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6.1 Reunião Operacional

As equipes precisam coordenar trabalho, identificar obstáculos e oportunidades e adaptar os processos de acordo com o contexto em mudança. 


A reunião operacional é uma reunião curta, semanal, onde uma equipe coordena o trabalho diário e identifica obstáculos e oportunidades para melhorar o seu processo de trabalho.


Os detalhes

Reuniões Operacionais estão focadas no trabalho operacional do Círculo. Sua finalidade é fazer uma triagem de questões que surgiram durante a semana e remover obstáculos para que o trabalho possa avançar. Cada círculo conduz reuniões operacionais; eles ocorrem aproximadamente semanalmente e são agendados pelo secretário do círculo. As saídas formais das Reuniões Operacionais são Projetos e Tarefas, mas elas podem ser usadas para atender a qualquer necessidade operacional: compartilhar informações, dar atualizações, solicitar projetos e ações de outros papel, etc. Enquanto as Reuniões de Governança se concentram na estrutura do círculo, as Reuniões Operacionais se concentram no uso da estrutura atual de funções para realizar o trabalho de maneira eficaz e eficiente. Ao contrário das reuniões de governança, tudo o que pode ser feito em uma reunião operacional também pode ser feito fora dela. De muitas maneiras, as Reuniões Operacional são apenas um fórum conveniente onde todos os membros do círculo estão juntos para sincronizar o trabalho da semana.


Todas pessoas que ocupam papéis em um círculo participam da reunião operacional dele, a menos que seja acordado de modo diferente. Os representantes podem ou não participar das reuniões operacionais.


Roteiro da Reunião


O roteiro de Reunião Operacional apresentado abaixo é uma sugestão, e pode ser adaptado pelo Facilitador de acordo com as necessidades do círculo, com a adição de novas partes. Porém, é importante destacar que os cinco elementos apresentados são fundamentais para que o ciclo de operações aconteça da forma mais eficaz e eficiente possível:


Como a construção de uma boa pauta é um trabalho extenso, sugere-se que o Facilitador do círculo mantenha uma pauta pré-montada em um lugar que preferir, com listas e links já estabelecidos.


Cada uma das etapas é descrita abaixo.




Check-in

Objetivo: trazer a atenção para o momento presente.


O Facilitador deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-in". Este pode ser um sentimento, uma reflexão ou algo lúdico. Um por um os participantes da reunião fazem seu check-in, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-in, o check-in termina. 




Revisão da checklist

Objetivo: trazer transparência para as ações recorrentes.


O Facilitador lê a Checklist Operacional do círculo com as ações recorrentes. Os papéis relevantes respondem por "feito" ou "não feito" para cada item no período especificado (por exemplo, a semana anterior). Esse não é um momento de discussão ou justificativa, apenas de transparência, e qualquer questão a ser levantada sobre a tarefa pode ser feito na etapa "Processar tensões".


Para facilitar essa etapa, é útil manter a checklist já listada na pauta-ata e criar uma checkbox para cada item, marcando o que foi feito e o que não foi feito.




Revisão de indicadores

Objetivo: formar uma imagem da realidade atual do círculo.


O Facilitador apresenta a lista de indicadores que serão revisados pelo círculo. Cada papel apresenta os indicadores sob sua responsabilidade, destacando os dados mais recentes. É responsabilidade do Coordenador para determinar quais métricas estão sendo relatadas. Grande parte dos indicadores do círculo podem ser encontrados no Dashboard do mesmo.


Para facilitar a consulta, é importante que, se possível, na lista de indicadores cada um esteja hiperlinkado ao indicador em si, no app Dashboard do círculo.




Atualização de projetos

Objetivo: atualizar e remover obstáculos em relação aos projetos do círculo.


O Facilitador lê cada projeto e pergunta: "Alguma atualização?" O responsável pelo projeto responde "sem atualizações" ou compartilha o que mudou desde a última reunião. Perguntas esclarecedoras são permitidas, mas nenhuma discussão. Se alguém precisar discutir mais sobre o projeto, ele será convidado a aguardar a etapa "Processar tensões" para adicionar um item à agenda.


Para facilitar a consulta, é importante que na pauta cada item da lista de projetos esteja hiperlinkado ao projeto em si, no app de projetos do círculo. Essa etapa também pode ser realizada com projetos externos, se necessário, com algumas adaptações.




Construção de pauta

Objetivo: definir tensões que serão processadas na reunião.


