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3.2.3 Guardiã(o)

O papel de Guardiã(o) é responsável por manter um registro atualizado das reuniões e das decisões de governança.


Um(a) Guardiã(o) da Governança de um círculo é um papel que geralmente é servido por um membro selecionado da equipe para ser especificamente responsável por manter um registro atualizado das suas reuniões e decisões de governança.


Descrição do papel


Tensão

Um de nossos princípios prevê que garantimos que toda informação relevante está atualizada e acessível para todos. Entretanto uma grande quantidade de decisões são tomadas no dia a dia de autogestão, o que pode gerar falhas de comunicação e desalinhamentos. Para  garantir que todos do time tenham consciência do que é acordado, que nossos consentimentos, combinados e sonhos sejam tangibilizados e sejam efetivos, precisamos que todas as informações estejam registradas e disseminadas para todos do time.

Visão de sucesso
  • Quando houver registro e compartilhamento dos detalhes de todas as decisões tomadas durante as reuniões de governança/operacionais na ata da reunião;
  • Quando houver registro dos acordos e garantia de que todos desdobramentos acordados sejam efetivados;
  • Quando houver estímulo para que os participantes do círculo proponham revisões e melhorias nos acordos do círculo de forma espontânea;
  • Quando as informações e o conhecimento do círculo do qual o papel faz parte estão acessíveis à todos (as) na WikiAnga
Responsabilidades 
  • Registrar e compartilhar os detalhes de todas as decisões tomadas durante as reuniões de governança/operacionais na ata da reunião;
  • Registrar acordos e garantir que os desdobramentos acordados sejam efetivados;
  • Estimular que os participantes do círculo proponham revisões e melhorias nos acordos do círculo de forma espontânea;
  • Provocar revisões de acordos com a validade excedida; 
  • Provocar seleção de papéis com prazo de mandato excedido; 
  • Provocar revisões de papéis e círculos periodicamente; 
  • Ao lado do(a) facilitador(a) propor pautas para a reunião operacional e de governança;
  • Registro das ações acordadas em reunião, tornando específico o quê, quem e quando a ação será feita;
  • Aconselhar e refinar as tensões que são levantadas, garantindo que sigam as premissas (observação + efeito e necessidade + impacto).
  • Zelar pelas informações e o conhecimento do círculo do qual o papel faz parte estão acessíveis à todos (as) na WikiAnga.
Responsabilidades só podem ser adicionadas a um papel por meio de um processo de governança.

Domínio
  • Atas que registram o resumo das reuniões de governança/operacional;
  • Aplicativo registro de governança;

Condições de sucesso
  • Quando houver conhecimento aprofundado do AngaOS pela(o) guardiã(o);
  • Habilidade de síntese na comunicação escrita;
  • Comprometimento com as reuniões de governança;
  • Ter horas semanais para dedicação ao papel, a ser combinado em cada círculo do qual o papel faz parte.
  • Desejável conhecimento sobre gestão da informação e conhecimento
  • Desejável conhecimento básico sobre gestão de operações

Indicadores

Definidos pelo círculo, sugestão:
- Número de reuniões realizadas x Número de atas preenchidas
- 100% dos encaminhamentos da reunião de Governança registrados e com acompanhamento claro
- Todos os acordos ativos estarem atualizados
- Todos os papéis ativos estarem atualizados
- Todos os círculos ativos estarem atualizados

Recursos

Definidos pelo círculo, sugestão:
- Escritório Virtual: Podio, Zoom, Google Agenda e Typeforms.
- Canais para comunicação com o time Anga: SLACK, e-mail e Whats App
- Canal de gestão do conhecimento: Google drive

Mandato

Definido pelo círculo.



Histórico

06/04/2020: Atualização nome do papel para gênero neutro (de Guardião para Guardiã(o)). 26/08/2020: Substituição da palavra "clarificar" por "tornando específico..." zelando por recomendações de AngaID.