03. Escritório Virtual

INTRODUÇÃO

Esse guia foi criado para orientar o squad de projeto na criação do Escritório Virtual do projeto que será operado. Os papéis envolvidos no processo são:
  • Executivo de Contas: Oficializa a nomenclatura do projeto, seguindo o acordo
  • Squad Leader: Responsável por criar o canal do projeto no Slack, organizar as pastas do Drive e cards do projeto no Podio, entre outras ferramentas, seguindo o acordo de nomenclatura;
  • Consultores: Responsável por manter as pastas e arquivos organizados no Drive, criar pasta do projeto no Typeform Zapier, entre outras ferramentas, seguindo o acordo de nomenclatura.



Fluxograma com detalhes do processo


SOBRE O ESCRITÓRIO VIRTUAL

O que? Consiste nas ferramentas que utilizamos para a execução do projeto, seja as ferramentas de armazenamento, comunicação interna e externa, formulários, entre outros.
Por que? A utilização de um escritório virtual padrão é importante para a boa gestão do projeto, uma vez que concentramos as informações e o modo de executar um projeto em algumas ferramentas específicas.

INÍCIO DO PROJETO

Essa etapa do processo serve para criar o Escritório Virtual do projeto, o que contempla todas as ferramentas que serão utilizadas, podendo ser elas: Podio, Drive, Typeform, Zapier, Slack, etc. A etapa começa logo depois que o projeto vendido e alocado para o squad do projeto.

ACESSO DO CLIENTE NA PLATAFORMA* 

*exclusivo para projetos que usam a Plataforma Eureca

O acesso do cliente na Plataforma Eureca corresponde a um login e senha que o cliente receberá do squad do projeto, para que possa acessar os indicadores de inscrição do projeto, em tempo real. O acesso só estará disponível após o lançamento da Plataforma 3.0, prevista para Junho/2020.
  • Caso o cliente ainda não tenha o acesso para a área de clientes da Plataforma Eureca, o SL deve abrir uma demanda para o time de Produto para que o cadastro seja criado;
  • Se o cliente já tiver o acesso para a área de clientes, enviar um email com o login e senha para o cliente, e fixar essa informação no canal do projeto no slack (detalhado no item a seguir).

NOMENCLATURA DO PROJETO

A ID do projeto é definida pelo responsável pela venda (geralmente um Executivo de Contas), que já passa a usar a ID no card do projeto no HubSpot e nos documentos do projeto oficializados logo após a venda: Proposta Vendida e Contrato. O acordo a ser seguido para a criação da ID está disponível a seguir: clique aqui
Assim que isso a ID é definida, algumas ferramentas do Escritório Virtual já são utilizadas:
  • Podio: Conferir o Card do projeto criado automaticamente, logo após o projeto ser dado como vendido por Novos Negócios
    • O SL deve conferir as informações como o nome do projeto, time, valor venda, link da proposta
    • O SL deve complementar o card com detalhamento do projeto e datas previstas para operação
  • Google Drive: Criação da pasta do projeto e as sub-pastas, de acordo com o seguinte modelo: Cliente Acesso
  • Typeform: Criação (ou atualização se o projeto for uma recompra) da pasta para que ao longo da operação do projeto os formulários já tenham onde serem armazenados;
  • Slack: Canal do projeto (status público), com todas as pessoas do squad + Executivo de Contas como membros primários;
    • Como boa prática, sugere-se que o canal no slack seja a última coisa a ser criada, pois assim já pode ser anexada uma mensagem com os links das ferramentas do Escritório Virtual no canal.

Exemplo de mensagem fixada com os links

OPERAÇÃO DO PROJETO

O escritório virtual é atualizado ao longo da execução do projeto por todos os membros do squad. Outras ferramentas que poderão ser utilizadas ao longo do projeto, são:
  • Zapier;
  • Grupo no Whatsapp;
  • Email fixo.
Validações com o cliente - sugestão de serem feitas na reunião de Kick-off com o Cliente:
  • Verificar qual ferramenta o cliente prefere usar para vídeos conferências, caso o cliente não possa usar o Zoom ou Google Meets;
  • Local para compartilhamento de documentos: em alguns dos casos o cliente não consegue abrir documentos de docs online do Google Drive no computador dele.
    • Se por acaso o cliente não acessar os docs online, a sugestão é compartilhar documentos em anexo por email.
  • Horário, dia da semana e frequência para as reuniões de Follow-Ups do projeto: enviar convite fixo das reuniões;
  • Informar sobre a criação de um email fixo, que irá concentrar todas as informações e validações do projeto;
  • Validar se será criado um grupo no whatsapp entre o cliente e o squad do projeto;
  • Verificar a necessidade de criar uma ferramenta de acompanhamento das entregas.
    • Referências: Aplicativo do Dow

DETALHES SOBRE A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO VIRTUAL

CANAL NO SLACK

O que é? O canal do projeto no Slack é o principal meio de comunicação entre toda a equipe do projeto. Ali será enviado todas as informações, documentos e alinhamentos de cada projeto. É também no canal que será discutido pontos que envolvam outras pessoas além do squad de projeto (como coordenação de operações, design, executivo de contas, etc), isso para que a gestão de conhecimento do projeto e o alinhamento flua naturalmente.
Porque? A criação de canais específicos de conversa é importante para concentrar as informações sobre o projeto em um local onde todos tenham acesso rápido.
Como? O processo de criação do canal é detalhada a seguir.
Quanto tempo? A criação do canal leva em torno de 5 minutos. Já a utilização dos mesmos dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.

