11. Acompanhamento do Projeto































iNDICADORES


Basicamente, os indicadores funcionam como fotografias instantâneas da situação dos projetos, em que produzem uma visão clara do projeto em uma situação momentânea e em longo prazo, apoiando no reconhecimento de tendências, na revisão da estratégia, nas tomadas de decisões e na priorização das entregas. Os indicadores são fundamentais para o acompanhamento dos projetos e devem ser coletados ao longo e após sua execução. Os indicadores estão englobados em 4 tipos, sendo eles:

  • Indicador de Efetividade: Se estamos sendo assertivos entre o planejado e o executado.

  • Indicador de Desempenho: Avalia se as entregas foram bem executadas

  • Indicador de Resultado: Mensura se os objetivos foram atingidos

  • Indicador de Impacto: Pós projeto, indica o impacto que o projeto teve.





Alguns exemplos de indicadores gerais por projeto são:

    • Indicadores de Efetividade

      • Indicador #1: Financeiro - Custo efetivo / planejado

      • Indicador #2: Prazo - Efetividade na gestão de tempo

    • Indicadores de Desempenho

      • Indicador #3: Satisfação do cliente / parceiro com a execução

      • Indicador #4: Satisfação do time com a execução

      • Indicador #5: Indicadores da plataforma

    • Indicadores de Resultado

      • Indicador #6: Resultados da trilha

      • Indicador #7: Margem efetiva do projeto

      • Indicador #8: Satisfação do cliente / parceiro com o resultado

      • Indicador #9: Satisfação do time com o resultado

      • Indicador #10: Satisfação do jovem

      • Indicador #11: Número total Participantes/Aprovados

    • Indicadores de Impacto

      • Indicador #12: Impacto na organização

      • Indicador #13: Impacto no jovem

Para a área de operações temos Indicadores para Projetos e Indicadores Globais de Operações, que poderão ser a média dos resultados por projeto. Para entender detalhadamente cada um dos tipos de indicadores, é interessante a leitura do documento de Indicadores de Projetos.

Indicadores | Operações 2018


Mensalmente, são gerados relatórios de indicadores como uma forma de permitir uma visão desse período e estimular insights de melhorias nos projetos. Além disso, em tempo real temos o dashboard da eureca, que apresenta os principais indicadores das áreas e com isso podemos monitorar nossa performance.


ALINHAMENTO DO TIME DO PROJETO


Para garantir que o projeto será executado com a maior excelência possível, é preciso que a equipe envolvida esteja alinhada quanto aos objetivos, passos e resultados esperados do projeto. Para isso, as reuniões são fundamentais para operacionalização do projeto.


Reunião de Kick Off Interno do Projeto

Deve ser realizada como o passo zero do projeto e envolver todos que tenham papéis importantes no projeto. Assim como todas as reuniões, essa deve ser registrada no aplicativo de reuniões do Podio com o objetivo de garantir a gestão de conhecimento do que foi falado na reunião.

É importante que um representante do time Comercial/Parcerias esteja na reunião para esclarecer as expectativas do cliente/parceiro em relação ao projeto que será desenvolvido e operacionalizado. Portanto, é indispensável também a presença da dupla de liderança que ficará responsável por realizar o projeto ao longo do período estipulado. Um representante do subcírculo de Comunicação também é fundamental visto que muitas entregas de projetos os envolverão, com a entrega do Plano de Comunicação e a definição de qual a melhor estratégia a ser utilizada para atingir o público desejado na forma que pensamos. Se o projeto envolver o uso da plataforma ou de recursos online fora das nossas mídias sociais, é importante a participação de um representante do subcírculo de AngaX para garantir que a experiência desenhada por Operações e vendida pelo Comercial é possível de ser realizada na plataforma da Eureca. Caso hajam mais pessoas na empresa que possuam uma atuação no projeto, é importante que essas pessoas também estejam presente na reunião de Kick Off do Projeto como forma de alinhar o que será realizado.

Caso o projeto já tenha sido executado em edições anteriores, recomenda-se que os líderes responsáveis pela reunião apresentem uma análise do projeto na última edição e quais são as possíveis mudanças/melhorias que serão realizadas a partir dos feedbacks. Caso seja um novo projeto, é importante uma apresentação para a equipe dos objetivos desse projeto, quais serão as etapas principais e suas datas, qual o papel de cada um que está ali na reunião e quais serão os próximos passos em relação ao projeto. Como todas as reuniões, a reunião de Kick Off do projeto deve ter um facilitador e um guardião.

