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6.7 Reunião Geral

Equipes alinhadas com a estratégia maior a que servem podem contribuir mais e melhor para os resultados da organização.


Reuniões Gerais podem ser poderosos drivers de cultura, estratégia e performance. Elas servem, principalmente, para fortalecer a cultura, celebrar pessoas e resultados alcançados, alinhar as pessoas em relação ao propósito, estratégias e prioridades e promover um fórum para aprender sobre a organização.


Os detalhes


Uma boa Reunião Geral permite que as pessoas sintam-se pertencidas (por conta da cultura), revigoradas (por conta da celebração), empoderadas (por conta do alinhamento) e educadas (por conta das perguntas e respostas).


A reunião geral acontece com frequência variável. Com a velocidade das mudanças no Grupo Anga é alta, sugere-se que seja, no máximo, mensal. Porém, por questões logísticas nem sempre é possível fazer uma reunião presencial, portanto, em meses que não é realizada uma reunião geral presencial, sugere-se que seja feita de forma remota.


Caso seja feita de forma remota, abaixo encontra-se uma estrutura sugerida, que atende aos objetivos destacados acima e, com a repetição, promove um necessário realinhamento contínuo entre os diversos círculos do Grupo Anga. Nesse caso é também fortemente sugerida a gravação da reunião, por conta do caráter educativo e informacional dela.


Caso seja feita presencialmente, possivelmente dura, pelo menos, um dia inteiro, para aproveitar os custos de logística que já serão efetuados. Nesse caso, sugere-se estruturar o encontro com a estrutura proposta abaixo em uma parte, e preencher o resto com outras atividades, como por exemplo,realizar uma reunião de governança do Grupo, fazer um teambuilding da equipe ou trazer convidados.


A Reunião Geral é de responsabilidade dos papéis sistêmicos do Círculo Geral, que podem convidar outras pessoas para apoiar na organização. As pautas não necessariamente precisam ser apresentadas pelos ocupantes desses papéis, que podem convidar outras pessoas para apresentar.


Estrutura da Reunião


Uma Reunião Geral mais breve tem uma estrutura sugerida de três partes. Os itens abaixo e suas proporções de tempo são sugestões, que podem ou não ser seguidas, mas sugere-se que itens das três partes estejam presentes.

Parte 1: Celebrar pessoas e resultados (15% do tempo)

Se as pessoas são nosso maior ativo, é importante começar uma reunião geral falando delas. E todo resultado e celebração, invariavelmente, envolve pessoas. Aqui estão algumas sugestões de como celebrar pessoas e resultados:
  1. Novas contratações: mostre uma foto de cada nova contratação e fale das pessoas, que papéis ocupam, quem são, etc. Caso tenha tempo, convide as pessoas para se apresentarem, falarem de si, suas aspirações, sua história, ou algo que seja pertinente para a cultura.
  2. Aniversários na empresa: assim como celebrar a entrada de pessoas no Grupo, é legal celebrar a dedicação das pessoas na empresa, celebrando caso estejam completando “aniversário” na organização.
  3. Elogios: a Reunião Geral é um ótimo fórum para fazer as pessoas darem elogios ao vivo em tempo real (equipes pequenas) ou para reconhecer pessoas que receberam elogios de outras pessoas por meio de algum fórum ou ferramenta.
  4. Valores: além de elogios, outro ponto importante é reconhecer pessoas que exemplificam cada um dos seus valores e princípios fundamentais, com exemplos de como eles demonstraram isso.
  5. Realizações: Quais são as principais realizações de empresa / equipe com as quais você está mais animado? Você pode contar tudo o que o círculo realizou na última semana, quinzena, mês ou trimestre e comemorar as equipes que fizeram isso acontecer. Faça as equipes se levantarem para aplaudir caso seja presencial; trazê-los até a frente para fazer um arco; ou até mesmo dar a eles um prêmio coletivo caso faça sentido.

Parte 2: Conduzir o alinhamento em torno do propósito, da estratégia e das prioridades (60%)

Agora os participantes estão animados com as celebrações, chegamos ao ponto central da Reunião Geral. Essa parte toma, em média, dois terços do tempo dessa estrutura de três partes.

  1. Propósito: é muito importante lembrar as pessoas do “Porquê” por detrás do círculo de forma contínua. Mas ao invés de repetir a frase em toda reunião, é sempre bom trazer exemplos, histórias e acontecimentos sobre porque aquilo é (e continua sendo) importante.
  2. Estratégia: assim como o " Porquê", é essencial lembrar constantemente a equipe sobre a estratégia. Mas precisa ser nítido e memorável. Use a regra de três - não mais do que três itens que precisam ser lembrados. A seção Estratégia também é onde você deve apresentar as Métricas mais importantes do círculo, que mostram como você está se saindo em relação ao propósito e à visão de sucesso. É fundamental, ao apresentar as métricas, enquadrá-las no contexto da estratégia. Por quê aquele número é importante? O que ele significa? Por que eu deveria me preocupar com ele?
  3. Iniciativas: quais são as duas ou três principais iniciativas que você deseja destacar nesta Reunião Geral? Você precisa de iniciativas que sejam relevantes para a estratégia, que sejam pertinentes (ou seja, que tenham a atenção de muitas pessoas) e que sejam importantes (ou seja, impactantes). Selecionar iniciativas para a Reunião Geral é uma grande responsabilidade: as iniciativas destacas mostram o que vé prioridade. Mantenha o número de iniciativas apresentadas para dois, indo apenas para três, se absolutamente essencial. Isso permite que você vá em profundidade (dez a quinze minutos) por iniciativa.

Parte 3: Fornecer um fórum para fazer e responder perguntas (25%)

Como nem todos conseguem acompanhar todas as informações disponíveis no Grupo, é importante sempre deixar um tempo para esclarecer questões que são relevantes para as pessoas no momento. Tome cuidado para não apressar esta etapa. Duas possibilidades que podem ser realizadas durante essa etapa:

  1. Responder a perguntas pré-definidas: caso existam questões que já têm a atenção das pessoas, pode-se levar as perguntas pré-definidas e respondê-las na hora. Outra alternativa é criar fórums no qual as pessoas podem levantar perguntas a serem respondidas, e as demais podem votar nas mais relevantes. O importante é responder as questões que mais importantes para as pessoas naquele momento.
  2. Perguntas e respostas improvisadas: Esta é literalmente a hora do microfone aberto, em que qualquer pessoa que tenha uma pergunta provocada pela discussão anterior pode fazer uma pergunta. É muito importante ter tempo perguntas espontâneas. Se necessário, redirecione a pergunta para a pessoa certa para respondê-la. Algumas dessas perguntas podem ser bastante complexas e desafiadoras para responder em tempo real, portanto, uma resposta que seja da forma "não sei, deixe-me ver e voltar a você até <data>" é perfeitamente aceitável, contanto que você mantenha a pessoa (ou a si mesmo) responsável por realmente acompanhar essa data.

Fechamento

Ao final da reunião, você pode realizar algum fechamento que seja relevante para a cultura da empresa. Independente do que for fazer, uma dica é: feche de forma a promover um alto nível de energia no time!