Equipes alinhadas com a estratégia maior a que servem podem contribuir mais e melhor para os resultados da organização.
Reuniões Gerais podem ser poderosos drivers de cultura, estratégia e performance. Elas servem, principalmente, para fortalecer a cultura, celebrar pessoas e resultados alcançados, alinhar as pessoas em relação ao propósito, estratégias e prioridades e promover um fórum para aprender sobre a organização.
Os detalhes
Uma boa Reunião Geral permite que as pessoas sintam-se pertencidas (por conta da cultura), revigoradas (por conta da celebração), empoderadas (por conta do alinhamento) e educadas (por conta das perguntas e respostas).
A reunião geral acontece com frequência variável. Com a velocidade das mudanças no Grupo Anga é alta, sugere-se que seja, no máximo, mensal. Porém, por questões logísticas nem sempre é possível fazer uma reunião presencial, portanto, em meses que não é realizada uma reunião geral presencial, sugere-se que seja feita de forma remota.
Caso seja feita de forma remota, abaixo encontra-se uma estrutura sugerida, que atende aos objetivos destacados acima e, com a repetição, promove um necessário realinhamento contínuo entre os diversos círculos do Grupo Anga. Nesse caso é também fortemente sugerida a gravação da reunião, por conta do caráter educativo e informacional dela.
Caso seja feita presencialmente, possivelmente dura, pelo menos, um dia inteiro, para aproveitar os custos de logística que já serão efetuados. Nesse caso, sugere-se estruturar o encontro com a estrutura proposta abaixo em uma parte, e preencher o resto com outras atividades, como por exemplo,realizar uma reunião de governança do Grupo, fazer um teambuilding da equipe ou trazer convidados.
A Reunião Geral é de responsabilidade dos papéis sistêmicos do Círculo Geral, que podem convidar outras pessoas para apoiar na organização. As pautas não necessariamente precisam ser apresentadas pelos ocupantes desses papéis, que podem convidar outras pessoas para apresentar.
Estrutura da Reunião
Uma Reunião Geral mais breve tem uma estrutura sugerida de três partes. Os itens abaixo e suas proporções de tempo são sugestões, que podem ou não ser seguidas, mas sugere-se que itens das três partes estejam presentes.
Parte 1: Celebrar pessoas e resultados (15% do tempo)
Se as pessoas são nosso maior ativo, é importante começar uma reunião geral falando delas. E todo resultado e celebração, invariavelmente, envolve pessoas. Aqui estão algumas sugestões de como celebrar pessoas e resultados: - Novas contratações:
mostre uma foto de cada nova contratação e fale das pessoas, que papéis ocupam,
quem são, etc. Caso tenha tempo, convide as pessoas para se apresentarem,
falarem de si, suas aspirações, sua história, ou algo que seja pertinente para
a cultura.
- Aniversários na
empresa: assim como celebrar a entrada de pessoas no Grupo, é legal
celebrar a dedicação das pessoas na empresa, celebrando caso estejam
completando “aniversário” na organização.
- Elogios: a
Reunião Geral é um ótimo fórum para fazer as pessoas darem elogios ao vivo em
tempo real (equipes pequenas) ou para reconhecer pessoas que receberam elogios
de outras pessoas por meio de algum fórum ou ferramenta.
- Valores: além de
elogios, outro ponto importante é reconhecer pessoas que exemplificam cada um
dos seus valores e princípios fundamentais, com exemplos de como eles
demonstraram isso.
- Realizações:
Quais são as principais realizações de empresa / equipe com as quais você está
mais animado? Você pode contar tudo o que o círculo realizou na última semana,
quinzena, mês ou trimestre e comemorar as equipes que fizeram isso acontecer.
Faça as equipes se levantarem para aplaudir caso seja presencial; trazê-los até
a frente para fazer um arco; ou até mesmo dar a eles um prêmio coletivo caso
faça sentido.
Parte 2: Conduzir o
alinhamento em torno do propósito, da estratégia e das prioridades (60%)
Agora os participantes estão animados com as celebrações,
chegamos ao ponto central da Reunião Geral. Essa parte toma, em média, dois
terços do tempo dessa estrutura de três partes. - Propósito: é
muito importante lembrar as pessoas do “Porquê” por detrás do círculo de forma
contínua. Mas ao invés de repetir a frase em toda reunião, é sempre bom trazer
exemplos, histórias e acontecimentos sobre porque aquilo é (e continua sendo)
importante.
- Estratégia: assim
como o " Porquê", é essencial lembrar constantemente a equipe sobre a
estratégia. Mas precisa ser nítido e memorável. Use a regra de três - não mais
do que três itens que precisam ser lembrados. A seção Estratégia também é onde
você deve apresentar as Métricas mais importantes do círculo, que mostram como
você está se saindo em relação ao propósito e à visão de sucesso. É
fundamental, ao apresentar as métricas, enquadrá-las no contexto da estratégia.
Por quê aquele número é importante? O que ele significa? Por que eu deveria me
preocupar com ele?
- Iniciativas: quais
são as duas ou três principais iniciativas que você deseja destacar nesta
Reunião Geral? Você precisa de iniciativas que sejam relevantes para a estratégia, que sejam pertinentes (ou seja, que tenham a atenção de muitas pessoas) e que
sejam importantes (ou seja,
impactantes). Selecionar iniciativas para a Reunião Geral é uma grande
responsabilidade: as iniciativas destacas mostram o que vé prioridade. Mantenha
o número de iniciativas apresentadas para dois, indo apenas para três, se
absolutamente essencial. Isso permite que você vá em profundidade (dez a quinze
minutos) por iniciativa.
Parte 3: Fornecer um
fórum para fazer e responder perguntas
(25%)
Como nem todos conseguem acompanhar todas as informações
disponíveis no Grupo, é importante sempre deixar um tempo para esclarecer
questões que são relevantes para as pessoas no momento. Tome cuidado para não
apressar esta etapa. Duas possibilidades que podem ser realizadas durante essa
etapa: - Responder a perguntas
pré-definidas: caso existam questões que já têm a atenção das pessoas,
pode-se levar as perguntas pré-definidas e respondê-las na hora. Outra
alternativa é criar fórums no qual as pessoas podem levantar perguntas a serem
respondidas, e as demais podem votar nas mais relevantes. O importante é
responder as questões que mais importantes para as pessoas naquele momento.
- Perguntas e respostas
improvisadas: Esta é literalmente a hora do microfone aberto, em que
qualquer pessoa que tenha uma pergunta provocada pela discussão anterior pode
fazer uma pergunta. É muito importante ter tempo perguntas espontâneas. Se
necessário, redirecione a pergunta para a pessoa certa para respondê-la.
Algumas dessas perguntas podem ser bastante complexas e desafiadoras para
responder em tempo real, portanto, uma resposta que seja da forma "não
sei, deixe-me ver e voltar a você até <data>" é perfeitamente
aceitável, contanto que você mantenha a pessoa (ou a si mesmo) responsável por
realmente acompanhar essa data.
Fechamento
Ao final da reunião, você pode realizar algum fechamento que
seja relevante para a cultura da empresa. Independente do que for fazer, uma
dica é: feche de forma a promover um alto nível de energia no time!
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