Introdução

Olá, facilitador@! Como você está? Se você está aqui, é porque está pensando em conduzir uma Reunião Emocional (RE), certo? 

Maravilha! Estou aqui para te ajudar nesse processo. Primeiro, vamos falar um pouco sobre o que queremos cuidar quando realizamos esse tipo de reunião. Em essência, uma Reunião Emocional quer reconstruir ou reforçar a segurança psicológica de um grupo, isto é, ter um espaço onde as pessoas se sintam seguras para correr riscos interpessoais, como compartilhar ideias e/ou feedbacks, ou expressar mais sobre sua essência e quem elas são. Ou seja, tudo a ver com o que queremos no Anga, né?

Em uma pesquisa interna do Google que ganhou bastante projeção no mundo corporativo, dentre todas as equipes avaliadas da empresa, o fator mais determinante para o alto desempenho foi a tal da segurança psicológica. Só que, muitas vezes, podemos confundir essa segurança com a ausência de conflito ou com a ausência de desconforto e não é bem assim.

A grande questão - e desafio de uma RE - é lidar com o desconforto que acontecerá, sem cair no modo reativo (ou “na defensiva”). O escritor e empreendedor Shane Snow, em um artigo sobre o tema, ilustrou bem como isso funciona:

Num ambiente onde há segurança e conforto, não há tensão e, portanto, não há evolução. A tensão, por si só, nasce a partir de algum tipo de desconforto e, quando num ambiente seguro, coloca o time em um conflito construtivo. Quando partimos das premissas da responsabilização e do não-julgamento, que falaremos mais à frente, sustentamos o espaço seguro. Quando, ao longo do processo, vamos aumentando o “perigo”, criamos estratégias de alerta e reconexão, como o Pinakarri.

Snow afirma que “ter segurança psicológica significa que nada que você disser ou fizer será usado contra você, partindo da premissa de que você sempre parte de intenções positivas”. Ou seja, mesmo que algo que seja trazido na RE seja duro ou difícil de escutar, temos que sustentar o time compreendendo que não há, ali, intenção de ataques ou ameaças pessoais. Na verdade, qualquer tipo de comunicação violenta significa que algo muito importante para aquela pessoa está em jogo e essa é uma reação defensiva, que se resolve com empatia e escuta, não com “contra-ataques”.

Há três tipos de premissas de escuta na qual as pessoas podem partir numa RE:

• Cínica: assumo que as pessoas são suspeitas até que se prove o contrário;

• Cautelosa: não assumo má intenção das pessoas até que se prove o contrário;

• Empática: assumo a melhor intenção das pessoas até que se prove o contrário;

A sustentação da segurança psicológica se dá a partir da confiança que há entre as pessoas do grupo. Quanto mais confiança presente, mais próxima da terceira premissa (empática) estaremos e, mesmo que alguma fala seja trazida do campo reativo ou gere desconfortos, iremos assumir que há uma intenção positiva (algo de grande importância está sendo cuidado ou protegido) e tentaremos ajudá-la a expressar isso.

Quando partimos desse lugar, buscamos assegurar o seguinte:

• Se alguém cometer um erro, isso não será retaliado a nível pessoal;

• Se algo está errado, alguém poderá trazer para o grupo sem que isso seja usado contra ela;

• Não importará de onde as ideias vieram, desde que elas ajudem no crescimento do time;

• Se alguém precisar de ajuda, poderá pedí-la sabendo que não será julgad@;

• Quando alguém mudar de ideia, as pessoas reconhecerão sua vulnerabilidade, ao invés de “jogar coisas na cara”;

• Quando alguém tomar uma decisão, levará em consideração o que é melhor para o time e as pessoas nele acima do que é melhor para ela;

Um exercício que pode ser interessante nesse caminho é refletir sobre a seguinte pergunta: “Qual é a forma mais empática de interpretar essa fala/situação?” (Lembrando que empática significa assumir a melhor intenção).

