[Geral] Treinamento Gestão de Projetos

Treinamento de Gestão de Projetos

Para quem é esse treinamento?

Para todos os papeis que fazem parte do Sub-círculo de Operações, como: Coordenação de Operações, Squad Leader e Consultores.

Gravações do treinamento

Todos os temas serão detalhados abaixo, mas também foram gravados para um Onboarding Técnico feito em março/2020. Segue abaixo o link das gravações:

Contexto Geral

Pre-work: Ler seu papel disponível no Podio. Os papeis estão disponíveis aqui: https://podio.com/grupoangacom/projetos-eureca/apps/papeis#30
Caso tenha dificuldade em encontrar, ou esteja ainda sem acesso ao Podio, procure seu coordenador para pedir ajuda.

Quais são os projetos da Eureca?

  • Programas de Desenvolvimento: Jornadas de desenvolvimento cuidadosamente desenhadas para propiciar um profundo processo de transformação de organizações que buscam Consciência e Propósito em sua existência.
  • Educação e Seleção: Um novo jeito de recrutar e selecionar jovens por meio de trilhas de desenvolvimento, que propicia ao jovem uma jornada de autoconhecimento e autodesenvolvimento enquanto busca organizações que se conectem com sua essência. 
  • Youth Branding: A Eureca, ao longo de sua história, se tornou expert em Juventudes. Levamos esse conhecimento para organizações por meio de projetos que aproximam e conectam diferentes gerações para que juntas possam se desafiar, inovar e se desenvolver! 

Fechamos um novo projeto! E agora?

> ALOCAÇÃO E HANDOVER
Esse acordo detalha como deve ser feita a passagem de bastão do projeto entre o Executivo de Contas (responsável pela venda) e o Squad do projeto (responsável pela execução).
As principais ações dessa etapa são:
  • Estudo da proposta, com Executivo de Contas (kick-off interno) e alinhamento do squad;
  • Email de conexão com o cliente e agendamento da reunião de kick-off;
  • Preparação e realização da reunião de kick-off com o cliente;
  • Planejamento das entregas no escritório virtual, após reunião de kick-off com o cliente.
> PREMISSAS ADOTADAS PARA INICIAR O PLANEJAMENTO
Questões que o squad do projeto deve levar em consideração ao iniciar o planejamento do projeto. Essa etapa acaba sendo responsabilidade principal do Squad Leader.
  • Estudo da proposta do projeto e do cliente;
  • Definir cronograma do projeto;
  • Estudar cronograma do projeto versus o cronograma dos outros projetos do squad, para evitar que entregas importantes aconteçam no mesmo dia;
  • Verificar o budget disponível;
  • Previsão de entregas presenciais;
  • Listar as entregas que são além da seleção: roadshow, insides, vídeos, etc;
> RISCOS E PRAZOS
Possíveis riscos que podem acontecer durante a execução do projeto. É importante que durante a fase de planejamento, o squad do projeto faça também um mapeamento dos possíveis riscos que podem acontecer.
  • Escopo do projeto desalinhado com o que conseguimos entregar: por esse motivo é importante o alinhamento inicial com o Executivo de Contas, para entender exatamente o que foi vendido e quais foram as expectativas criadas com o cliente;
  • Cronograma apertado e que não permite um bom planejamento das entregas;
  • Cronograma bater com outros projetos do squad;
  • Quebra de expectativa do cliente sobre a plataforma: é importante explicar sobre o funcionamento da plataforma para o cliente, principalmente se for o projeto projeto dele com a Eureca, para que não haja desalinhado sobre o que a nossa plataforma faz;
  • Falta de coerência e alinhamento do cliente durante o projeto, entre gestores e RH: é possível haver desalinhamento entre as pessoas da empresa que estamos trabalhando, principalmente quando envolve temáticas como diversidade, faculdades targets, perfil da vaga, etc. Por esse motivo, é importante o Squad do projeto criar materiais e propor reuniões de alinhamento com todos os envolvidos, desde RH a gestores das vagas. Não podemos depender apenas do responsável pela execução do projeto do lado do cliente;
  • Exemplo de mapeamento de riscos para projeto: https://docs.google.com/presentation/d/1ziAqmY4bC4lYMYSPrHs5w4N90KYRoIxtZ4W_FRqpjmw/edit#slide=id.g76575940fc_0_0
> ROTINA DE OPERAÇÕES
A rotina é um acordo entre todos os colaboradores do sub-círculo, para manter a qualidade das nossas entregas e o alinhamento de todo o time. Para fazer cumprir esse acordo, temos algumas premissas importantes:

