iNDICADORES

Mensalmente, são gerados relatórios de indicadores como uma forma de permitir uma visão desse período e estimular insights de melhorias nos projetos. Além disso, em tempo real temos o dashboard da eureca, que apresenta os principais indicadores das áreas e com isso podemos monitorar nossa performance.

ALINHAMENTO DO TIME DO PROJETO

Para garantir que o projeto será executado com a maior excelência possível, é preciso que a equipe envolvida esteja alinhada quanto aos objetivos, passos e resultados esperados do projeto. Para isso, as reuniões são fundamentais para operacionalização do projeto.

Reunião de Kick Off Interno do Projeto

Deve ser realizada como o passo zero do projeto e envolver todos que tenham papéis importantes no projeto. Assim como todas as reuniões, essa deve ser registrada no aplicativo de reuniões do Podio com o objetivo de garantir a gestão de conhecimento do que foi falado na reunião.

É importante que um representante do time Comercial/Parcerias esteja na reunião para esclarecer as expectativas do cliente/parceiro em relação ao projeto que será desenvolvido e operacionalizado. Portanto, é indispensável também a presença da dupla de liderança que ficará responsável por realizar o projeto ao longo do período estipulado. Um representante do subcírculo de Comunicação também é fundamental visto que muitas entregas de projetos os envolverão, com a entrega do Plano de Comunicação e a definição de qual a melhor estratégia a ser utilizada para atingir o público desejado na forma que pensamos. Se o projeto envolver o uso da plataforma ou de recursos online fora das nossas mídias sociais, é importante a participação de um representante do subcírculo de AngaX para garantir que a experiência desenhada por Operações e vendida pelo Comercial é possível de ser realizada na plataforma da Eureca. Caso hajam mais pessoas na empresa que possuam uma atuação no projeto, é importante que essas pessoas também estejam presente na reunião de Kick Off do Projeto como forma de alinhar o que será realizado.

Caso o projeto já tenha sido executado em edições anteriores, recomenda-se que os líderes responsáveis pela reunião apresentem uma análise do projeto na última edição e quais são as possíveis mudanças/melhorias que serão realizadas a partir dos feedbacks. Caso seja um novo projeto, é importante uma apresentação para a equipe dos objetivos desse projeto, quais serão as etapas principais e suas datas, qual o papel de cada um que está ali na reunião e quais serão os próximos passos em relação ao projeto. Como todas as reuniões, a reunião de Kick Off do projeto deve ter um facilitador e um guardião.

Para salvar as reuniões no Podio, bastar ir até o aplicativo de Reuniões:

E então adicionar uma reunião selecionando este botão:

O título da reunião deve seguir o padrão de nomenclatura definido. Após o preenchimento de todos os campos sobre a reunião (data, facilitador, projeto, tipo de projet, participantes e pauta), basta salvar. Um exemplo de reunião de Kick Off interno pode ser encontrado aqui.

Reuniões de FUP internas semanais

É importante que haja um follow up semanal do projeto com a equipe interna para garantir o andamento do projeto. Não há necessidade que todos que participaram da reunião de Kick Off interno participem das reuniões de follow up. Geralmente, a dupla de liderança responsável pelo projeto se reúne para falar sobre o que aconteceu no projeto, quais são os próximos passos e pedir ajuda um ao outro em relação à alguma entrega.

A pauta das reuniões de follow up semanais deve ser preparada previamente para que os participantes possam consultá-la antes da reunião.  Geralmente, a pauta envolve um repasse de todas as atividades que foram realizadas na semana anterior, além dos próximos passos (To Dos) da semana seguinte e também algum tópico

adicional que surgir em relação ao projeto. Um exemplo de pauta de reunião de FUP pode ser encontrado aqui. É fundamental que um dos participantes da reunião seja o guardião da reunião e se responsabilize por anotar as pautas que forem discutidas ao longo da reunião.

Pontos de Atenção

• Um projeto de sucesso é soma de entregas de excelência no prazo alinhado, dentro do custo planejado e com o Cliente, Jovens e time satisfeito.

• É muito importante alinharmos expectativas:

• Expectativas de papéis: Qual o papel de cada um dentro do projeto? Qual a visão de sucesso de cada um? Quais são individualidades e contribuições únicas de cada um? O que o time precisa saber? - Não tem como querer algo se não alinhamos muito bem as pessoas do time sobre como contamos com elas dentro do projeto (não podemos supor que a pessoa já sabe isso)

• Expectativas de resultado: Quais são os objetivos que almejamos? Quais são os indicadores fundamentais do projeto? O que é prioridade para que o projeto atinja os resultados? Quais são as condições de sucesso?

• Gestão por aprendizado: precisamos garantir que o time tenha facilidade de aprender com os erros e que todos tenham maturidade para entender que um feedback é na verdade a oportunidade de evolução que sozinhos não teríamos a oportunidade de vivenciar.

• A sinergia e confiança do time é fundamental, sem isso podemos levar mais tempo de execução e ter retrabalho com as entregas. É papel dos líderes do projeto garantir esse ambiente.

• Em momentos de conflito, imprevisto, a tendência é reduzirmos nossa capacidade cognitiva e com isso agirmos por impulso/emoção. Saber controlar as emoções para repassar ao time e para tomar decisões assertivas é fundamental, leia mais sobre esse assunto neste artigo da HBR.

ATIVIDADES-CHAVE DO PROJETO

Gerenciamento de entregas e prazos

• Garantir a elaboração do plano de fases e entrega do projeto

• Acompanhamento de entregas no podio

• Garantir entregas no prazo

• Garantir que o time do projeto está se organizando e se programando para as próximas entregas do projeto

Relacionamento com o cliente e stakeholders

• Comunicação com o cliente via canais escolhidos

• Follow-up do projeto

• Negociações eventuais do projeto

Relacionamento com o time

• Comunicação com o time, garantindo que todos estão na mesma página do projeto.

• Negociações de imprevistos

Gestão financeira

• Garantir eficiência orçamentária

• Alinhar o financeiro do planejamento financeiro e repassar com antecedência as solicitações para compras.

• Acompanhamento da margem do projeto

• Garantir o menor custo das entregas, pesquisando fornecedores e garantindo antecedência na aquisição dos materiais, passagens e hospedagens e com isso negociando os melhores preços

• Cadastrar todos os pagamentos do projeto no app PAGAMENTOS, de forma correta.

• Alinhar o time do projeto com as informações da entrega, para correto preenchimento da solicitação de reembolso.

• Monitorar se os cadastros de reembolso estão corretos

Gestão de metodologia e conteúdo

• Definir o time responsável

• Validação de metodologias de seleção, desenvolvimento e execução do projeto

• Validação do conteúdo, apresentações, materiais visuais online e offline

• Garantir sinergia do sonho que temos para o projeto com as entregas programadas

• Acompanhamento técnico das entregas - Garantir que a excelência e encantamento das entregas