INTRODUÇÃO

• Executivo de Contas: Oficializa a nomenclatura do projeto, seguindo o acordo
• Squad Leader: Responsável por criar o canal do projeto no Slack, organizar as pastas do Drive e cards do projeto no Podio, entre outras ferramentas, seguindo o acordo de nomenclatura;
• Consultores: Responsável por manter as pastas e arquivos organizados no Drive, criar pasta do projeto no Typeform Zapier, entre outras ferramentas, seguindo o acordo de nomenclatura.

Fluxograma com detalhes do processo

SOBRE O ESCRITÓRIO VIRTUAL

O que? Consiste nas ferramentas que utilizamos para a execução do projeto, seja as ferramentas de armazenamento, comunicação interna e externa, formulários, entre outros.

Por que? A utilização de um escritório virtual padrão é importante para a boa gestão do projeto, uma vez que concentramos as informações e o modo de executar um projeto em algumas ferramentas específicas.

INÍCIO DO PROJETO

Essa etapa do processo serve para criar o Escritório Virtual do projeto, o que contempla todas as ferramentas que serão utilizadas, podendo ser elas: Podio, Drive, Typeform, Zapier, Slack, etc. A etapa começa logo depois que o projeto vendido e alocado para o squad do projeto.

ACESSO DO CLIENTE NA PLATAFORMA* 

*exclusivo para projetos que usam a Plataforma Eureca

O acesso do cliente na Plataforma Eureca corresponde a um login e senha que o cliente receberá do squad do projeto, para que possa acessar os indicadores de inscrição do projeto, em tempo real. O acesso só estará disponível após o lançamento da Plataforma 3.0, prevista para Junho/2020.

• Caso o cliente ainda não tenha o acesso para a área de clientes da Plataforma Eureca, o SL deve abrir uma demanda para o time de Produto para que o cadastro seja criado;
• Se o cliente já tiver o acesso para a área de clientes, enviar um email com o login e senha para o cliente, e fixar essa informação no canal do projeto no slack (detalhado no item a seguir).

NOMENCLATURA DO PROJETO

A ID do projeto é definida pelo responsável pela venda (geralmente um Executivo de Contas), que já passa a usar a ID no card do projeto no HubSpot e nos documentos do projeto oficializados logo após a venda: Proposta Vendida e Contrato. O acordo a ser seguido para a criação da ID está disponível a seguir: clique aqui

Assim que isso a ID é definida, algumas ferramentas do Escritório Virtual já são utilizadas:

• Podio: Conferir o Card do projeto criado automaticamente, logo após o projeto ser dado como vendido por Novos Negócios
• O SL deve conferir as informações como o nome do projeto, time, valor venda, link da proposta
• O SL deve complementar o card com detalhamento do projeto e datas previstas para operação
• Google Drive: Criação da pasta do projeto e as sub-pastas, de acordo com o seguinte modelo: Cliente Acesso
• Typeform: Criação (ou atualização se o projeto for uma recompra) da pasta para que ao longo da operação do projeto os formulários já tenham onde serem armazenados;
• Slack: Canal do projeto (status público), com todas as pessoas do squad + Executivo de Contas como membros primários;
• Como boa prática, sugere-se que o canal no slack seja a última coisa a ser criada, pois assim já pode ser anexada uma mensagem com os links das ferramentas do Escritório Virtual no canal.

Exemplo de mensagem fixada com os links

OPERAÇÃO DO PROJETO

O escritório virtual é atualizado ao longo da execução do projeto por todos os membros do squad. Outras ferramentas que poderão ser utilizadas ao longo do projeto, são:

• Zapier;
• Grupo no Whatsapp;
• Email fixo.

Validações com o cliente - sugestão de serem feitas na reunião de Kick-off com o Cliente:

• Verificar qual ferramenta o cliente prefere usar para vídeos conferências, caso o cliente não possa usar o Zoom ou Google Meets;
• Local para compartilhamento de documentos: em alguns dos casos o cliente não consegue abrir documentos de docs online do Google Drive no computador dele.
• Se por acaso o cliente não acessar os docs online, a sugestão é compartilhar documentos em anexo por email.
• Horário, dia da semana e frequência para as reuniões de Follow-Ups do projeto: enviar convite fixo das reuniões;
• Informar sobre a criação de um email fixo, que irá concentrar todas as informações e validações do projeto;
• Validar se será criado um grupo no whatsapp entre o cliente e o squad do projeto;
• Verificar a necessidade de criar uma ferramenta de acompanhamento das entregas.
• Referências: Aplicativo do Dow
• Planilha de Criação: acesse
• Aplicativo: acesse

DETALHES SOBRE A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO VIRTUAL

CANAL NO SLACK

O que é? O canal do projeto no Slack é o principal meio de comunicação entre toda a equipe do projeto. Ali será enviado todas as informações, documentos e alinhamentos de cada projeto. É também no canal que será discutido pontos que envolvam outras pessoas além do squad de projeto (como coordenação de operações, design, executivo de contas, etc), isso para que a gestão de conhecimento do projeto e o alinhamento flua naturalmente.