Disciplina: 
Seguir a rotina: Após finalizada e definido os acordos, o time deve segui-la com disciplina
Autorresponsabilidade: De acordo com AngaOS, todos são líderes e responsáveis pelas suas próprias entregas. Não haverá cobranças, dessa forma cada pessoa deve se autogerir e ser responsável pelos seus resultados.
      Reflexão:
      Melhoria contínua: Não deixar de buscar evolução e melhorias para a metodologia e os processos do círculo;
      Presença: Realizar as entregas com presença, tendo consciência daquilo que está realizando para poder propor as melhores soluções ou até mesmo propor alguma alteração

      Avaliação:
      Feedback: Avaliar constantemente a metodologia e a rotina, além de avaliar o time de oportunidades para buscar a excelência sempre
      Provocar sempre: Trazer referências do mercado, insights de outras metodologias e formas de execução, provocando a forma como estamos estruturados atualmente

      Adaptação:
      Versão Beta:  Testamos rápido e aprendemos com erros e acertos para evoluir a cada passo, mantendo a resiliência mesmo nos momentos de maiores mudanças. A evolução diária é mais eficaz e sustentável
      que a revolução.
      Flexibilidade: Durante as mudanças, facilidade para se adaptar e flexibilizar
      -------------------

      Iniciação de Projetos

      Pre-work: 

      > HANDOVER

      • SLA de Novos Negócios e Operações
      • Estudo da proposta, com Executivo de Contas (kick-off interno) e alinhamento do squad;
      • Email de conexão com o cliente e agendamento da reunião de kick-off;
      • Dica Extra: Estudo sobre o cliente;

      > CRONOGRAMA

      • Levantamento das macroetapas do projeto;
      • Criar uma prévia de cronograma para ser validada com o cliente;
      • Relacionar essas datas com os outros projetos do squad:
      • Aproveitar viagens para presenciais
      • Visitas em SP para reunião com cliente
      • Evitar presencial no mesmo dia

      > KICK-OFF

      • Sempre importante ter um alinhamento com Executivo de Contas e com o time do projeto ANTES do Kickoff com o cliente, para fazer coleta de dúvidas e ter todos os insumos preparados para a reunião. Aqui temos que passar segurança, já que é o primeiro contato do cliente com o time de Operações;
      • Deixar claro que é um momento de passagem de bastão entre times Eureca: Novos Negócios >> Operações. A partir de agora o contato principal do cliente será com o SL;
      • Kick-off com o cliente é uma ferramenta para criar relacionamento com o cliente.

      > PLANEJAMENTO DO PROJETO

      • Rever as macroetapas levantadas para a criação do cronograma e detalhar o máximo possível, tendo agora a validação do cliente após o kick-off;
      • Tipos de projeto e suas divisões:
        • Tem mais de um ciclo de seleção?
        • Tem desenvolvimento?
        • Tem ação de marca empregadora?
      • Estruturação do escritório virtual: Criar as entregas, responsáveis, previsão de custos (planejamento financeiro, usando a planilha de precificação) e subir informações no Podio - o card do projeto já estará criado pelo time de Novos Negócios, com as informações de vendas atualizadas
      • Realizar primeira Planning do projeto e agendar o Follow UP com o cliente
      • Dica Extra: fazer aqui um gerenciamento de risco e oportunidades de encantamento do cliente
      Ler tópicos 1 ao 4 do Guia de Projetos na Wikianga: https://sites.google.com/a/grupoanga.com/wikianga/eureca/subcirculos/operacoes/guia-projetos (é preciso fazer login com seu gmail Anga)

      > FASES DE OPERAÇÃO

      1. Handover: começa com a criação do card no Podio, finaliza com o kickoff com o cliente.
      2. Lançamento da oportunidade: começa com criação do plano de comunicação e termina com a oportunidade lançada
      3. Atração: começa com a oportunidade lançada, termina com a meta de desafios atingida/encerramento da inscrição.
      4. Avaliação: começa com a criação da régua de avaliação e termina com a criação do ranking
      5. Convocação: começa com o envio de emails para os candidatos aprovados e termina com a finalização dos materiais do presencial
      6. Presencial: começa com a criação da proposta de agenda e termina com a fase presencial realizada
      7. Fechamento de vagas / Feedback: começa com a coleta dos feedbacks online/presencial e finaliza quando todos os feedbacks foram enviados, inclusive a proposta para o selecionado da vaga
      8. Encerramento: começa com coleta dos indicadores do ciclo e termina com a reunião de aprendizados com o time interno.