Como criar um canal no slack?
Acessando o Slack, à direita de Channels, você verá um símbolo de +, clique nele.

Ao clicar no +, você verá a seguinte tela:
Primeiro você deverá alterar manter a privacidade do canal como Public (só assim você poderá marcar pessoas de fora do canal, sem precisar convidá-las a participar do canal). Em seguida você deve preencher os espaços em branco da seguinte forma:
  1. Name: Nome do projeto, deve ser preenchido no modelo: eu_projeto_[nome da empresa]
    1. Exemplo: eu_projeto_arymax
  2. Purpose: Propósito do canal, você deve colocar o porquê de criar o canal, pode ser uma descrição breve do escopo do projeto.
  3. Send invites to: Aqui você deve convidar as pessoas participantes do projeto, os membros essenciais a serem convidados são:
    • Squad Leader do projeto
    • Consultores do projeto
    • Coordenador de Operações
    • Responsável pela venda
    • Designer (se as peças de design forem criadas pela Eureca, e não será terceirizado)
Após o preenchimento, clique em Create Channel e pode começar a utilizar.

GOOGLE DRIVE

O que é? O drive é o principal local de armazenamento de informações do projeto. É nele que a equipe colocará as apresentações, relatórios, planilhas, artes, no geral todo tipo de informação.
Porque? Centralizar as informações do projeto em um só local é importante para executar o projeto do melhor modo garantindo a gestão do conhecimento.
Como? O processo de criação do drive estará detalhado logo abaixo.
Quanto tempo? A criação das pastas principais no drive leva cerca de 5 a 10 minutos, já o período de utilização compreende toda a execução do projeto.
O que eu preciso saber antes de criar o drive? Como seguir o padrão de pastas - aqui

Criação da Pasta no Drive
  • Passo 1: Verificar a pasta do cliente
O primeiro passo para criar o drive, é abrir a pasta da Eureca e clicar na pasta de clientes.

Em seguida, temos duas situações:
  • O projeto é de um cliente antigo: Você deve procurar a pasta do cliente e abrir. Neste caso, há duas situações:
    • O projeto é um novo ciclo de um projeto já realizado: Você deve criar uma pasta para o novo projeto e nomeá-la com o mesmo nome dos ciclos anteriores, alterando apenas o número/ano do projeto, como o exemplo abaixo:


    • O projeto é um novo tipo de projeto: Você deve criar a pasta para o novo projeto e nomeá-la de acordo com o nome do projeto apresentado na proposta de venda.


  • O projeto é de um cliente novo: Você deve criar a pasta para o cliente e nomeá-la de acordo com nome da empresa.

  • Passo 2: Organizar a pasta do projeto
Uma vez criada a pasta do cliente, você deve criar as pastas dentro do projeto para organizar a realização do mesmo. As pastas a serem criadas são:
  • Acompanhamento: Contém os FUP do projeto, o Kick Off, as planilhas de inscrições, tudo relacionado ao acompanhamento do projeto que será repassado para o cliente;
  • Comunicação: Contém tudo ligado a comunicação e design do projeto;
  • Execução: Contém todas as informações referente a execução do projeto;
  • Fechamento: Contém tudo ligado ao fechamento do projeto;
  • Financeiro: Contém todas as informações financeiras do projeto;
  • Planejamento: Contém todas as informações referente ao planejamento do projeto;
  • Proposta Comercial: Contém a proposta do projeto
Eventualmente, os projetos podem ter pastar diferentes destas, isso vai depender do escopo do projeto. Após a criação dessas pastas, você pode começar a utilizar o drive para o novo projeto.

TYPEFORM

O que é? A pasta no Typeform é o local onde será criado todos os formulários não automatizados do projeto.
Porque? A criação da pasta garante que as informações não se percam e melhoram nossa gestão de conhecimento e organização do Typeform.
Como? Acessando o Typeform da Eureca, criando a pasta e utilizando elas para salvar os formulários necessários.
Quanto tempo? A criação da pasta leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.
O que eu preciso saber antes de criar a pasta no Typefom? Antes de criar o canal e o chat você precisa saber Quais são os nossos formulários de satisfação - Formulários de Satisfação

Criação da Pasta no Typeform
  • Passo 1: Criando a pasta
O primeiro passo para criar a pasta é entrar no Typeform da Eureca, você entrará em uma página geral. Em seguida você deve clicar no símbolo de + ao lado de workspace. Ao clicar aparecerá uma aba para nomear o workspace, você deve colocar o seguinte nome:
Eu - [cliente]
Após nomeado você deve clicar em Create Workspace, assim você pode começar a utilizá-lo.