Este passo começa com a construção de uma agenda de tensões para processar. O Facilitador pode adotar uma de três opções possíveis de construção de pauta:

  • construir uma pauta com tensões já levantadas no Backlog de Tensões;
  • levantar tensões a serem processadas na hora, convidando os participantes a levantar tensões presentes. Nesse momento não é necessário muito rigor na descrição das tensões, mas é importante que tenha uma estrutura que permita o entendimento compartilhado (observação + necessidade).
  • uma combinação das duas coisas. O facilitador levanta tensões previamente, mas, percebendo que o tempo disponível é superior ao necessário para processá-las, abre espaço para levantar tensões.
Todos devem se alinhar em relação à lista de tensões a serem processadas e no tempo disponível para fazê-lo. 




Processar tensões

Objetivo: processar tensões operacionais e remover obstáculos à execução.


Esta é a parte principal da reunião, em que os participantes processam suas tensões operacionais. Uma vez que a agenda esteja completa, o Facilitador começa a percorrer a lista. O objetivo é processar todos os itens da agenda no tempo alocado, portanto, o tempo por item da agenda é limitado. Por exemplo, se tivermos 10 itens na pauta e faltam 30 minutos para a reunião, teremos aproximadamente 3 min por item (ou um pouco menos, para contabilizar a rodada de check-out. O objetivo do processamento de tensões não é analisar os problemas em profundidade, mas sim rastreá-los rapidamente e esclarecer qual é o próximo passo a seguir. Para cada item:

  1. O Facilitador pergunta: "Do que você precisa?"
  2. O proponente da tensão discute com as pessoas conforme necessário.
  3. O Guardião captura todos os Projetos e Tarefas solicitados e aceitos por qualquer membro do círculo.
  4. O Facilitador pergunta: “Você conseguiu o que precisa?” Se sim, passamos para o próximo item da agenda.
Caso o proponente não saiba do que precisa para processar a tensão, o Facilitador pode ajudá-lo oferecendo os seguintes caminhos:
  • Solicite uma tarefa. Uma “tarefa” é uma atividade clara, visível e única, a ser realizada por alguém. A necessidade seria atendida se alguém fizesse alguma coisa.
  • Solicite um projeto. Um "projeto" é um resultado com término definido que requer que várias ações sejam concluídas. A necessidade seria resolvida se alguém concordasse em executar esse projeto.
  • Solicite ou compartilhe informações. Não há necessidade imediata de ação; o proponente da tensão simplesmente precisa solicitar ou compartilhar informações com o círculo.
  • Solicite ajuda. O proponente da tensão não sabe ao certo qual é o problema ou o que solicitar. Nesse caso, ele pode simplesmente solicitar ajuda do círculo para esclarecer seu problema. A "tensão" precisa ser identificada antes que possa ser efetivamente processada.
  • Tente definir uma nova expectativa. As expectativas só podem ser definidas nas Reuniões de Governança. A necessidade seria atendida se uma a tensão fosse processada em uma Reunião de Governança.


Check-out

Objetivo: coletar sentimentos e/ou aprendizados sobre a reunião.


O Facilitador deve convidar cada membro do grupo para compartilhar algo que será seu "check-out". Este pode ser um sentimento em relação à reunião, uma reflexão ou algo lúdico. Um por um os participantes da reunião fazem seu check-out, em ordem ou aleatoriamente. Uma vez que cada pessoa fez seu check-out, a reunião termina. 




Pontos de atenção ao processar tensões operacionais

  • Uma tensão de cada vez: todos podem participar da discussão desde que ajudem o proponente da tensão a avançar. Assim que o proponente da pauta tiver o que precisa ou estiver pronto para interromper a discussão, o Facilitador passa para o próximo item da pauta. O Facilitador deve estar prestando atenção para que a discussão permaneça focada em abordar a tensão do proponente e deve recuperar o foco do grupo conforme necessário. Se alguém quiser discutir o mesmo assunto ou um tópico relacionado a fim de processar sua própria tensão, o Facilitador deve interrompê-lo e voltar a focar na tensão do proponente. O Facilitador também pode oferecer-lhes para adicionar um item de agenda próprio, portanto, quando o fizermos, a discussão será focada em sua tensão.

  • Se as pessoas estão buscando consenso: o Facilitador pode ajudar perguntando qual papel tem a autoridade para tomar uma decisão; e, se não estiver claro, é uma oportunidade para esclarecer isso na Governança. Se estiver claro qual o papel que tem a autoridade, a pessoa nesse papel deve assumir sua autoridade e não buscar consenso. Observe que não há problema em solicitar informações ou conselhos do grupo quando não tivermos certeza, desde que esteja claro que a decisão é tomada pela pessoa que está nessa função.

  • Alguém está tentando estabelecer novas expectativas: quando alguém gostaria de esperar algo que ainda não esteja definido na Governança, o Facilitador pode oferecer a eles uma ação para trazê-lo para a próxima Reunião de Governança. Se não estiver na governança, não pode ser esperado.