Por isso, mantenha-se atent@ durante a facilitação das Reuniões Emocionais, aos sinais de que o campo está perdendo segurança (ou intenção de segurança) e utilize as ferramentas que serão dispostas ao longo deste documento. Elas servem como sustentação e como sugestão de caminhos, mas fique à vontade para complementar e adaptar de acordo com o grupo, a tensão ou mesmo o fluxo da pauta no momento.

Premissas de uma RE

• Toda RE vem para lidar com uma tensão: assim como toda operação no Grupo Anga, uma RE sempre vai surgir como solução para lidar com tensões. E aqui você tem dois caminhos. O caminho ideal é subir uma tensão no Podio. Cheque se a(s) pessoa(s) envolvida(s) (proponente(s)) se sentem seguras psicologicamente de subir essa tensão e, caso contrário, registre você mesm@ a tensão, nos moldes do Podio (situação atual, efeito, necessidade e impacto) e valide com a(s) proponente(s);

• A RE é estruturada para cuidar de uma única tensão: o padrão é desenhado e indicado para trabalhar uma única tensão por vez. Muitas vezes podemos acumular várias tensões emocionais e, se trouxermos todas elas em uma só conversa, o resultado pode ser prejudicial;

• O objetivo de uma RE é o diálogo: uma RE, diferente de uma Reunião Operacional ou de Governança, não tem como objetivo sair com soluções ou encaminhamentos. O objetivo aqui é criar um espaço seguro para as pessoas se expressarem com necessidades e se sentirem escutadas. Isto é um fator importante para alinhar com o grupo logo no início;

• Exercitamos o não-julgamento e a auto-responsabilização: a RE é baseada na filosofia da Comunicação Não-Violenta (CNV) e os exercícios propostos vão buscar compartilhar situações de forma a observar sem julgar (não-julgamento), entendendo que as pessoas sempre partem com uma intenção positiva e de suas necessidades individuais, e, por isso, também compreender quais são as responsabilidades de cada pessoa na tensão (auto-responsabilização);

• Todas as vozes têm importância: nas REs, serão utilizadas técnicas de inclusão de todas as vozes presentes. A intenção é que, em um tempo adequado, todas as pessoas possam se expressar verdadeiramente e com profundidade, distribuindo a atenção e a energia do grupo de maneira mais equilibrada;

• A facilitação é feita por alguém fora da tensão: para garantir o equilíbrio, caso você esteja envolvid@ na tensão ou no conflito, busque uma outra pessoa (de preferência que ocupa um papel de facilitação) que possa facilitar a RE de uma posição mais neutra. Isso serve para garantir, também, que todas as pessoas envolvidas possam participar integralmente do processo;

Após alinharmos nossos objetivos e premissas, vamos falar sobre a Reunião em si! Para a próxima etapa, é importante que você já tenha a tensão definida e alinhou os fundamentos da Reunião Emocional com as proponentes da tensão.

Convite

Para preparar o convite da reunião, é importante checar com a(s) proponente(s) quais são as pessoas envolvidas na tensão e se há abertura para abrir o convite para todo o círculo.

Com isso, cheque a agenda de todas as pessoas que serão convidadas para encontrar um horário disponível nos próximos dias. É importante buscar reservar 15 minutos antes e depois da reunião para preparação e absorção, afinal vocês podem mexer com emoções profundas e é necessário um espaço de respiro! Por isso, sempre marque com 30 minutos a mais na agenda. Isso significa que as REs vão durar, geralmente, entre 1h30 e 2h00 (contando com os tempos de respiro).

