05.[ATUALIZAR] Gestão de Educação e Seleção

O que é? Em E&S o Fluxo de Gestão segue o seguinte padrão:
  1. Projeto

    1. Ciclo

  2. Fase

  3. Entrega

  4. Tarefa

Abaixo será detalhado todo o Fluxo de Gestão para projetos de Educação e Seleção. Segue o sumário com as informações:

Caso você queira acessar outras informações sobre Educação e Seleção, procure o que precisa na lista abaixo (se o que estiver procurando não está descrito aqui, procure o papel de Especialista de Projetos):

Então vamos de Introdução...

No Podio dividimos um projeto de Educação e Seleção em alguns níveis, são eles:

A visualização desses níveis é:

PROJETO/CICLOS

O primeiro nível de gestão será o de Projetos ou Ciclos, através dele faremos análises macros como:
  • Satisfação do cliente;
  • Acompanhamento da margem;
  • Investimento de tempo do time;
  • Impacto do projeto
Usaremos o projeto e o ciclo para organizar quais devem ser as fases, entregas e tarefas de cada ação vendida. Os ciclos surgem como “micro projetos” dentro dos projetos.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE PROJETO E CICLO?

Projetos: Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. São atividades que têm início e fim programados, devendo resultar em um serviço ou produto final.

Premissas para se definir um projeto:

  • Todo projeto possui apenas um contrato com o cliente;

  • O projeto pode ter vários ciclos, mas nunca um ciclo fará parte de vários projetos;

Gerenciamento dos projetos: Aplicativo no Podio
Detalhamento de como criar um card no Podio na Página: Criação do projeto no Podio

Ciclos: Espaço de tempo durante o qual ocorre e se completa, com regularidade, um fenômeno ou um fato, ou uma sequência de fenômenos ou fatos.

Pode compreender entregas de diferentes serviços (Educação & Seleção, Youth Branding e Desenvolvimento) em um mesmo Projeto.

Premissas para se definir um ciclo:

  • Ter budget específico e direcionado para o ciclo

  • Possibilidade de equipes diferentes para executar o serviço (como por exemplo Squads para Educação & Seleção e Eureca Academy para Desenvolvimento)

Gerenciamento dos ciclos: Aplicativo no Podio

A Coordenação de Operações cria os cards de ciclos caso esses exijam equipes diferentes para execução: Seleção e Desenvolvimento, por exemplo. Já se o projeto tiver vários ciclos de seleção, que serão operados pelo mesmo Squad, o Squand Leader que deverá criar os cards de ciclos.

GERENCIAMENTO DAS FASES

As fases serão usadas para entendermos qual é o Planejamento Macro do projeto e em que parte estamos de sua execução. Uma fase não necessariamente inicia após o término de outra. Elas podem se sobrepor de acordo com o cronograma definido pelo Squad.


Para realizar o planejamento do projeto, utilizaremos a Planilha de Planejamento, nela teremos uma sugestão de todas as fases, entregas e tarefas mais usuais de um projeto. O Squad deverá conferir se há algo novo ou algo que não será realizado no projeto para atualizar a planilha.

O gerenciamento das fases será um direcionamento para o Squad Leader entender quais são as etapas do projeto que estão acontecendo e como está o controle financeiro do projeto. Será através das fases que verificaremos no Dashboard Financeiro a efetividade do orçado vs realizado.


Em um projeto de E&S temos as seguintes fases padrões:

  1. Planejamento
  2. Estratégia de Comunicação
  3. Filmagem e Fotos
  4. Seleção
  5. Painel
  6. Hunting
O QUE É CADA FASE?

> Planejamento

A fase de planejamento compreende toda as entregas internas e iniciais do projeto / ciclo com o cliente. Essa fase começa com a reunião entre o time de Novos Negócios e o Squad para explicar sobre o projeto e finaliza com a aprovação do cronograma pelo cliente.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente ao elaborar um cronograma que atinja suas expectativas, ao realizar as primeiras reuniões do projeto de forma assertiva, que traga uma boa percepção sobre a Eureca e o alinhamento de expectativas com o cliente em relação ao escopo do projeto/ciclo. Atingimos o sucesso dessa etapa ao planejar o projeto, elencando os riscos, os prazos e estudando o cliente para inovar e encantar.


> Estratégia de Comunicação

Essa fase compreende toda a criação e execução da estratégia de comunicação que será realizada no projeto / ciclo.  Ela se inicia com o Plano de Comunicação e se encerra após o encerramento da divulgação da oportunidade. Todas as ações de design de peças/landing page etc são incluídas nessa etapa.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao criar uma narrativa e linguagem de comunicação que seja alinhada a cultura da empresa e ao que o programa quer passar aos jovens. Também entregamos valor ao criar uma identidade visual que satisfaça o cliente. Nosso critério de sucesso é garantir uma comunicação fluída, que atinja os jovens e permita o time Eureca bater as metas de inscrição.


