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6.6 Reunião Individual

As pessoas podem executar melhor suas responsabilidades se conversarem com frequência sobre seus desafios e aspirações na organização.


A Reunião Individual (one-on-one) existe para criar um espaço de conversa que permita revelar possíveis tensões, aumentar o alinhamento e construir relações de confiança. Ela não existe como um espaço de atualização de status. A Reunião Individual é, no geral, realizada pelo Coordenador de um círculo com os ocupantes dos demais papéis, mas pode ser utilizado em outros contextos caso seja do interesse dos participantes.


Os detalhes

É recomendável que o Coordenador de um círculo realize one-on-ones com os demais membros da equipe com uma frequência definida caso a caso, acordado com a pessoa em questão. Três fatores importantes a considerar são:

  • Quão nova é essa pessoa na empresa?
  • Quão nova é essa pessoa nesse papel?
  • Quão nova é essa pessoa em relação às tarefas que precisa realizar?

Quanto mais nova uma pessoa é nesses três fatores, mais frequente sugere-se que seja a reunião individual.

Caso o um círculo possua subcírculos, sugere-se que o coordenador do círculo faça o one-on-one com o coordenador do subcírculo, e esse com os ocupantes dos papéis do subcírculo. Esta reunião tem frequência sugerida de 30 minutos a uma hora.



Preparação para a reunião


Existem algumas ações possíveis para preparar-se para uma Reunião Individual, cada uma levando poucos minutos mas aumentando muito sua efetividade.
  1. Atualizar-se. A reunião não tem como objetivo atualizar as partes, e sim revelar possíveis tensões, gerar alinhamento e cultivar relações. É importante tirar um tempo para atualizar-se em relação ao que a pessoa já está realizando (como projetos, papéis e atividades), assim como revisar as notas da última reunião.
  2. Convidar a outra pessoa a criar a agenda. A responsabilidade da agenda da reunião é da pessoa que a convoca, porém é importante coletar as expectativas da outra parte para garantir que sejam discutidos todos os pontos relevantes.
  3. Definir com clareza: o que quero saber? É importante saber que informações se busca com o one-on-one. Caso você não tenha um objetivo específico, as seguintes quatro áreas podem ser um bom ponto de partida:
    • Tensões e preocupações. Quais problemas potenciais podem estar surgindo e que você não conhece, mas deveria?
    • Feedback sobre o desempenho no trabalho. O que a outra pessoa precisa fazer de maneira diferente? Como você pode melhorar seu próprio trabalho?
    • Direcionamento. Como você pode ajudar a apoiar o progresso dessa pessoa em direção aos seus objetivos? Vocês estão na mesma página em relação à expectativa de progresso?
    • Conexão pessoal. O que fora do trabalho em sua vida está acontecendo que você quer saber mais sobre?

Postura para a reunião


Para que a pessoa que está respondendo possa se sentir mais à vontade para falar de forma honesta, algumas posturas são interessantes de serem adotadas:
  • Ser vulnerável. Ao pedir abertura da outra pessoa em relação ao seus desafios e o que ela observa, abrir seus próprios desafios e tensões pode criar um espaço de compartilhamento e confiança. 
  • Explicar porque as respostas são importantes. É importante que fique claro que a Reunião Individual não é um item para "dar check", mas um espaço de escuta ativa e cuidado, então a pessoa que responde deve saber porque suas respostas importam para quem pergunta.
  • Não agir na defensiva. Ao ouvir algo que não gosta ou concorda, é importante combater o impulso de defesa, pois este pode sinalizar que a honestidade na fala não é tão valorizada quanto se espera.
  • Falar menos. O objetivo da Reunião Individual é ouvir, não rebater ou dar desculpas. É importante ouvir ativamente, buscando entender as necessidades por trás das tensões. Caso uma pergunta precise de resposta, é melhor que seja sucinta e objetiva, abrindo espaço para mais escuta.
  • Tomar notas. Para que a Reunião Individual com a pessoa evolua, é importante tomar notas, para poder acompanhar o desenvolvimento das conversas ao longo do tempo, e melhorar a preparação para as próximas.