Porque? A criação de canais específicos de conversa é importante para concentrar as informações sobre o projeto em um local onde todos tenham acesso rápido.

Como? O processo de criação do canal é detalhada a seguir.

Quanto tempo? A criação do canal leva em torno de 5 minutos. Já a utilização dos mesmos dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.

Como criar um canal no slack?

Acessando o Slack, à direita de Channels, você verá um símbolo de +, clique nele.

Ao clicar no +, você verá a seguinte tela:

Primeiro você deverá alterar manter a privacidade do canal como Public (só assim você poderá marcar pessoas de fora do canal, sem precisar convidá-las a participar do canal). Em seguida você deve preencher os espaços em branco da seguinte forma:

1. Name: Nome do projeto, deve ser preenchido no modelo: eu_projeto_[nome da empresa]
1. Exemplo: eu_projeto_arymax
2. Purpose: Propósito do canal, você deve colocar o porquê de criar o canal, pode ser uma descrição breve do escopo do projeto.
3. Send invites to: Aqui você deve convidar as pessoas participantes do projeto, os membros essenciais a serem convidados são:

• Squad Leader do projeto
• Consultores do projeto
• Coordenador de Operações
• Responsável pela venda
• Designer (se as peças de design forem criadas pela Eureca, e não será terceirizado)

Após o preenchimento, clique em Create Channel e pode começar a utilizar.

GOOGLE DRIVE

O que é? O drive é o principal local de armazenamento de informações do projeto. É nele que a equipe colocará as apresentações, relatórios, planilhas, artes, no geral todo tipo de informação.

Porque? Centralizar as informações do projeto em um só local é importante para executar o projeto do melhor modo garantindo a gestão do conhecimento.

Como? O processo de criação do drive estará detalhado logo abaixo.

Quanto tempo? A criação das pastas principais no drive leva cerca de 5 a 10 minutos, já o período de utilização compreende toda a execução do projeto.

O que eu preciso saber antes de criar o drive? Como seguir o padrão de pastas - aqui

Criação da Pasta no Drive

• Passo 1: Verificar a pasta do cliente

O primeiro passo para criar o drive, é abrir a pasta da Eureca e clicar na pasta de clientes.

Em seguida, temos duas situações:

• O projeto é de um cliente antigo: Você deve procurar a pasta do cliente e abrir. Neste caso, há duas situações:
• O projeto é um novo ciclo de um projeto já realizado: Você deve criar uma pasta para o novo projeto e nomeá-la com o mesmo nome dos ciclos anteriores, alterando apenas o número/ano do projeto, como o exemplo abaixo:

• O projeto é um novo tipo de projeto: Você deve criar a pasta para o novo projeto e nomeá-la de acordo com o nome do projeto apresentado na proposta de venda.

• O projeto é de um cliente novo: Você deve criar a pasta para o cliente e nomeá-la de acordo com nome da empresa.

• Passo 2: Organizar a pasta do projeto

Uma vez criada a pasta do cliente, você deve criar as pastas dentro do projeto para organizar a realização do mesmo. As pastas a serem criadas são:

• Acompanhamento: Contém os FUP do projeto, o Kick Off, as planilhas de inscrições, tudo relacionado ao acompanhamento do projeto que será repassado para o cliente;
• Comunicação: Contém tudo ligado a comunicação e design do projeto;
• Execução: Contém todas as informações referente a execução do projeto;
• Fechamento: Contém tudo ligado ao fechamento do projeto;
• Financeiro: Contém todas as informações financeiras do projeto;
• Planejamento: Contém todas as informações referente ao planejamento do projeto;
• Proposta Comercial: Contém a proposta do projeto

Eventualmente, os projetos podem ter pastar diferentes destas, isso vai depender do escopo do projeto. Após a criação dessas pastas, você pode começar a utilizar o drive para o novo projeto.

TYPEFORM

O que é? A pasta no Typeform é o local onde será criado todos os formulários não automatizados do projeto.

