[DELETAR] Reuniões com cliente

























































































































KICK-OFF EXTERNO


Esse guia foi criado para orientar o squad de projeto na reunião de Kick-off Externo do projeto com o cliente.
Os papéis envolvidos no processo são:
  • Executivo de Contas: Estará na reunião para fazer a ponte entre o processo de venda e a execução do projeto;
  • Squad Leader: Responsável por criar o material que irá orientar a reunião de Kick-off Externo e facilitar a reunião após a passagem de bastão feita pelo Executivo de Contas; 
  • Consultores: Poderão participar da reunião de kick-off para se apresentarem, estarem alinhados e tirar as possíveis dúvidas com o cliente.

O que eu preciso saber antes de criar o material usado no Kick-off?


SOBRE A REUNIÃO

Essa reunião tem alguns objetivos principais:

  • Fazer a passagem de bastão entre Executivo de Contas e Squad do projeto: Até então, todo o contato com o cliente foi com o Executivo de Contas e é importante fazer a troca de contato de forma que o cliente se sinta confortável e possa confiar no time do projeto;

  • Alinhamento de expectativas: Será um momento para confirmar todas as entregas vendidas e coletar qual a expectativa do cliente para cada uma delas;

  • Tirar todas as dúvidas existentes: Esse é o espaço para o time do projeto tirar todas as dúvidas com o cliente que possam influenciar o planejamento e a execução do projeto;

  • Definição de cronograma: Aqui é possível já apresentar uma prévia de cronograma para o cliente, criada durante o Kick-off Interno e validar se é possível seguir;

  • Apresentação do time do projeto: É um momento importante para que o time do projeto e o cliente se conheçam. Importante separar alguns minutos para apresentação pessoal e apresentação do papel de cada pessoa do time do projeto;

  • Start no projeto: Após a reunião, podemos dar como iniciada a execução do projeto, logo já é possível agendar as reuniões de Follow-up (FUP) com o cliente, para fazer o acompanhamento das entregas e ser um espaço de validação.

  • Definição de data e frequência dos FUPs: Já é possível definir data e horário para a realização dos FUPs, assim após a reunião o Squad Leader já pode enviar os invites;

  • Definição do canal de comunicação: Aqui poderá ser acordado com o cliente qual a melhor forma de comunicação entre ele e o time do projeto - email, grupo no whatsapp, ligação, etc. Assim, após a reunião o Squad Leader já pode criar esses grupos necessários. A sugestão é que tenha:

    • Email fixo: espaço para compartilhar todas as informações do projeto e manter tudo concentrado em apenas um e-mail, facilitando quando é necessário encontrar alguma informação;

    • Grupo no whatsapp: apenas se o time do projeto e o cliente tiver abertura para trabalhar usando o whatsapp;

    • Ferramenta para o FUP: alinhamento se será usado Meets, Zoom, Teams, ou outra ferramenta.


MATERIAL DA REUNIÃO

Ter um material irá orientar a assertividade da reunião, além de ser um espaço para concentrar todas as informações coletadas. Como é um material externo deve seguir o Template de Apresentação da Eureca (template atualizado em 2020).

Segue aqui alguns exemplos de apresentações criadas:

  • ???

APÓS REUNIÃO

Durante a reunião muito provavelmente haverá vários próximos passos, tudo vai depender das informações que o cliente pedir ou então do que já tem pronto sobre o projeto. Nesse caso, sugere-se que seja enviado um e-mail com todas as pessoas presentes na reunião em cópia, com um resumo da conversa, a documentação desses próximos passos e envio de documentos que sejam necessários.


Apresentação de Follow Up

  • O que é?
A apresentação de Follow Up, abreviado por FUP, é a apresentação semanal que guiará a Reunião de Follow Up com o cliente.
  • Porque?
A apresentação serve como guia na reunião, deve ser montada com base na apresentação de Kick Off e nos tópicos que a equipe do projeto quer discutir com o cliente.
  • Como?
A apresentação deve ser criado no "apresentações google", deve conter informações sobre o projeto, sobre os resultados da semana e sobre o que a equipe acha relevante.
  • Quanto tempo?

Não há tempo especifico para montar a apresentação, porém a pessoa responsável deve se atentar a data da Reunião de FUP e enviar a apresentação com pelo menos 1 hora de antecedência.

  • O que eu preciso saber antes de criar uma apresentação de FUP?
Antes de criar a apresentação de FUP, você deve ter:
  • Template de FUP - Aqui
  • Indicadores da semana - Como criar uma planilha de indicadores
  • O que aconteceu na semana o que precisa acontecer
  • Nomenclatura das apresentações - Como nomear minhas apresentações?

Criando a apresentação
  • Passo 1: Copiar o template de FUP
Para criar sua apresentação, você deve abrir a apresentação de Kick Off do projeto e criar uma cópia da apresentação. Você deve criar a cópia já na pasta do drive do projeto e nomeá-la de acordo com o padrão. Para criar uma cópia você deve clicar no em arquivo na parte superior esquerda, depois em fazer uma cópia, em seguida, você verá uma nova tela, onde você deverá renomear seu arquivo e escolher a pasta que deseja salvar.


  • Passo 2: O que colocar na apresentação?
A apresentação de FUP deve ser bem completa, dessa forma é interessante ter:
    1. Introdução: Slide inicial com informações como a data, título da reunião de FUP;

    2. Sumário: Um resumo em tópicos do que será discutido.

    3. Sobre o projeto: Esse item corresponde a uma série de slides, relembrando sobre o sonho para o projeto, as vagas e outras informações do projeto.

