Treinamento de Gestão de Projetos Para quem é esse treinamento?Para todos os papeis que fazem parte do Sub-círculo de Operações, como: Coordenação de Operações, Squad Leader e Consultores. Gravações do treinamentoTodos os temas serão detalhados abaixo, mas também foram gravados para um Onboarding Técnico feito em março/2020. Segue abaixo o link das gravações: Cada tema também possui um material de apoio, como um pré-work, que serve como suporte ao entendimento. Os links para esses materiais estarão disponíveis abaixo.
Contexto GeralCaso tenha dificuldade em encontrar, ou esteja ainda sem acesso ao Podio, procure seu coordenador para pedir ajuda. Quais são os projetos da Eureca?- Programas de Desenvolvimento: Jornadas de desenvolvimento cuidadosamente desenhadas para propiciar um profundo processo de transformação de organizações que buscam Consciência e Propósito em sua existência.
- Educação e Seleção: Um novo jeito de recrutar e selecionar jovens por meio de trilhas de desenvolvimento, que propicia ao jovem uma jornada de autoconhecimento e autodesenvolvimento enquanto busca organizações que se conectem com sua essência.
- Youth Branding: A Eureca, ao longo de sua história, se tornou expert em Juventudes. Levamos esse conhecimento para organizações por meio de projetos que aproximam e conectam diferentes gerações para que juntas possam se desafiar, inovar e se desenvolver!
Fechamos um novo projeto! E agora?> ALOCAÇÃO E HANDOVER Esse acordo detalha como deve ser feita a passagem de bastão do projeto entre o Executivo de Contas (responsável pela venda) e o Squad do projeto (responsável pela execução). As principais ações dessa etapa são: - Estudo da proposta, com Executivo de Contas (kick-off interno) e alinhamento do squad;
- Email de conexão com o cliente e agendamento da reunião de kick-off;
- Preparação e realização da reunião de kick-off com o cliente;
- Planejamento das entregas no escritório virtual, após reunião de kick-off com o cliente.
> PREMISSAS ADOTADAS PARA INICIAR O PLANEJAMENTO Questões que o squad do projeto deve levar em consideração ao iniciar o planejamento do projeto. Essa etapa acaba sendo responsabilidade principal do Squad Leader. - Estudo da proposta do projeto e do cliente;
- Definir cronograma do projeto;
- Estudar cronograma do projeto versus o cronograma dos outros projetos do squad, para evitar que entregas importantes aconteçam no mesmo dia;
- Verificar o budget disponível;
- Previsão de entregas presenciais;
- Listar as entregas que são além da seleção: roadshow, insides, vídeos, etc;
> RISCOS E PRAZOS Possíveis riscos que podem acontecer durante a execução do projeto. É importante que durante a fase de planejamento, o squad do projeto faça também um mapeamento dos possíveis riscos que podem acontecer. - Escopo do projeto desalinhado com o que conseguimos entregar: por esse motivo é importante o alinhamento inicial com o Executivo de Contas, para entender exatamente o que foi vendido e quais foram as expectativas criadas com o cliente;
- Cronograma apertado e que não permite um bom planejamento das entregas;
- Cronograma bater com outros projetos do squad;
- Quebra de expectativa do cliente sobre a plataforma: é importante explicar sobre o funcionamento da plataforma para o cliente, principalmente se for o projeto projeto dele com a Eureca, para que não haja desalinhado sobre o que a nossa plataforma faz;
- Falta de coerência e alinhamento do cliente durante o projeto, entre gestores e RH: é possível haver desalinhamento entre as pessoas da empresa que estamos trabalhando, principalmente quando envolve temáticas como diversidade, faculdades targets, perfil da vaga, etc. Por esse motivo, é importante o Squad do projeto criar materiais e propor reuniões de alinhamento com todos os envolvidos, desde RH a gestores das vagas. Não podemos depender apenas do responsável pela execução do projeto do lado do cliente;
- Exemplo de mapeamento de riscos para projeto: https://docs.google.com/presentation/d/1ziAqmY4bC4lYMYSPrHs5w4N90KYRoIxtZ4W_FRqpjmw/edit#slide=id.g76575940fc_0_0
> ROTINA DE OPERAÇÕES A rotina é um acordo entre todos os colaboradores do sub-círculo, para manter a qualidade das nossas entregas e o alinhamento de todo o time. Para fazer cumprir esse acordo, temos algumas premissas importantes:
Disciplina: Seguir a rotina: Após finalizada e definido os acordos, o time deve segui-la com disciplina Autorresponsabilidade: De acordo com AngaOS, todos são líderes e responsáveis pelas suas próprias entregas. Não haverá cobranças, dessa forma cada pessoa deve se autogerir e ser responsável pelos seus resultados.
