04. [DELETAR] Planejamento do Projeto



PLANEJAMENTO DAS FASES

  • O que é?

As fases representam uma visão geral de quais os principais momentos pelo qual o projeto passará, interna e externamente. É a visão mais geral possível em relação ao projeto e não descreve entregas ou tarefas que devem ser feitas, mas sim macroetapas que deverão ser seguidas no projeto. Alguns exemplos de fases do projeto são: Planejamento, Acompanhamento, Seleção Online, Encerramento e Comunicação. Para elaboração das etapas do projeto, é interessante acessar um modelo de EAP de cada tipo de projeto, que pode ser encontrado aqui.

  • Como?

O primeiro passo para avançar no planejamento do projeto é pensar sobre quais serão as fases do projeto criado. Para isso, deve-se baixar uma planilha modelo de criação de fases aqui. É importante lembrar que a planilha deve ser criada na pasta referente ao Planejamento dentro do Projeto no Google Drive.

Ao abrir o modelo de planilha, você deve criar uma cópia dele na pasta de planejamento do seu projeto. Para copiar um arquivo no google drive você pode fazer da seguinte forma:

  • Clique em “Arquivo” no canto superior esquerdo

  • Clique em “Fazer uma cópia”

  • Encontre a pasta do projeto, renomeie e clique em OK


Modelo de Planejamento de Fases:


Na planilha, deve-se adicionar onome das fases e uma breve descrição sobre cada uma delas, que aparecerá no Podio e será um guia para as pessoas que abrirem aquela fase. Um exemplo de descrição de etapa é:

  • ‘’Planejamento - Etapa que contempla a montagem de um cronograma do projeto e também a validação dos principais stakeholders, como as sedes da AIESEC e a equipe interna da Eureca (Operações, Captação e Comunicação principalmente).’

Em seguida, você deve preencher a planilha de acordo com as fases de cada projeto. A TAG será o nome do projeto cadastrado no Podio, e o nome de cada fase deverá ter um padrão, saiba mais sobre isso na página de nomeclatura.


Atenção: A coluna Fase deve ser preenchida automaticamente. Caso isso não ocorra é necessário colocar nela a seguinte função:

=CONCATENAR(A2;” “;B2)

Após concluir o preenchimento das fases, você deve fazer o download da planilha para coloca-la no Podio.


PLANEJAMENTO DAS ENTREGAS

  • O que é?

Após a criação das fases do projeto, deve-se criar a planilha de entregas. As entregas todas devem estar relacionadas à alguma fase do projeto. É importante se atentar para não confundir as entregas com tarefas. Uma tarefa pode não necessariamente envolver uma entrega, mas o contrário nunca ocorre. Alguns exemplos de entregas são: Workshop, Roadshow, Desafios Online, Bate papo com os gestores, Avaliação dos desafios e Book dos finalistas. Cada entrega deve ter uma breve descrição do que representa, geralmente envolvendo possíveis tarefas que surgirão para garantir aquela entrega. Um exemplo é:

  • Workshop - Entrar em contato com as universidades ou movimentos estudantis; Agendar workshop. Definir tema e facilitador para o evento.


Modelo de Planejamento de Entregas:


  • Como?

O primeiro passo para criar as entregas do projeto é criar uma planilha de entregas na pasta de planejamento. Essa planilha desse ser nomeada da seguinte forma:

[Nome do projeto] Planejamento - Plano de Entregas

Para criar a planilha você pode pegar um modelo já pronto, como por exemplo:

[Estágio Globo.com 2018] Planejamento - Plano de Entregas

Ao abrir o modelo, você deve criar uma cópia dele na pasta de planejamento do seu projeto. Para copiar um arquivo no google drive você pode fazer da seguinte forma:

  • Clique em “Arquivo” no canto superior esquerdo

  • Clique em “Fazer uma cópia”

  • Encontre a pasta do projeto, renomeie e clique em OK

Em seguida, você deve preencher a planilha de acordo com as fases de cada projeto. A TAG será o nome do projeto cadastrado no Podio.

Atenção: A coluna Entrega deve ser preenchida automaticamente. Caso isso não ocorra é necessário colocar nela a seguinte função:

=CONCATENAR(A2;” “;B2)

A coluna Fase deve ser preenchida EXATAMENTE com o mesmo nome das fases já cadastradas no Podio.