No convite, a sugestão é colocar os seguintes pontos:

• Título: [Reunião Emocional] Assunto;

• Data, Horário e Link da Reunião;

• Descrição: a tensão que será discutida;

• Tarefa (pré-reunião): refletir sobre quais são as suas percepções, sentimentos e necessidades relacionadas a esta tensão, escrevendo-as em um papel ou bloco de notas;

• Sugestões:

• Ler as premissas da Reunião Emocional (link da Wiki)

• Seguir o passo a passo desse artigo de Inteligência Emocional

Facilitação

Para realizar a facilitação e utilizar as premissas da Reunião Emocional, você possui quatro ferramentas de facilitação extremamente importantes:

Bastão de Fala

É um artefato que dá o “poder” da fala para quem o segura naquele momento. Quando alguém está com o bastão da fala, é a única pessoa que pode trazer suas percepções e o restante do círculo está no papel de escuta. Se você está com o bastão da fala e não quer utilizá-lo, pode passar para uma próxima pessoa, usando o método circular ou triangular;

Método Circular

Para a colheita de reações, sentimentos, necessidades, etc., é preferível utilizar o modelo circular de reuniões, ou seja, o bastão de fala é passado para uma pessoa de cada vez, em ordem. A fala “rodará” pelo círculo e uma mesma pessoa só poderá falar novamente quando todas já tiverem falado (ou passado sua vez). É como se a fala “circulasse” entre todas as pessoas até “voltar” na pessoa que começou. Isso evita que alguém não consiga “se impor” para poder falar ou que alguém concentre muito a fala em si.

Método Triangular

Este é o modelo mais comum das conversas em reunião, onde não há uma ordem nas falas e cada pessoa pode pedir o “bastão de fala” quando sentir necessidade (levantando a mão, por exemplo). Como o bastão tende a ficar “atravessando” o círculo, chama-se este método de triangular;

Pinakarri (Escuta Profunda)

Esta é uma técnica que deve ser usada quando você percebe que a conversa está perdendo o rumo ou que alguma das premissas da RE está sendo ferida (como a do não-julgamento e da auto-responsabilização). Por meio de um sinal sonoro (um sino, um chocalho, ou mesmo uma colher batendo em um copo de vidro), o grupo deverá iniciar o “Pinakarri”, que significa “escuta profunda”.

• O grupo deve fazer silêncio por um minuto, prestando atenção na sua respiração e buscando refletir o que está vivo em você naquele momento. Quais sentimentos, reações, pensamentos estão vivos. Por que o grupo “escapou” das premissas?

• Após um minuto, sem a necessidade de compartilhar a reflexão, o grupo poderá continuar na pauta da RE.

Método dos Indizíveis

Em alguns casos, a tensão pode chegar a pontos onde mesmo em reunião, as pessoas não se sintam seguras para compartilhar suas questões de forma completa. Nesse caso, ao invés do convite à fala tradicional, o método dos indizíveis pode funcionar. Para realizá-lo, basta seguir os seguintes passos:

• Trazer os indizíveis à tona: quem está facilitando convida as pessoas da reunião para escreverem, anonimamente, em um papel ou em um formulário online o que está no campo emocional, mas não está sendo dito por si ou pelas outras pessoas;

• Dizer os indizíveis: após um tempo determinado (3-5 minutos), quem está facilitando lê, em voz alta, para todo o círculo, as mensagens trazidas. Todas as pessoas escutam, em silêncio.

• Escutar o que está vivo: aplica-se um momento de Pinakarri para deixar os indizíveis ressoarem e, então, parte-se para um Espaço de Troca;

Agenda

A agenda da reunião emocional é construída para durar entre 1h30 e 2h00, considerando os tempos de respiro. É importante que você cuide do tempo para que a reunião não estoure a agenda e acabe sendo finalizada no meio do processo, o que pode deixar o campo emocional muito aberto, prejudicando a continuidade dos dias das pessoas envolvidas. É fundamental separar um tempo de qualidade para o fechamento do campo!

