Quando em colaboração, as pessoas precisam se responsabilizar por e responder a assuntos considerados necessários para que elas alcancem seus objetivos. Um papel é um conjunto definido de domínios e responsabilidades que são assumidos intencionalmente por uma ou mais pessoas. No decorrer das atividades diárias, as equipes identificam questões importantes de se tratar para atender a necessidades específicas. Uma maneira de cuidar dessas questões é esclarecer as responsabilidades principais e escolher pessoas específicas para dar conta delas. Os detalhes Se uma tensão requer que uma ou mais pessoas assumam responsabilidades específicas para sua resolução, podem-se criar papéis dentro dos círculos, que têm autonomia em um subdomínio dentro do domínio do círculo. Na prática, o papel exerce a função de um “círculo de uma pessoa só”. Descrição de papelNome Nome autoexplicativo que ilustre as responsabilidades e expectativas do papel. Tensão Observação e necessidade que deram origem ao papel. Visão de sucesso A visão de sucesso é a descrição clara das condições que, caso alcançadas, indicam que o(s) responsável(eis) pelo papel está realizando um bom trabalho. São geralmente escritas como "Quando + verbo ou condição". Exemplos de itens da visão de sucesso do papel:
Responsabilidades Uma Responsabilidade é uma atividade contínua esperada de um papel. Eles geralmente são escritos no infinitivo para transmitir atividades em andamento (versus projetos pontuais). Exemplos de responsabilidades:
Domínio Um Domínio é uma "propriedade" do Grupo (por exemplo: um ativo, função ou processo) dada a um papel para lhe dar controle exclusivo desse recurso. Exemplos de domínios:
Ex: Quando um papel de Comunicação/Marketing tem um domínio sobre "O site da empresa", nenhum outro papel ou círculo na organização pode alterar o site da empresa sem a permissão desse papel. Condições de sucesso As condições de sucesso são as características necessárias para se ter sucesso no papel, como competências, habilidades e comportamentos. As condições de sucesso devem ajudar na seleção de uma pessoa para ocupar o papel. Exemplos de condições de sucesso:
Indicadores Os indicadores servem para ajudar o responsável pelo papel a medir se suas contribuições estão apoiando no avançando da sua visão e estratégia do círculo em que está inserido. Algumas questões a se considerar:
Os papéis selecionam os indicadores a qual mais contribuem no Dashboard do círculo que estão inseridos. Caso os indicadores necessários ainda não existam, devem ser solicitados ao círculo de DHO após a criação do papel. Recursos Que recursos financeiros o papel tem à sua disposição para cumprir suas responsabilidades e alcançar a visão de sucesso. Na aprovação da criação de um papel, aprova-se também o budget relacionado ao papel, que passa a ser da responsabilidade do responsável. Na prática, toda revisão de budget, adicionando, revisando ou retirando itens relacionados a esse papel, é uma revisão do papel, então é também uma decisão de governança. Mandato Data de término do período em que o responsável ficará no papel. Após essa data, outra seleção de papel deve ser realizada para preenchê-lo (mesmo que seja pela mesma pessoa). Evolução da descrição do papelA descrição do papel é utilizada tanto como referência para selecionar uma pessoa para um papel quanto para situar o novo responsável pelo papel. Com o tempo, o papel evolui, junto com seu responsável ou até mesmo com outros responsáveis selecionados posteriormente:
Para melhorar um papel, é necessário levantar tensões em relação à atuação dele e propor mudanças na descrição, seja, das responsabilidades, domínio, visão de sucesso ou o que possa fazer o papel atender melhor as suas responsabilidades. Cargos x PapéisCargo
Boas práticas para descrever responsabilidadesGeralmente indica uma tentativa de controlar o trabalho de outra pessoa. Como explicado acima, uma responsabilidade NÃO transmite essa autoridade. Mais uma vez, devemos ser mais claros sobre a relação entre os papéis. Pergunte a si mesmo: que tipo de atividade você está imaginando quando "supervisiona" o trabalho de outro papel? Seu objetivo é oferecer suporte e coaching porque você tem mais experiência no assunto? Ou você quer que seu papel seja um gatekeeper, para que a saída do trabalho não possa ser liberada sem a sua aprovação? Ou algo mais? Veja como você pode melhorar a proposta, dependendo da necessidade/tensão atual por trás da proposta. Se você quiser oferecer suporte a outras funções, basta utilizar um desses verbos: "Dar suporte...", "Apoiar...", "Fazer coaching...". Se você quer que seu papel seja um gatekeeper de um outro papel, deixe isso claro. Vamos ver como abaixo.
Uma ressalva sobre "Gerenciar": mesmo às vezes esse verbo seja uma tentativa de descrever uma autoridade sobre o trabalho de um outro papel (por exemplo, "Gerenciar os Agentes de Atendimento ao Cliente"), em outras vezes é uma responsabilidade perfeitamente adequada quando está descrevendo a administração de alguma coisa (por exemplo, "Gerenciar relações com fornecedores de serviços terceirizados").
Responsabilidades começando com "Aprovar..."
Geralmente indica uma tentativa de criar um gatekeeper em algum processo ou recurso. Aqui, novamente, uma responsabilidade NÃO limita outros papéis de forma alguma, de modo que o resultado desejado não é alcançado com tal responsabilidade. Se você refletir sobre, perceberá que tecnicamente uma responsabilização por "aprovação" significa que este papel deverá "aprovar" coisas - não "avaliar e tomar uma decisão", apenas "aprovar"... E mesmo se o papel decidir por não "aprovar", não há restrições em outros papéis para se alinhar com essa decisão... então, qual é o objetivo? De fato, não é muito significativo.
Em vez disso, você geralmente deseja que um domínio ou acordo restrinja o impacto de outros papéis em determinado processo ou recurso. Por exemplo, podemos ter um papel de Escritor responsável por escrever posts em blogs, e um papel de Editor atuando como um gatekeeper para o conteúdo do blog. Esta autoridade é dada ao papel de Editor por causa do domínio que tem sobre o "conteúdo do blog" - o que significa que nenhum outro papel pode afetar o conteúdo do blog sem a sua permissão. (Adaptado de Holacracy One) |
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