> Filmagem e Fotos

Essa fase compreende todo o relacionamento e entregas do time de filmagens e fotos que estará envolvido no projeto/ciclo. Normalmente essa fase se inicia antes do lançamento da oportunidade e termina após a realização dos painéis.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente ao escrever roteiros que transmitam a cultura e os ideais do programa aos jovens, além de criar registros visuais que sejam bons para divulgação e utilização em cases. Nosso critério de sucesso é realizar as filmagens e fotos dos momentos certos e permitir a construção de um case para o projeto.


> Seleção Eureca

Essa fase compreende todo o processo de seleção realizado pela Eureca, iniciando com a construção da trilha online e finalizando após os jovens serem selecionados para o painel ou para o evento.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente entendendo profundamente sobre as vagas e quais são as competências que os jovens que serão selecionados devem ter, entregamos valor construindo uma trilha de seleção que leve para a etapa final os jovens certos que mais aderem a cultura, ao escopo e ao momento da empresa e da vaga. Atingimos o sucesso nessa fase quando conseguimos selecionar bons jovens para todas as vagas.


> Painel

Iniciando na construção da proposta do painel, essa fase compreende todas as entregas de pré painel, de execução e de fechamento do painel e evento, encerrando após a conclusão do evento ou o envio do último feedback dos painéis de seleção.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente ao desenhar uma experiência que seja marcante positivamente, boa para avaliar os candidatos e seja alinhada com a cultura e momento da empresa, também entregamos valor ao executar essa experiência de forma que os jovens, independente do resultado, saiam como promotores da empresa e da Eureca. Nosso critério de sucesso é realizar uma experiência encantadora, pensando em todos os detalhes e ter todas as vagas fechadas.


> Hunting

Hunting é uma fase que pode ou não acontecer. Ela ocorre nos projetos/ciclos de E&S cujo não tiveram todas as suas vagas preenchidas, seja pré, pós painel ou então em projetos que não tem a característica de Programa de Estágio/Trainees. O hunting pode começar entre o encerramento das inscrições e o painel e encerra após o preenchimento das vagas.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente ao selecionar de forma ágil e assertiva jovens para vagas que não foram fechadas durante o processo normal. Nosso critério de sucesso é encontrar bons jovens e garantir uma experiência boa para o candidato, os gestores e os clientes.


> Encerramento

O encerramento é a fase onde o squad começa a finalizar o projeto, concentrando os dados do projeto e de impacto. Essa etapa pode começar após o fechamento das inscrições e encerrada após a reunião de encerramento com o cliente.

Critério de sucesso e entrega de valor: Nessa fase entregamos valor ao cliente ao trazer dados e análises do projeto em um relatório com dados detalhados e análises críticas de pontos positivos e melhorias para os próximos programas. Nosso critério de sucesso é construir relatórios bons e úteis e realizar um encerramento de projeto crítico, amigável e que possibilidade uma recompra. Além disso, nosso critério de sucesso interno é garantir a gestão de conhecimento, celebrações e fechamento do escritório virtual.


GERENCIAMENTO DAS ENTREGAS

Aplicativo no Podio: clique aqui


As entregas serão usadas para realizarmos o Planejamento Micro do projeto. Será através delas que teremos uma visão de quais são as tarefas que devemos realizar na sprint e quais devemos ter no Backlog para as próximas.


Padronizamos quais entregas serão realizadas em cada fase, através da Planilha de Planejamento. Cada Squad deve fazer uma cópia da planilha por projeto e revisar quais entregas o seu projeto terá, retirando ou adicionando entregas que o modelo não contempla.

Além disso, é desejável que em todo sprint ao menos uma entrega seja finalizada, fornecendo assim a entrega de valor para o cliente.


GERENCIAMENTO DAS TAREFAS

Aplicativo no Podio: clique aqui


As tarefas serão usadas para a organização diária individual. Cada entrega terá diversas tarefas que serão alocadas um Kanban para que o Squad possa acompanhar o longo da sprint como está o status de cada atividade, quais são os bloqueios e como o time está caminhando para realizar as entregas.


Será através das tarefas que colocaremos os dados para abastecer os indicadores do projeto e das sprints como:

  • Tarefas por pessoas

  • Horário de trabalho planejado vs realizado

  • Custo planejado vs realizado


As tarefas serão planejadas com o auxílio da Planilha de Planejamento. Nesta planilha teremos todas as tarefas mais comuns de um projeto e cada Squad deve revisar a planilha para entender quais tarefas o seu projeto terá (assim como nas entregas, lembrar sempre de fazer uma cópia do modelo ao fazer as alterações).

Além disso, nesta planilha o Squad poderá colocar datas e o custo planejado por tarefa, bem como qual será a categoria do custo.


Assim que o Squad terminar o planejamento pela planilha o Squad Leader deverá importar ela no Podio, no aplicativo de tarefas. A partir de então, todo a gestão se dará no Podio através do aplicativo de Tarefas e da rotina das sprints.