A sugestão de agenda fica da seguinte forma (é permitido e indicado fazer ajustes ou adaptações aos contextos):

Preparação (15’)

Respiro inicial de 15 minutos, pode ser feito com todo o grupo ou não. Serve para encerrar as atividades anteriores e “entrar” de fato na reunião. Você pode colocar uma música leve e deixar um slide indicando o horário do início da reunião e o que fazer até lá.;

Check-in (5’-10’)

Realizar um check-in rápido que não seja associado diretamente à pauta da reunião. Algo como “como você está chegando” ou “qual energia você traz para este momento” pode funcionar bem;

Abertura (10-15’)

Quem está facilitando deve atentar o grupo aos seguintes pontos:

• Relembrar as premissas da RE (diálogo, não-julgamento, auto-responsabilização);

• Explicar como a facilitação será conduzida (e, sendo um grupo novo, como funciona o Pinakarri)

• Checar se há consentimento sobre o registro da reunião e, se sim, convidar alguém para ocupar o papel de Guardiã(o) da reunião;

• Convidar a(s) proponente(s) para compartilhar a tensão escolhida para a RE;

Atenção: as próximas etapas tem o objetivo de gerar responsabilização e empatia, portanto fique muito atent@ com falas que coloquem responsabilidades, julgamentos, etc. sobre outras pessoas ou sobre fatores externos. Use sua facilitação para conduzir a fala das pessoas àquilo que é delas e, se necessário, acione o Pinakarri.

Escuta sobre a tensão (passado) (15’-20’)

Usando o método circular, perguntar quais observações e sentimentos emergem ao ouvir a tensão. O que eu observo de onde estou/estive sobre essa tensão? Como eu me senti naquele momento? Quais necessidades eu tinha que foram ou não atendidas? Quais expectativas eu tinha? O que precisava ter acontecido para evitar aquela tensão?

Escuta sobre a tensão (presente) (15’-20’)

Usando o método circular, perguntar sobre o que se observa ouvindo esta tensão hoje? O que ainda está vivo em mim? Quais necessidades eu ainda tenho que precisam ser atendidas? O que pode ser diferente para que essa tensão seja cuidada?

Espaço de troca (15’-30’)

Usando o método triangular (aberto para quem quiser a fala), pergunte para o grupo se há perguntas, percepções, insights, agradecimentos ou pedidos que alguém quer compartilhar, deixando o espaço aberto para trocas. (Sempre partindo das premissas!)

Check-out (5’-10’)

Para finalizar, compartilhe com o grupo novas tensões que você percebeu e encaminhamentos que podem ter surgido e como serão endereçados. É importante dar uma sensação de leveza e de que aquele espaço pode continuar em diferentes locais, sendo possível aprofundar em uma nova tensão, em outra reunião emocional posterior. Uma sugestão de pergunta é: “como estou saindo, o que eu preciso receber e o que posso oferecer sobre essa tensão”;

Fechamento (15’)

Este espaço deve ficar reservado no convite para que não haja uma reunião logo em seguida da RE. A ideia é que as pessoas participantes possam tirar um tempo para respiro e auto-cuidado;

Atenção: se as palavras de encerramento forem de leveza, alívio, tranquilidade, atingimos o objetivo principal da reunião! Celebre! Caso ainda surjam palavras/expectativas de aprofundamento, volte a conversar com a(s) proponente(s) para entender se é necessário um outro espaço ou se a tensão pode ser direcionada de diferentes maneiras.

Pós-Reunião

Depois de realizada a reunião, certifique-se de realizar as seguintes atividades:

• A partir da Reunião Emocional, você pode considerar a tensão geradora como processada. Entretanto, é provável que novas tensões (mais específicas) tenham surgido, sendo elas Emocionais, Operacionais ou de Governança. Fica como sua responsabilidade registrar essas tensões e acompanhar os seus desdobramentos no Círculo;

• Se possível e consentido pelas pessoas participantes da reunião, registre-a no Aplicativo de Reuniões do seu círculo, com a tensão, os aprendizados e encaminhamentos, se houverem;

• Caso tenha algum aprendizado, sugestão ou complemento para o Padrão, envie um e-mail para dho@grupoanga.com para que possamos desenvolver continuamente esse artefato;