A coluna Responsável deve ser preenchida com o nome de cada responsável, podendo ser mais de um, porém os nomes devem estar iguais aos nomes do Podio. Para adicionar mais de um responsável basta colocar “;”, como por exemplo:

Nome 1; Nome 2

A coluna Data deve ser preenchida no formato DD/MM/AA.

A coluna Custo Planejado envolve um planejamento financeiro prévio para que se tenha uma visão de quais serão os principais custos que envolverão o projeto. Abaixo, vamos apoiar nesse momento de planejamento financeiro.


PLANEJAMENTO FINANCEIRO


É importante um bom planejamento o detalhamento dos custos para a mensuração da efetividade dos gastos do projeto ao longo de sua execução, segmentado por fases e entregas. Nem todas as entregas envolvem custos, mas as que envolverem necessitam de uma descrição breve daquele custo. Um exemplo é:

  • Desafio Presencial - R$8.000,00 - Investimento com a etapa presencial, materiais, impressões, deslocamento e hospedagem da equipe


Para apoiar nessa etapa, é válido considerar os Fatores que influenciam os custos de um projeto:

  • Cidade dos Líderes: Os líderes do projeto são de onde e a empresa do projeto tem sede onde? Esse deslocamento para reuniões de alinhamento/encerramento deverá ser considerado, pois envolve custo com Uber/Taxi/Transporte Local, Pedágio, Estacionamento, Gasolina, Avião, Bagagem.

  • Time presencial: Quantas pessoas estão sendo consideradas para a entrega presencial? E elas são de que cidades? Aqui as categorias que terão custo provavelmente serão Uber/Taxi/Transporte Local, Pedágio, Estacionamento, Gasolina, Avião, Bagagem, hospedagem.

  • Dias de Presencial: Quantos estão programados para uma entrega presencial desse projeto? Isso é importante, pois uma entrega presencial inclui custos com: Alimentação, estacionamento, Uber/Taxi/Transporte Local do time.

  • Divulgação Mídias Sociais: Hoje temos um combinado que do valor final do projeto 5% será destinado à comunicação. Se estamos falando de uma MARCA não tão conhecida, ou de um projeto que envolve muitas ações de divulgação. Esse valor é suficiente?

  • Aluguel Equipamento/Espaço: O cliente tem o espaço para realização das etapas presenciais? Caso não, será necessário considerarmos o custo com aluguel de sala, equipamentos...

  • Vagas: Quantas vagas foram negociadas? Isso interfere no número de dias do presencial, impressões, kits do participante.

  • Participantes: Quantos participantes teremos no projeto? Isso interfere no número de dias do presencial, impressões, kits do participante.

  • Segmentação de Kits: Qual a expectativa em relação ao kit do participante? É um projeto em que teremos materiais personalizados? Teremos materiais específicos? Uma ideia é termos categorias de kit para facilitar a projeção inicial de custos.

  • Impressão: Vai ser necessário fazer impressão de algum apostila/book/folder/marcador de mesa ou algo físico? Quais são as impressões mapeadas?

  • Avaliação / Assessment: Foi negociado essa categoria? Se sim, qual ferramenta? DiSC, MBTI, EVAL e outras ferramentas

  • Material de Projeto: Pensando no presencial, quais materiais serão fundamentais? Ex.: Canetinhas, cartolina, quebra-cabeça, Caneta para quadro branco, entre outros. O que será utilizado?

  • Audiovisual: Será necessário o investimento com algum equipamento para gravação/edição dos vídeos/fotos?

  • Alimentação com Stakeholders: Teremos custo com Coffee, Almoço, Janta ou "petiscos" durante o projeto? Para quantas pessoas? Qual o nível de sofisticação?

  • Rede Técnica: Será necessário contratamos pessoas para facilitarem? Qual a hora/valor da facilitação? De onde essa pessoa é?

  • Serviços Terceirizados: Existe algum outro serviço negociado para esse projeto? Teremos que contratar algum fornecedor?

  • Parceiros Institucionais: Há neste projeto alguma parceria institucional? (Ex.: Capitalismo Consciente)


Além disso, é importante levar em conta o histórico de aprendizados dos projetos. Onde é possível ter acesso a isso? No final do projeto realizamos um relatório financeiro com os aprendizados, basta acessar esse material no projetos que interessantes para benchmarking. Outra referência é o relatório de insights financeiro FY18, em que conseguimos resumir os principais pontos de atenção para cada tipo de projeto.