Perguntas recomendadas por tema


Algumas perguntas que podem ajudar a explorar os temas apresentados no tópico "Preparação para a reunião" são:

Perguntas que trazem à superfície tensões e preocupações...
  • "Quando você se sentiu mais motivado com o trabalho que estava fazendo?"
  • "Quando você se sentiu entediado no último trimestre?"
  • "O que mais te tira energia no trabalho hoje?"
  • “É algo que te impede de fazer o melhor trabalho que você pode fazer agora?"
  • "Há alguma coisa que você gostaria de mudar na empresa empresa?"
Perguntas que provocam feedback sobre o desempenho do trabalho...
  • “Você gostaria de mais ou menos feedback sobre o seu trabalho? Por que, por que não?"
  • “Você gostaria de mais ou menos direção minha? Por que, por que não?"
  • "Qual aspecto do seu trabalho você gostaria de mais ajuda ou treinamento?"
  • “Qual é uma situação recente que você gostaria de lidar de forma diferente? O que você mudaria?"
Perguntas que ajudam a dar direcionamento...
  • "O que você está querendo aprender mais e se tornar melhor?"
  • "O que podemos fazer hoje para ajudá-lo com seus objetivos de longo prazo?"
  • "Existe uma área fora da sua responsabilidade atual, onde você acha que poderia estar contribuindo?"
  • “Se você pudesse projetar seu papel ideal em uma empresa, como seria?”
Perguntas que promovem um senso de conexão pessoal...
  • "Como vai a vida?"
  • "O que você tem lido ultimamente?"
  • "Você esteve em algum lugar recentemente pela primeira vez?"
  • "O que tem te deixado animado ultimamente?"

Perguntas recomendadas para iniciar


Para iniciar o processo de realização de one-on-ones, as seguintes perguntas podem ser úteis para estabelecer boas conversas:

"Como está a vida?" Apesar de parecer simples, essa pergunta permite uma conexão diferente, ao trazer assuntos da vida pessoal fora do trabalho, ajudando a construir confiança.

"Com o que você está preocupado no momento?" Essa pergunta pode ajudar a descobrir as tensões mais profundas que uma pessoa pode estar enfrentando. Uma pequena variação para essa questão que pode revelar respostas ainda mais específicas é: "Quando foi a última vez que você se preocupou com alguma coisa?"

"Se você pudesse se orgulhar de uma conquista entre agora e o próximo ano, qual seria?" Essa pergunta é uma ótima maneira de estimular a conversa inicial com uma pessoa sobre objetivos futuros. Além disso, é uma questão mais interessante do que simplesmente perguntar: "Quais objetivos você tem para si mesmo?"

"Quais são os seus maiores desperdiçadores de tempo?" Ninguém gosta de perder tempo. Poucos sentimentos são tão sufocantes e desmoralizantes, especialmente em um ambiente de trabalho. Como resultado, fazer essa pergunta durante um one-on-one é imperativo. Depois de fazer essa pergunta, esteja preparado para pensar e seguir com ideias concretas sobre como você acha que o tempo dessa pessoa não será desperdiçado.

"Você gostaria de mais ou menos direção de mim?" Apesar da autonomia esperada pela autogestão, muitas vezes as pessoas podem precisar de ajuda, e não sentirem-se confortáveis em solicitá-la em outro momento. Esse momento pode permitir identificar as pessoas que mais precisam de suporte ou direcionamento no time, e agir de acordo.

"Você gostaria de mais ou menos feedback sobre o seu trabalho? Se sim, qual feedback adicional você gostaria?" Assim como a pergunta anterior, essa pergunta permite estabelecer expectativas em relação ao suporte providenciado pelo coordenador, de forma a adequá-lo a cada pessoa.

"Há alguma decisão em que você está pendente?" Uma das melhores maneiras de ajudar uma pessoa no trabalho é dar a ela algum apoio na decisão com a qual ele está lutando. Ela podem ficar muito perturbada porque não têm certeza do caminho a seguir - e você pode ajudar. Fazer esta pergunta durante o one-on-one é uma maneira maravilhosa de aliviar a dor potencial que ela podem estar sentindo em torno de uma decisão difícil.

Perguntas não recomendadas


Como as perguntas são a essência de um bom one-on-one, existem algumas que podem prejudicar a experiência, por não aproveitarem o momento da melhor forma possível:

"Como vai tudo?" Apesar de parecer uma boa pergunta quebra-gelo, é uma pergunta que não revela nenhuma informação relevante, apenas preenche o tempo disponível. Ser mais específico, ou falar da vida pessoal pode gerar informações mais relevantes do que essa pergunta.

"O que há de mais recente em __?" O momento para se ter atualizações é na Reunião Operacional, ou mesmo acessando qualquer uma das plataformas de transparência disponíveis. Apesar de ser uma pergunta tentadora, não cumpre os objetivos da Reunião Individual. A pessoa que convoca a reunião deve coletar antes com estas informações, não durante.