      1. HANDOVER

      Começa quando: card no Podio (app de Projetos) foi criado.
      Termina quando: kickoff com o cliente foi feito.

      Entregáveis padrão:

      2. LANÇAMENTO DA OPORTUNIDADE

      Começa quando: kick-off com o cliente foi feito.
      Termina quando: a oportunidade foi lançada.

      Entregáveis padrão:

      • Planejamento do projeto

        • Tarefas:

          • Criar escritório virtual (entregas no podio, slack, drive)

          • Fechar cronograma

          • Extra: Criar gerenciamento de risco

          • Extra: Criar plano de encantamento do cliente

          • Criar planejamento financeiro

          • Agendar FUP com o cliente

          • Criação da proposta de etapa online

          • Criação da proposta de etapa presencial (preparação para o presencial)

      • Alinhamento das vagas

        • Tarefas:

          • Agendar alinhamento de vagas

          • Alinhar vagas

          • Criar descrição das vagas

          • Validar com o cliente

      • Plano de Comunicação

        • Tarefas:

          • Criar conceito da campanha

          • Criar plano de mídia

          • Peças de design: mídias sociais e plataforma eureca

          • Filmagem e fotos

      • Conteúdo da Plataforma

        • Tarefas:

          • Criar texto da oportunidade

          • Criar trilha online (proposta e regulamentos)

          • Criar critérios de avaliação para a trilha online (preparação para as avaliações)

          • Cadastrar oportunidade na plataforma

      • Integração e testes

        • Tarefas:

          • Integração dos formulários no zapier

          • Inscrição teste:

            • Se tiver mais de uma vaga, mas a mesma trilha: apenas uma inscrição teste

            • Se tiver mais de uma vaga, para cada vaga uma trilha diferente: inscrever em todas as vagas

          • Criação dos e-mails pós cada etapa da trilha online

          • Integração das etapas da trilha no RD

          • Programar a primeira postagem

          • Parametrizar os links, para saber de onde esse candidato está vindo

      • Lançamento da oportunidade

      3. ATRAÇÃO

      Começa quando: a oportunidade foi lançada.
      Termina quando: o encerramento das inscrições.

      Entregáveis padrão:

      • Divulgação

        • Tarefas:

          • Mensagens de conversão na inscrição: email

          • Mensagens de conversão para envio dos desafios: email, wpp (zap fácil)

          • Divulgação nas redes sociais

          • Contato com universidades

          • Contato com parceiros

      • Design

        • Tarefas:

          • Peças da Semana 1

          • Peças da Semana 2

          • [segue de acordo com o plano de mídias]

          • Modelo de crachá com a IDV

          • Modelo de prisma com a IDV

      • Acompanhamento das inscrições

        • Tarefas:

          • Relatório de indicadores

          • FUP com cliente - Semana 1

          • Relatório de indicadores

          • FUP com cliente - Semana 2

          • [segue de acordo com a quantidade de semanas de inscrição]

      Templates:

      4. AVALIAÇÃO

      Começa quando: inscrições encerradas e régua de avaliação criada
      Termina quando: e-mail para os candidatos finalistas foi enviado

      Entregáveis padrão:

      • Avaliação dos desafios

        • Tarefas:

          • Contratação dos freelas

          • Alinhamento dos freelas

          • Início da avaliação

          • Término da avaliação

          • Solicitar pagamento dos freelas 

      • Ranking

        • Tarefas:

          • Criação do ranking com os desafios avaliados

          • Subir nota na plataforma (se foi feito por planilha)

          • Apresentar ranking com o cliente

          • Enviar para o consultor de comunicação a lista de aprovados e não aprovados na fase online

          • Criação de emails para aprovados e não aprovados na fase online

          • Publicar notas/feedbacks na plataforma

          • Avisar suporte da publicação

      5. CONVOCAÇÃO

      Começa quando: email para os candidatos finalistas foi enviado.
      Termina quando: materiais do presencial estão prontos.