WHATSAPP (opcional)

O que é? O grupo no whatsapp tem como função servir de um canal de fácil e rápido acesso para a equipe, também pode ser um canal de contato com o cliente e com os jovens. 
Porque? A criação do grupo varia de acordo com a necessidade do projeto. Caso a equipe sinta a necessidade de criar um grupo para discutir assuntos urgentes e enviar áudio esse grupo pode ser criado. Também pode ser criado um grupo para que a equipe tenha um contato mais próximo com o cliente ou com os jovens de uma oportunidade.
Como? Após avaliar a necessidade, a equipe deve criar o grupo no aplicativo.
Quanto tempo? A criação do grupo leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.
O que eu preciso saber antes de criar o grupo no whatsapp? Número de telefone dos participantes, principalmente se envolver o cliente. A sugestão é pedir o número do cliente ou em reunião de FUP, ou por email.

Pontos de Atenção:
  • Grupo com apenas a equipe: O grupo no whatsapp deve servir apenas para o envio de áudios ou para assuntos urgentes. A equipe deve atentar-se para não utilizar o grupo como canal principal, mas sim o Slack.
  • Grupo com o cliente: O grupo com o cliente deve ser criado apenas se o cliente der abertura para tal situação. O intuito do grupo é aproximar o cliente do projeto e da equipe buscando sempre mais alinhamento. Pode ser usado para tirar dúvidas, confirmar reuniões ou outros assuntos. A equipe deve atentar-se para não utilizar o grupo como canal principal e sim o E-mail fixo. 
  • Grupo com os jovens: O grupo com os jovens deve ser criado mediante a necessidade do projeto. Deve ser um grupo mais descontraído e que aproxima os jovens da Eureca e do cliente (caso o mesmo esteja no grupo)
  • Dicas gerais: O whatsapp é uma rede social com muito informação! Por tanto tome muito cuidado ao utilizá-la para não enviar nada por engano! Tome cuidado ao deixar o celular na mão de outras pessoas que podem acabar brincando com o whatsapp e causando situações desconfortáveis.

CANAIS DE VÍDEO CHAMADA

O que é? Os canais de vídeo chamada são usados para se comunicar com os clientes e com o time, os canais que podem ser usados são: Skype, Hangouts, Zoom e Whatsapp Vídeo Chamada.
Porque? Os canais de vídeo chamada são importantes pois servem como meio de comunicação rápido onde todos os participantes estão focados no assunto. São nossas reuniões.
Como? A utilização do canal varia de acordo com o software. Cabe ao líder do projeto entender qual é o melhor canal para cada situação.
O que eu preciso saber antes de escolher o canal a utilizar?

Skype:
Vantagens:
Permite a criação de grupos, facilitando as ligações
Desvantagens:
Uso intenso da conexão com a internet
Situações favoráveis:
Reuniões com cliente
Reuniões de time

Meets:
Vantagens:
Autoriza ou não pessoas entrarem na chamada
Fácil e rápido acesso através de link
Desvantagens:
Tem limite de pessoas por chamada
Uso intenso da conexão com a internet
Situações favoráveis:
Reuniões com diversos jovens
Reunião com cliente que não tenha Skype
Reuniões que possam ser gravadas
Reuniões que possam ser transmitidas ao vivo

Zoom:
Vantagens:
Grava vídeo e áudio separados
Suporte um grande número de participantes
Possui controle de preferência de fala
Permite a criação de grupos
Desvantagens:
Precisa ser instalado no computador
Situações favoráveis:
Reuniões com cliente
Reuniões de time

Chamada de Vídeo do Whatsapp
Vantagens: 
Boa para reuniões urgentes
Desvantagens:
É o meio mais informal
Situações favoráveis:
Reuniões urgentes
Reuniões onde nenhum outro meio deu certo

FECHAMENTO DO ESCRITÓRIO VIRTUAL

Essa etapa do processo serve para organização do squad quanto ao encerramento do projeto. Todas as ferramentas utilizadas deverão ser atualizadas. 

AÇÕES SEPARADAS POR FERRAMENTA

  • Zapier: Excluir a pasta;
  • Typeform: Exportar as respostas dos formulários em uma planilha em Excel, salvar no drive e em seguida excluir os formulários e a workspace do projeto;
  • Podio: 
    • Revisar as informações dos cards e garantir que todas as entregas e tarefas estejam concluídas;
    • Revisar informações do financeiro;
    • Preenchimento dos indicadores do projeto no Podio
  • Whatsapp: Apagar grupo, caso tenha sido criado;
  • Google Drive: Revisar as informações do Drive e limpar os arquivos que forem necessários. Lembrando que a pasta no drive, junto com o card no Podio, são as principais ferramentas para garantir a gestão de conhecimento do projeto. Só delete arquivos que sejam a versão anteriores a uma versão final de arquivo, mantendo assim a versão final sempre salva;
  • Slack: Arquivar o canal no slack
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