INTRODUÇÃO Esse guia foi criado para orientar o squad de projeto na criação do Escritório Virtual do projeto que será operado. Os papéis envolvidos no processo são:
![]() Fluxograma com detalhes do processo SOBRE O ESCRITÓRIO VIRTUALO que? Consiste nas ferramentas que utilizamos para a execução do projeto, seja as ferramentas de armazenamento, comunicação interna e externa, formulários, entre outros. Por que? A utilização de um escritório virtual padrão é importante para a boa gestão do projeto, uma vez que concentramos as informações e o modo de executar um projeto em algumas ferramentas específicas. INÍCIO DO PROJETOEssa etapa do processo serve para criar o Escritório Virtual do projeto, o que contempla todas as ferramentas que serão utilizadas, podendo ser elas: Podio, Drive, Typeform, Zapier, Slack, etc. A etapa começa logo depois que o projeto vendido e alocado para o squad do projeto. ACESSO DO CLIENTE NA PLATAFORMA**exclusivo para projetos que usam a Plataforma Eureca O acesso do cliente na Plataforma Eureca corresponde a um login e senha que o cliente receberá do squad do projeto, para que possa acessar os indicadores de inscrição do projeto, em tempo real. O acesso só estará disponível após o lançamento da Plataforma 3.0, prevista para Junho/2020.
NOMENCLATURA DO PROJETOA ID do projeto é definida pelo responsável pela venda (geralmente um Executivo de Contas), que já passa a usar a ID no card do projeto no HubSpot e nos documentos do projeto oficializados logo após a venda: Proposta Vendida e Contrato. O acordo a ser seguido para a criação da ID está disponível a seguir: clique aqui Assim que isso a ID é definida, algumas ferramentas do Escritório Virtual já são utilizadas:
Exemplo de mensagem fixada com os links OPERAÇÃO DO PROJETOO escritório virtual é atualizado ao longo da execução do projeto por todos os membros do squad. Outras ferramentas que poderão ser utilizadas ao longo do projeto, são:
Validações com o cliente - sugestão de serem feitas na reunião de Kick-off com o Cliente:
DETALHES SOBRE A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO VIRTUALCANAL NO SLACKO que é? O canal do projeto no Slack é o principal meio de comunicação entre toda a equipe do projeto. Ali será enviado todas as informações, documentos e alinhamentos de cada projeto. É também no canal que será discutido pontos que envolvam outras pessoas além do squad de projeto (como coordenação de operações, design, executivo de contas, etc), isso para que a gestão de conhecimento do projeto e o alinhamento flua naturalmente. Porque? A criação de canais específicos de conversa é importante para concentrar as informações sobre o projeto em um local onde todos tenham acesso rápido. Como? O processo de criação do canal é detalhada a seguir. Quanto tempo? A criação do canal leva em torno de 5 minutos. Já a utilização dos mesmos dura todo o tempo que o projeto estiver em execução. Como criar um canal no slack? Acessando o Slack, à direita de Channels, você verá um símbolo de +, clique nele. Ao clicar no +, você verá a seguinte tela: Primeiro você deverá alterar manter a privacidade do canal como Public (só assim você poderá marcar pessoas de fora do canal, sem precisar convidá-las a participar do canal). Em seguida você deve preencher os espaços em branco da seguinte forma:
Após o preenchimento, clique em Create Channel e pode começar a utilizar. GOOGLE DRIVEO que é? O drive é o principal local de armazenamento de informações do projeto. É nele que a equipe colocará as apresentações, relatórios, planilhas, artes, no geral todo tipo de informação. Porque? Centralizar as informações do projeto em um só local é importante para executar o projeto do melhor modo garantindo a gestão do conhecimento. Como? O processo de criação do drive estará detalhado logo abaixo. Quanto tempo? A criação das pastas principais no drive leva cerca de 5 a 10 minutos, já o período de utilização compreende toda a execução do projeto. O que eu preciso saber antes de criar o drive? Como seguir o padrão de pastas - aqui Criação da Pasta no Drive
O primeiro passo para criar o drive, é abrir a pasta da Eureca e clicar na pasta de clientes. Em seguida, temos duas situações:
Uma vez criada a pasta do cliente, você deve criar as pastas dentro do projeto para organizar a realização do mesmo. As pastas a serem criadas são:
Eventualmente, os projetos podem ter pastar diferentes destas, isso vai depender do escopo do projeto. Após a criação dessas pastas, você pode começar a utilizar o drive para o novo projeto. TYPEFORMO que é? A pasta no Typeform é o local onde será criado todos os formulários não automatizados do projeto. Porque? A criação da pasta garante que as informações não se percam e melhoram nossa gestão de conhecimento e organização do Typeform. Como? Acessando o Typeform da Eureca, criando a pasta e utilizando elas para salvar os formulários necessários. Quanto tempo? A criação da pasta leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução. O que eu preciso saber antes de criar a pasta no Typefom? Antes de criar o canal e o chat você precisa saber Quais são os nossos formulários de satisfação - Formulários de Satisfação Criação da Pasta no Typeform
Eu - [cliente] Após nomeado você deve clicar em Create Workspace, assim você pode começar a utilizá-lo. WHATSAPP (opcional)O que é? O grupo no whatsapp tem como função servir de um canal de fácil e rápido acesso para a equipe, também pode ser um canal de contato com o cliente e com os jovens. Porque? A criação do grupo varia de acordo com a necessidade do projeto. Caso a equipe sinta a necessidade de criar um grupo para discutir assuntos urgentes e enviar áudio esse grupo pode ser criado. Também pode ser criado um grupo para que a equipe tenha um contato mais próximo com o cliente ou com os jovens de uma oportunidade. Como? Após avaliar a necessidade, a equipe deve criar o grupo no aplicativo. Quanto tempo? A criação do grupo leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução. O que eu preciso saber antes de criar o grupo no whatsapp? Número de telefone dos participantes, principalmente se envolver o cliente. A sugestão é pedir o número do cliente ou em reunião de FUP, ou por email. Pontos de Atenção:
CANAIS DE VÍDEO CHAMADAO que é? Os canais de vídeo chamada são usados para se comunicar com os clientes e com o time, os canais que podem ser usados são: Skype, Hangouts, Zoom e Whatsapp Vídeo Chamada. Porque? Os canais de vídeo chamada são importantes pois servem como meio de comunicação rápido onde todos os participantes estão focados no assunto. São nossas reuniões. Como? A utilização do canal varia de acordo com o software. Cabe ao líder do projeto entender qual é o melhor canal para cada situação. O que eu preciso saber antes de escolher o canal a utilizar? Skype: Vantagens:
Desvantagens:
Situações favoráveis:
Meets: Vantagens:
Desvantagens:
Situações favoráveis:
Zoom: Vantagens:
Desvantagens:
Situações favoráveis:
Chamada de Vídeo do Whatsapp Vantagens:
Desvantagens:
Situações favoráveis:
FECHAMENTO DO ESCRITÓRIO VIRTUALEssa etapa do processo serve para organização do squad quanto ao encerramento do projeto. Todas as ferramentas utilizadas deverão ser atualizadas. AÇÕES SEPARADAS POR FERRAMENTA
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