      Entregáveis padrão:

      • Convocação

        • Tarefas:

          • Criação do guia de bordo

          • Criação do grupo no whats para interação dos finalistas

          • Criação do forms de confirmação de presença

          • Envio de emails para aprovados e não aprovados na fase online

          • Avisar suporte do envio de email de convocação

          • Confirmar todos os presentes na etapa presencial

      • Materiais da etapa presencial

        • Tarefas:

          • Criar documento com os crachás

          • Criar documento com os prismas

          • Criar book e/ou aplicativo de avaliação

          • Imprimir materiais [acrescentar como tarefa se tiver mais material para ser criado]

          • Solicitação de kit eureca para o presencial

          • Solicitação de kit de facilitação para o presencial

          • Preparar e conferir ferramentas digitais a serem usadas no presencial  (planilhas, Glideapp, plataforma, etc)

      6. PRESENCIAL

      Começa quando: a proposta da etapa presencial foi criada (fase Lançamento da Oportunidade) e os materiais estão prontos.
      Termina quando: presencial realizado.

      Entregáveis padrão:

      • Agenda do presencial

        • Tarefas:

          • Apresentação da proposta para o cliente

          • Validação do cliente

          • Fechar as datas do presencial

          • Alinhamento dos gestores que irão participar no dia

          • Envio do guia de bordo para os gestores

          • Verificar com o cliente se local e equipamentos do presencial estão garantidos

      • Equipe do presencial

        • Tarefas: 

          • Definição do facilitador

          • Definição do apoio/gestão

          • Compra das passagens

          • Reserva de hospedagem

          • Alinhamento da equipe do presencial


      • Materiais do presencial

        • Tarefas:

          • Impressões no lugar do presencial

          • Kit eureca/facilitação no lugar do presencial

          • Criação da apresentação do dia (ppt)

          • Criação de todos os materiais de apoio (como planilha de deliberação)

      • Desafio Presencial

      7. FINALIZAÇÃO DAS VAGAS

      Começa quando: presencial finalizado.
      Termina quando: feedbacks foram enviados.

      Entregáveis padrão:

      • Aprovados para a vaga

        • Tarefas:

          • Confirmar lista de aprovados

          • Definição de quem que dará o resultado para os aprovados: Eureca ou cliente

          • Enviar email de parabenização pela aprovação

      • Reprovados na Dinâmica

        • Tarefas:

          • Coleta de feedback com os gestores/RH

          • Redigir feedback

          • Escrever email com conteúdos de desenvolvimento

          • Enviar lista de feedbacks + endereços de email para o consultor de comunicação

          • Envio dos emails de feedback


      • Reprovados na Entrevista

        • Tarefas:

          • Coleta de feedback com os gestores/RH

          • Redigir feedback

          • Confirmar lista de reprovados

          • Definição de como será o envio de feedback (email ou ligação)

          • Definição de quem dará o resultado: Eureca ou cliente

          • Envio do feedback

      8. ENCERRAMENTO

      Começa quando: feedbacks foram enviados.
      Termina quando: a reunião de encerramento com o cliente foi realizada.

      Entregáveis padrão:

      • Relatório de Encerramento

        • Tarefas:

          • Coleta de indicadores finais do projeto (inscrição, comunicação)

          • Coleta de resultado de satisfação do projeto (candidatos e cliente)

          • Fechamento do planejamento financeiro

          • Reunião de aprendizados do projeto com o squad

          • Criação do relatório final interno

          • Criação do relatório final externo (igual ao interno menos os slides financeiros)

      • Satisfação do projeto

        • Tarefas:

          • Agendamento da reunião de encerramento com o cliente

          • Reunião de encerramento com o cliente

          • Fechamento do relatório final do projeto

          • Envio do relatório final do projeto e do formulário de satisfação final (NPS)


      • Fechar o Escritório Virtual

        • Tarefas:

          • [Sugestão] Baixar todas as respostas dos formulários do typeform e salvar no drive

          • [Sugestão] Deletar forms do typeform

          • Arquivar canal no slack

          • Garantir que o drive está organizado

          • Verificar se todos os reembolsos foram pedidos pelos envolvidos no projeto

          • Verificar se todas as comissões foram cadastradas

          • Finalizar projeto no Podio



      Comments