    4. Cronograma: Nesse slide deve ser colocado o cronograma do projeto. É sempre bom lembrar dele e indicar em que parte dele estamos.

    5. Indicadores: Os slides dessa parte são usados para atualizar o cliente de como estamos progredindo com o projeto. Você pode visualizar os indicadores do projeto da seguinte forma:

            1. Entre na plataforma como admin;
            2. Vá em oportunidades;
            3. Escolha a oportunidade do FUP;
            4. Clique nos três pontos no lado superior direito da oportunidade;
            5. Clique em números gerais e retire os dados necessários;
            6. Clique nos três traços ao lado do nome da oportunidade;
            7. Clique em exportar lista de inscritos e faça o download da lista em .csv
            8. Atualiza a planilha de indicadores de inscrição da oportunidade - Como atualizar a planilha de indicadores de inscrição
            9. Passe os dados da planilha para o FUP

    6. O que foi feito: Um breve em resumo do que aconteceu na semana. Pode ser colocado em tópicos e então o facilitador da reunião pode explicar melhor. Caso tenha acontecido algo que necessite de mais detalhes é interessante colocar esses detalhes no slide.

    7. O que precisa ser feito: Aqui deve ter informações dos próximos planos da equipe para a semana. Pode seguir no mesmo modelo do slide “o que foi feito”.

    8. Feedfoward: Este slide não precisa ter textos, é apenas um espaço na reunião para uma conversa franca entre a Eureca e o cliente para entender se o mesmo está satisfeito com nosso trabalho, e se não estiver, o que podemos fazer para melhorar

    9. Encerramento: Slides finais da apresentação.


  • Passo 3: Revise a apresentação

Em FUPs, há alguns detalhes que devem ser alterados e podem passar despercebidos, desta forma é importante revisar a apresentação observando todos os pontos.

Nesse caso temos a data do FUP no centro do slide. E o mês do FUP no canto superior direito. No FUP da semana seguinte, tanto a data quanto o mês devem ser alterados


Apresentação de Encerramento

  • O que é?

A apresentação de encerramento é a apresentação que será enviada para o cliente e que guiará a Reunião de Encerramento.

  • Porque?
A apresentação além de servir como guia da Reunião de Encerramento, serve também como gestão de conhecimento para futuros projetos, uma vez que contem informações dos indicadores, feedbacks, comunicação, pontos altos e pontos de melhoria.
  • Como?
A apresentação deve ser criada no "apresentações google", deve conter todas as informações sobre o projeto, do começo ao fim.
  • Quanto tempo?
Não há tempo específico para montar a apresentação, porém a pessoa responsável deve se atentar a data da Reunião de Encerramento, e enviar a apresentação com pelo menos 1 hora de antecedência. Além disso, a apresentação de encerramento contém informações que dependem dos jovens, como os feedbacks, e de Comunicação, como o Relatório de Comunicação, dessa forma é importante ter em mente o tempo necessário para coletar essas informações.
  • O que eu preciso saber antes de criar uma apresentação de FUP?
Antes de criar um apresentação de encerramento, você deve ter;
Criando a apresentação
  • Passo 1: Copiar o template de FUP
Para criar sua apresentação, você deve abrir a apresentação de Kick Off do projeto e criar uma cópia da apresentação. Você deve criar a cópia já na pasta do drive do projeto e nomeá-la de acordo com o padrão. Para criar uma cópia você deve clicar no em arquivo na parte superior esquerda, depois em fazer uma cópia, em seguida, você verá uma nova tela, onde você deverá renomear seu arquivo e escolher a pasta que deseja salvar.


  • Passo 2: O que colocar na apresentação?
A apresentação de FUP deve ser bem completa, dessa forma é interessante ter:
  1. Introdução: Slide inicial com informações como a data, título da relatório final.

  1. Sumário: Um resumo em tópicos do que será discutido.

  1. Sobre o projeto: Esse item corresponde a uma série de slides, relembrando sobre o sonho para o projeto, as vagas, sobre os desafios e outras informações do projeto.

  1. Cronograma: Nesse slide deve ser colocado o cronograma do projeto. É sempre bom lembrar dele e indicar em que parte dele estamos.

  1. Indicadores: Os slides dessa parte são usados para atualizar o cliente de como estamos progredindo com o projeto. Você pode visualizar os indicadores do projeto da seguinte forma:

            1. Entre na plataforma como admin;
            2. Vá em oportunidades;
            3. Escolha a oportunidade do projeto;
            4. Clique nos três pontos no lado superior direito da oportunidade;
            5. Clique em números gerais e retire os dados necessários;

  1. Dados de Comunicação: Um breve em resumo do que aconteceu na semana. Pode ser colocado em tópicos e então o facilitador da reunião pode explicar melhor. Caso tenha acontecido algo que necessite de mais detalhes é interessante colocar esses detalhes no slide.

  1. Feedback: Aqui deve ter informações dos próximos planos da equipe para a semana. Pode seguir no mesmo modelo do slide “o que foi feito”.

  1. Feedfoward: Este slide não precisa ter textos, é apenas um espaço na reunião para uma conversa franca entre a Eureca e o cliente para entender se o mesmo está satisfeito com nosso trabalho, e se não estiver, o que podemos fazer para melhorar.

  1. Encerramento: Slides finais da apresentação.




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