.

  4. Rosto triste. O facilitador convida cada pessoa da equipe identificar hábitos, processos, políticas, projetos e/ou ferramentas que prejudiquem ou criem obstáculos para a dinâmica do trabalho e da equipe. Dê a todos três a cinco minutos para refletir silenciosamente antes de compartilhar.
    Exemplos: preciso trabalhar até tarde para dar conta de todo o trabalho; nossa falta de processo faz com que cada projeto pareça que estamos reinventando a roda; Temos um processo longo muito até lançar uma campanha.

  5. Ponto de Interrogação: Este é um pouco mais difícil do que os dois primeiros - o facilitador convida a equipe a identificar hábitos, processos, políticas e/ou ferramentas que são usadas de forma consistente, mas não fornecem nenhum valor direto para o trabalho do dia a dia.
    Exemplos: temos uma reunião de status diário, mas não tenho certeza se isso ajuda; temos objetivos pessoais, mas eles não parecem influenciar na alocação de projetos; ou, usamos o Podio para planejar projetos, mas não estamos acompanhando com frequência.

  6. Discutir melhorias. Agora você está na metade da Retrospectiva e é hora de colocar o feedback da equipe em um formato mais viável para futuros projetos ou entregas. Dê cinco minutos a todos para silenciosamente gerar sugestões para abordar o trabalho de forma diferente. Especificamente, peça ao grupo para moldar suas sugestões em um dos dois formatos: Propostas de Governança ou Projetos. Uma Proposta pode alterar a estrutura de papéis do círculo, ou determinar novos acordos de trabalho (ou mesmo revisar ou excluir acordos existentes). Um Projeto é uma iniciativa ou conjunto de ações que alguém da equipe deve concluir para lidar com os desafios levantados.

  7. Agrupe e classifique as melhorias sugeridas. Depois que a equipe tiver a chance de refletir, então é hora de decidir quais Propostas e Projetos serão levados adiante. Comece pedindo à equipe para identificar claramente as tensões por trás das Propostas e Projetos sugeridos, e priorizar quais são mais relevantes. Você provavelmente encontrará sobreposição entre sugestões, então ajude o grupo a consolidar e simplificar as Propostas e os Projetos sugeridos. Por questão de tempo e impacto, sugerimos identificar as três principais políticas e os três projetos nos quais concentraremos na próxima etapa.

  8. Assumir responsabilidades. Agora é hora de definir quem assumirá a responsabilidade por endereçar as melhorias sugeridas. Em relação a cada um dos tipos de melhoria:
    Projeto: Se alguém na sala está disposto a assumir a responsabilidade pelo projeto, ou seja, reunir as pessoas e recursos necessários para fazer o trabalho e se responsabilizar por sua execução, então considere o Projeto aprovado. Pergunte rapidamente a qualquer pessoa na sala se ela tem uma preocupação específica sobre o projeto, que o responsável pode se aprofundar após a reunião. Essas preocupações não devem matar o projeto, mas o responsável pelo projeto deve trabalhar para identificar formas de mitigar as preocupações. No caso em que ninguém na sala queira assumir um projeto específico, o Facilitador pode sugerir que este projeto seja descartado ou colocado em espera.
    Proposta de Governança: Como uma proposta só pode ser aprovada por meio de uma Tomada de Decisão por Consentimento, o que será definido aqui é quem será responsável pela criação da proposta. Como no caso anterior, alguém deve assumir esta responsabilidade. Caso ninguém aceite fazê-lo, o Facilitador pode sugerir que essa proposta seja descartada ou colocada em espera.

  9. Fechar reunião. O Guardião deve certificar-se de ter capturado os projetos comprometidos e o responsável de cada projeto. Além disso, registrar as propostas a serem criadas e seus afinadores. Já o Facilitador deve repassar rapidamente as decisões tomadas pela equipe e parabenizar a todos pelo seu trabalho árduo e compromisso de melhorar o trabalho.

  10. Check-out. O Facilitador deve convidar todos a compartilharem seus sentimentos ou percepções após o término da reunião.