"Como posso ajudá-lo?" A intenção por trás dessa pergunta é fantástica. Você quer ajudar, você quer sair do caminho, você quer descobrir como o que você pode fazer melhor. No entanto, esta questão é a pior maneira absoluta de sinalizar isso. Por quê? É preguiçoso - faz com que a pessoa que recebe a pergunta faça todo o trabalho de ter que responder. Também é uma pergunta muito difícil de responder, especialmente no momento: você está pedindo para a pessoa criticar você em todos os espectros e sugerir algo que possa ser feito para você. É melhor ser específico, pensando em algo que você pode ajudar e perguntando se a pessoa gostaria de ajuda.

"Como podemos melhorar?" Essa pergunta também recai no problema das perguntas genéricas. Como podemos melhorar pode levar para vários lugares, mas não necessariamente algum que possa ser transformado em ações reais. É mais recomendado realizar essa pergunta de forma específica, como por exemplo: "como podemos melhorar no projeto X?"

Construção de agenda


Como você pode construir uma boa agenda de one-on-one? Aqui vão algumas sugestões:
  • Reserve os primeiros 5 a 10 minutos da reunião para conversar sobre algo fora do trabalho. Isso ajuda a construir conexão e facilitar a conversa.
  • Escolha de 1 a 3 áreas de foco / tópicos a serem abordados. Aqui estão algumas áreas de foco recomendadas:
  1. Tensões e preocupações: Quais são os problemas que valem a pena conhecer?
  2. Feedback sobre o desempenho no trabalho: como podemos trabalhar melhor juntos?
  3. Direcionamento: como apoiamos as metas de carreira de cada um?
  • Gaste de 10 a 15 minutos fazendo brainstorming de três a sete perguntas para cada área de foco escolhida.
  • Compartilhe um rascunho da agenda com a pessoa. Convide-a para fazer adições ou edições para o que ela gostaria de falar. Isso não apenas garante que você esteja falando sobre as coisas certas, mas também ajuda a criar o engajamento da outra pessoa na conversa.
  • Opcional, mas recomendado: escreva o tempo que você gostaria de gastar falando sobre cada seção. Isso ajuda a definir expectativas sobre quanto tempo você gostaria de falar sobre cada tópico e o quanto você deseja participar.
  • Encerre levando alguns minutos para destacar tópicos e discutir os próximos passos. Algumas perguntas chave para esse momento:
    • Em que vocês devem agir até a próxima vez que se encontrarem? 
    • Que tensões podem ser registradas no backlog?
    • Como podemos acompanhar o que foi acordado por meio de tarefas ou projetos?
Aqui estão quatro rascunhos possíveis para orientar a construção da pauta:

Para atualizações gerais:

Check-in (5 min.)
Como vai a vida?
Tensões/Preocupações (20 min.)
Obtendo conselhos sobre como lidar com ___.
Feedback (20 min.)
Observações sobre preferências de estilo de trabalho.
Direcionamento (10 min.)
O que gostaríamos de aprender em nossos papéis atuais.
Check-out/Próximos Passos (5 min.)


Para obter feedback sobre o desempenho do trabalho:

Check-in (5 min.)
O que tem te animado ultimamente?
Como coordenador, gostaria de discutir ... (20 min)
Como está a carga de trabalho?
E quanto ao meu trabalho no papel, posso melhorar?
Como membro do time, adoraria discutir ... (20 min)
Observações sobre preferências de estilo de trabalho.
Comentários que tenho ouvido da equipe.
Check-out/Próximos Passos (5 min.)
Para descobrir possíveis tensões/preocupações:

Check-in (5 min.)
Alguma coisa te preocupou ou piorou ultimamente?
Como coordenador, gostaria de discutir ... (20 min)
Quais são os seus maiores desperdiçadores de tempo?
Há alguma decisão em que você está pendente?
Como membro do time, adoraria discutir ... (20 min)
Observações sobre a equipe e/ou cultura da empresa.
Adoro receber conselhos sobre como lidar com __.
Check-out/Próximos Passos (5 min.)
O que gostaríamos de aprender em nossos papéis atuais.

Para promover direcionamento:

Check-in (5 min.)
Algum passatempo divertido que você descobriu recentemente?
Como coordenador, gostaria de discutir ... (20 min)
O que você gostaria de aprender mais?
Existe uma área fora do seu papel atual onde você acha que poderia estar contribuindo?
Como membro do time, adoraria discutir ... (20 min)
O que eu achei mais desafiador e gratificante sobre o meu papel.
O que posso fazer para ajudar a contribuir para o seu sucesso como coordenador?
Check-out/Próximos Passos (5 min.)