Melhoria contínua: Não deixar de buscar evolução e melhorias para a metodologia e os processos do círculo; Presença: Realizar as entregas com presença, tendo consciência daquilo que está realizando para poder propor as melhores soluções ou até mesmo propor alguma alteração
Feedback: Avaliar constantemente a metodologia e a rotina, além de avaliar o time de oportunidades para buscar a excelência sempre Provocar sempre: Trazer referências do mercado, insights de outras metodologias e formas de execução, provocando a forma como estamos estruturados atualmente
Versão Beta: Testamos rápido e aprendemos com erros e acertos para evoluir a cada passo, mantendo a resiliência mesmo nos momentos de maiores mudanças. A evolução diária é mais eficaz e sustentável que a revolução. Flexibilidade: Durante as mudanças, facilidade para se adaptar e flexibilizar
------------------- Iniciação de ProjetosPre-work: > HANDOVER- SLA de Novos Negócios e Operações
- Estudo da proposta, com Executivo de Contas (kick-off interno) e alinhamento do squad;
- Email de conexão com o cliente e agendamento da reunião de kick-off;
- Dica Extra: Estudo sobre o cliente;
> CRONOGRAMA- Levantamento das macroetapas do projeto;
- Criar uma prévia de cronograma para ser validada com o cliente;
- Relacionar essas datas com os outros projetos do squad:
- Aproveitar viagens para presenciais
- Visitas em SP para reunião com cliente
- Evitar presencial no mesmo dia
> KICK-OFF- Sempre importante ter um alinhamento com Executivo de Contas e com o time do projeto ANTES do Kickoff com o cliente, para fazer coleta de dúvidas e ter todos os insumos preparados para a reunião. Aqui temos que passar segurança, já que é o primeiro contato do cliente com o time de Operações;
- Deixar claro que é um momento de passagem de bastão entre times Eureca: Novos Negócios >> Operações. A partir de agora o contato principal do cliente será com o SL;
- Kick-off com o cliente é uma ferramenta para criar relacionamento com o cliente.
> PLANEJAMENTO DO PROJETO- Rever as macroetapas levantadas para a criação do cronograma e detalhar o máximo possível, tendo agora a validação do cliente após o kick-off;
- Tipos de projeto e suas divisões:
- Tem mais de um ciclo de seleção?
- Tem desenvolvimento?
- Tem ação de marca empregadora?
- Estruturação do escritório virtual: Criar as entregas, responsáveis, previsão de custos (planejamento financeiro, usando a planilha de precificação) e subir informações no Podio - o card do projeto já estará criado pelo time de Novos Negócios, com as informações de vendas atualizadas
- Realizar primeira Planning do projeto e agendar o Follow UP com o cliente
- Dica Extra: fazer aqui um gerenciamento de risco e oportunidades de encantamento do cliente
> LINKS IMPORTANTES------------------- Execução de ProjetosPre-work: > FASES DE OPERAÇÃO- Handover: começa com a criação do card no Podio, finaliza com o kickoff com o cliente.
- Lançamento da oportunidade: começa com criação do plano de comunicação e termina com a oportunidade lançada
- Atração: começa com a oportunidade lançada, termina com a meta de desafios atingida/encerramento da inscrição.