Porque? A criação da pasta garante que as informações não se percam e melhoram nossa gestão de conhecimento e organização do Typeform.

Como? Acessando o Typeform da Eureca, criando a pasta e utilizando elas para salvar os formulários necessários.

Quanto tempo? A criação da pasta leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.

O que eu preciso saber antes de criar a pasta no Typefom? Antes de criar o canal e o chat você precisa saber Quais são os nossos formulários de satisfação - Formulários de Satisfação

Criação da Pasta no Typeform

• Passo 1: Criando a pasta

O primeiro passo para criar a pasta é entrar no Typeform da Eureca, você entrará em uma página geral. Em seguida você deve clicar no símbolo de + ao lado de workspace. Ao clicar aparecerá uma aba para nomear o workspace, você deve colocar o seguinte nome:

Eu - [cliente]

Após nomeado você deve clicar em Create Workspace, assim você pode começar a utilizá-lo.

WHATSAPP (opcional)

O que é? O grupo no whatsapp tem como função servir de um canal de fácil e rápido acesso para a equipe, também pode ser um canal de contato com o cliente e com os jovens. 

Porque? A criação do grupo varia de acordo com a necessidade do projeto. Caso a equipe sinta a necessidade de criar um grupo para discutir assuntos urgentes e enviar áudio esse grupo pode ser criado. Também pode ser criado um grupo para que a equipe tenha um contato mais próximo com o cliente ou com os jovens de uma oportunidade.

Como? Após avaliar a necessidade, a equipe deve criar o grupo no aplicativo.

Quanto tempo? A criação do grupo leva em torno de 5 minutos. Já a utilização da mesma dura todo o tempo que o projeto estiver em execução.

O que eu preciso saber antes de criar o grupo no whatsapp? Número de telefone dos participantes, principalmente se envolver o cliente. A sugestão é pedir o número do cliente ou em reunião de FUP, ou por email.

Pontos de Atenção:

• Grupo com apenas a equipe: O grupo no whatsapp deve servir apenas para o envio de áudios ou para assuntos urgentes. A equipe deve atentar-se para não utilizar o grupo como canal principal, mas sim o Slack.
• Grupo com o cliente: O grupo com o cliente deve ser criado apenas se o cliente der abertura para tal situação. O intuito do grupo é aproximar o cliente do projeto e da equipe buscando sempre mais alinhamento. Pode ser usado para tirar dúvidas, confirmar reuniões ou outros assuntos. A equipe deve atentar-se para não utilizar o grupo como canal principal e sim o E-mail fixo. 
• Grupo com os jovens: O grupo com os jovens deve ser criado mediante a necessidade do projeto. Deve ser um grupo mais descontraído e que aproxima os jovens da Eureca e do cliente (caso o mesmo esteja no grupo)
• Dicas gerais: O whatsapp é uma rede social com muito informação! Por tanto tome muito cuidado ao utilizá-la para não enviar nada por engano! Tome cuidado ao deixar o celular na mão de outras pessoas que podem acabar brincando com o whatsapp e causando situações desconfortáveis.

CANAIS DE VÍDEO CHAMADA

O que é? Os canais de vídeo chamada são usados para se comunicar com os clientes e com o time, os canais que podem ser usados são: Skype, Hangouts, Zoom e Whatsapp Vídeo Chamada.

Porque? Os canais de vídeo chamada são importantes pois servem como meio de comunicação rápido onde todos os participantes estão focados no assunto. São nossas reuniões.

Como? A utilização do canal varia de acordo com o software. Cabe ao líder do projeto entender qual é o melhor canal para cada situação.

O que eu preciso saber antes de escolher o canal a utilizar?

Skype:

Vantagens:

Permite a criação de grupos, facilitando as ligações

Uso intenso da conexão com a internet

Reuniões com cliente

Reuniões de time

Autoriza ou não pessoas entrarem na chamada

Fácil e rápido acesso através de link

Tem limite de pessoas por chamada

Uso intenso da conexão com a internet

Reuniões com diversos jovens

Reunião com cliente que não tenha Skype

Reuniões que possam ser gravadas

Reuniões que possam ser transmitidas ao vivo

Grava vídeo e áudio separados

Suporte um grande número de participantes

Possui controle de preferência de fala

Permite a criação de grupos

Precisa ser instalado no computador

Reuniões com cliente

Reuniões de time

Boa para reuniões urgentes

É o meio mais informal

Reuniões urgentes

Reuniões onde nenhum outro meio deu certo