Para salvar as reuniões no Podio, bastar ir até o aplicativo de Reuniões:


E então adicionar uma reunião selecionando este botão:



O título da reunião deve seguir o padrão de nomenclatura definido. Após o preenchimento de todos os campos sobre a reunião (data, facilitador, projeto, tipo de projet, participantes e pauta), basta salvar. Um exemplo de reunião de Kick Off interno pode ser encontrado aqui.


Reuniões de FUP internas semanais

É importante que haja um follow up semanal do projeto com a equipe interna para garantir o andamento do projeto. Não há necessidade que todos que participaram da reunião de Kick Off interno participem das reuniões de follow up. Geralmente, a dupla de liderança responsável pelo projeto se reúne para falar sobre o que aconteceu no projeto, quais são os próximos passos e pedir ajuda um ao outro em relação à alguma entrega.

A pauta das reuniões de follow up semanais deve ser preparada previamente para que os participantes possam consultá-la antes da reunião.  Geralmente, a pauta envolve um repasse de todas as atividades que foram realizadas na semana anterior, além dos próximos passos (To Dos) da semana seguinte e também algum tópico

adicional que surgir em relação ao projeto. Um exemplo de pauta de reunião de FUP pode ser encontrado aqui. É fundamental que um dos participantes da reunião seja o guardião da reunião e se responsabilize por anotar as pautas que forem discutidas ao longo da reunião.


Pontos de Atenção

  • Um projeto de sucesso é soma de entregas de excelência no prazo alinhado, dentro do custo planejado e com o Cliente, Jovens e time satisfeito.

  • É muito importante alinharmos expectativas:

    • Expectativas de papéis: Qual o papel de cada um dentro do projeto? Qual a visão de sucesso de cada um? Quais são individualidades e contribuições únicas de cada um? O que o time precisa saber? - Não tem como querer algo se não alinhamos muito bem as pessoas do time sobre como contamos com elas dentro do projeto (não podemos supor que a pessoa já sabe isso)

    • Expectativas de resultado: Quais são os objetivos que almejamos? Quais são os indicadores fundamentais do projeto? O que é prioridade para que o projeto atinja os resultados? Quais são as condições de sucesso?

  • Gestão por aprendizado: precisamos garantir que o time tenha facilidade de aprender com os erros e que todos tenham maturidade para entender que um feedback é na verdade a oportunidade de evolução que sozinhos não teríamos a oportunidade de vivenciar.

  • A sinergia e confiança do time é fundamental, sem isso podemos levar mais tempo de execução e ter retrabalho com as entregas. É papel dos líderes do projeto garantir esse ambiente.

  • Em momentos de conflito, imprevisto, a tendência é reduzirmos nossa capacidade cognitiva e com isso agirmos por impulso/emoção. Saber controlar as emoções para repassar ao time e para tomar decisões assertivas é fundamental, leia mais sobre esse assunto neste artigo da HBR.


ATIVIDADES-CHAVE DO PROJETO


Gerenciamento de entregas e prazos

  • Garantir a elaboração do plano de fases e entrega do projeto

  • Acompanhamento de entregas no podio

  • Garantir entregas no prazo

  • Garantir que o time do projeto está se organizando e se programando para as próximas entregas do projeto


Relacionamento com o cliente e stakeholders

  • Comunicação com o cliente via canais escolhidos

  • Follow-up do projeto

  • Negociações eventuais do projeto


Relacionamento com o time

  • Comunicação com o time, garantindo que todos estão na mesma página do projeto.

  • Negociações de imprevistos


Gestão financeira

  • Garantir eficiência orçamentária

  • Alinhar o financeiro do planejamento financeiro e repassar com antecedência as solicitações para compras.

  • Acompanhamento da margem do projeto

  • Garantir o menor custo das entregas, pesquisando fornecedores e garantindo antecedência na aquisição dos materiais, passagens e hospedagens e com isso negociando os melhores preços

  • Cadastrar todos os pagamentos do projeto no app PAGAMENTOS, de forma correta.

  • Alinhar o time do projeto com as informações da entrega, para correto preenchimento da solicitação de reembolso.

  • Monitorar se os cadastros de reembolso estão corretos


Gestão de metodologia e conteúdo

  • Definir o time responsável

  • Validação de metodologias de seleção, desenvolvimento e execução do projeto

  • Validação do conteúdo, apresentações, materiais visuais online e offline

  • Garantir sinergia do sonho que temos para o projeto com as entregas programadas

  • Acompanhamento técnico das entregas - Garantir que a excelência e encantamento das entregas