- Avaliação: começa com a criação da régua de avaliação e termina com a criação do ranking
- Convocação: começa com o envio de emails para os candidatos aprovados e termina com a finalização dos materiais do presencial
- Presencial: começa com a criação da proposta de agenda e termina com a fase presencial realizada
- Fechamento de vagas / Feedback: começa com a coleta dos feedbacks online/presencial e finaliza quando todos os feedbacks foram enviados, inclusive a proposta para o selecionado da vaga
- Encerramento: começa com coleta dos indicadores do ciclo e termina com a reunião de aprendizados com o time interno.
1. HANDOVERComeça quando: card no Podio (app de Projetos) foi criado.
Termina quando: kickoff com o cliente foi feito. Entregáveis padrão: 2. LANÇAMENTO DA OPORTUNIDADEComeça quando: kick-off com o cliente foi feito.
Termina quando: a oportunidade foi lançada. Entregáveis padrão: Planejamento do projeto Tarefas: Criar escritório virtual (entregas no podio, slack, drive) Fechar cronograma Extra: Criar gerenciamento de risco Extra: Criar plano de encantamento do cliente Criar planejamento financeiro Agendar FUP com o cliente Criação da proposta de etapa online Criação da proposta de etapa presencial (preparação para o presencial)
Alinhamento das vagas
Começa quando: a oportunidade foi lançada.
Termina quando: o encerramento das inscrições. Entregáveis padrão: Divulgação Tarefas: Mensagens de conversão na inscrição: email Mensagens de conversão para envio dos desafios: email, wpp (zap fácil) Divulgação nas redes sociais Contato com universidades Contato com parceiros
Design Tarefas: Peças da Semana 1 Peças da Semana 2 [segue de acordo com o plano de mídias] Modelo de crachá com a IDV Modelo de prisma com a IDV
Começa quando: inscrições encerradas e régua de avaliação criada
Termina quando: e-mail para os candidatos finalistas foi enviado Entregáveis padrão: Avaliação dos desafios Ranking Tarefas: Criação do ranking com os desafios avaliados Subir nota na plataforma (se foi feito por planilha) Apresentar ranking com o cliente Enviar para o consultor de comunicação a lista de aprovados e não aprovados na fase online Criação de emails para aprovados e não aprovados na fase online Publicar notas/feedbacks na plataforma Avisar suporte da publicação
5. CONVOCAÇÃOComeça quando: email para os candidatos finalistas foi enviado.
Termina quando: materiais do presencial estão prontos. Entregáveis padrão: Começa quando: a proposta da etapa presencial foi criada (fase Lançamento da Oportunidade) e os materiais estão prontos.
Termina quando: presencial realizado. Entregáveis padrão: Agenda do presencial Tarefas: Apresentação da proposta para o cliente Validação do cliente Fechar as datas do presencial Alinhamento dos gestores que irão participar no dia Envio do guia de bordo para os gestores Verificar com o cliente se local e equipamentos do presencial estão garantidos
Equipe do presencial
Materiais do presencial Tarefas: Impressões no lugar do presencial Kit eureca/facilitação no lugar do presencial Criação da apresentação do dia (ppt) Criação de todos os materiais de apoio (como planilha de deliberação)
Desafio Presencial
7. FINALIZAÇÃO DAS VAGASComeça quando: presencial finalizado.
Termina quando: feedbacks foram enviados. Entregáveis padrão: Aprovados para a vaga Tarefas: Confirmar lista de aprovados Definição de quem que dará o resultado para os aprovados: Eureca ou cliente Enviar email de parabenização pela aprovação
Reprovados na Dinâmica Tarefas: Coleta de feedback com os gestores/RH Redigir feedback Escrever email com conteúdos de desenvolvimento Enviar lista de feedbacks + endereços de email para o consultor de comunicação Envio dos emails de feedback
Reprovados na Entrevista Tarefas: Coleta de feedback com os gestores/RH Redigir feedback Confirmar lista de reprovados Definição de como será o envio de feedback (email ou ligação) Definição de quem dará o resultado: Eureca ou cliente Envio do feedback
8. ENCERRAMENTOComeça quando: feedbacks foram enviados.
Termina quando: a reunião de encerramento com o cliente foi realizada. Entregáveis padrão:
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