1. Gestão por Sprint

GESTÃO ÁGIL DA EURECA

Atualmente aplicamos os fundamentos de metodologia ágil na nossa gestão de projetos. Praticamos uma gestão transparente em Sprints de 1 semana e também realizamos os ritos:

  • Planning

  • Review e Refinement

  • Daily

  • Organização da Sprint

  • Retrospectiva


O grande desafio é aplicar a metodologia ágil com diversos projetos simultâneos. Para isso, temos uma instrução base de como executar cada ritual e gerir as Sprints.


PARTIU PARA A SPRINT!

O Sprint é um espaço de tempo no qual determinadas atividades devem ser executadas.

Tamanho do Sprint: Segundo o guia do SCRUM, uma sprint deve possuir uma duração entre 1-4 semanas. A grande maioria das equipes preferem sprints mais curtas, optando por uma ou duas semanas. Na Eureca, definimos o tamanho da Sprint em 1 semana


A organização cronológica da sprint acontece da seguinte forma:

ONDE COMEÇA A SPRINT?

A execução da sprint começa sempre na segunda-feira. Logo após a Planning, ela dura até a sexta-feira e durante esse período realizamos checkpoints diários para entender imprevistos, bloqueios e como estamos com a execução.


No fim da Sprint realizamos a Review + Refinement para começar a organização da próxima Sprint, nesse ritual levantamos as entregas da próxima semana e então cada pessoa do Squad se organiza para trazer o que fará na Planning da próxima Sprint.



REVIEW + REFINEMENT

Esse ritual se trata de uma reunião mais longa, com duração de 1 à 2 horas (dependendo do número de projetos do Squad), para fazer uma revisão do já aconteceu na Sprint e o que precisa acontecer na próxima.


REVIEW

Durante o Review, o Squad conversa sobre as entregas que foram alocadas na sprint para:

  • Entender se conseguiremos realizar a entrega atingindo a qualidade esperada e proporcionando o valor esperado ao cliente;

  • Coletar os feedbacks de como foi a sprint, o que foi muito bom e o que podemos melhorar.


Para realizar a Review o Squad deverá olhar o aplicativo de entregas no Podio revisando as colunas de Sprint, Executando e Concluída. Com essa visualização será possível entender como está o Status de cada entrega, qual é a atual porcentagem delas e se essa entrega estava ou não planejada para finalizar em uma Sprint.


Caso necessário, o Squad poderá clicar no card da entrega para analisar os detalhes da mesma, entendendo as tarefas que estão contempladas dentro dela e outras informações relevantes.

A Review deve ser realizada por projeto.


REFINEMENT

Para realizar a Refinement o Squad deverá olhar o aplicativo de entregas no Podio analisando as colunas de Backlog, Sprint e Executando. Com essa visualização o Squad deve trazer quais as entregas que entrarão para a próxima sprint. Para isso, basta arrastar o card de Backlog para Sprint.


Além disso, é papel do Squad Leader apoiar o Squad na revisão do cronograma e trazer as necessidades do cliente neste momento, para que o Squad possa definir as entregas mais importantes para o projeto ou relevantes para o cliente.

A Refinement deve ser realizada por projeto.


COMO É ESSE RITUAL?

Duração: 1h00 à 2h00, depende da velocidade do Squad e da quantidade de projetos operados.

Quem conduz o ritual: o(a) Squad Leader, pois é papel dele(a) ter uma visão macro do projeto e entender as necessidades do cliente.

Quem diz o que foi entregue, o que será entregue e o que não será possível entregar: o(a) responsável por cada entrega.

Quem trás os feedbacks: todo o Squad.

Quem define o que entrará para a próxima sprint: o Squad Leader direciona, porém todo o Squad deve consentir.

Boas práticas pré e pós ritual:

  • Para que o ritual seja feito da melhor forma, é interesse que o Squad finalize a sua sprint antes dessa reunião, caso não seja possível finalizar a sprint recomendamos que poucas tarefas sejam alocadas para a sexta-feira a tarde;

  • Após a reunião de Rev. + Ref. é interesse que o Squad já comece a alocar as tarefas da próxima semana, finalizando a sexta-feira de trabalho com uma organização da próxima sprint e então ficando liberado para #sextar;

  • Recomenda-se que os(as) Squad Leaders alinhem com os clientes que sexta-feira é um dia interno na Eureca, ou seja, sem reuniões com clientes.

E se a reunião não acontecer: o(a) Squad Leader é responsável por direcionar as entregas e atualizar o time via slack.



ORGANIZAÇÃO DA SPRINT

Uma vez definido quais entregas serão realizadas na próxima sprint caberá a cada pessoa do Squad organizar sua sprint para entender quais tarefas que serão realizadas. Para isso, o Squad contará com um backlog de tarefas já pré definidas.


Assim, cada pessoa do Squad deve analisar esse backlog para entender o que será feito, quando, quanto tempo será estimado para a tarefa e se há alguma tarefa que deve ser feita e não está no backlog.

Essa organização deve ser realizada entre a reunião de Rev. + Ref. e a reunião de Planning do Squad


COMO ORGANIZAR MINHA SPRINT?

Para organizar a sua sprint você deverá consultar o aplicativo de entregas no Podio. Nele você terá uma visualização de quais entregas estão no seu backlog e quais ainda estão sendo realizadas.


Para realizar esse processo, recomendamos que você deixe em outra aba o resumo da sprint da próxima semana aberto. Esse resumo pode ser encontrado no aplicativo de sprints do Podio.

Em seguida, você deverá abrir card por card das suas entregas e conferir quais são as tarefas que aquele card possui para começar a organizar a sua próxima sprint.

Ao abrir o card de uma Tarefa você encontra diversas informações, boa parte delas já preenchidas.


Para organizar a sua sprint você deve colocar:

  • Qual é a prioridade dessa tarefa?

  • Colocar o status da entrega para Backlog caso ela esteja na sprint e não será realizada nela

  • Quando você planeja entregar ela?

  • Há algo importante que vale a pena ser colocado na descrição?

  • Quantas horas você estima que vai gastar para executar essa tarefa?

  • Quem é responsável por essa tarefa

  • Há algum arquivo que você utilizará para executá-la?


Após organizar todas as tarefas você pode voltar no resumo da sprint e conferir quantas tarefas e quantas horas você alocou para sua próxima sprint. Nessa tabela, é muito importante que você analise as horas alocadas (na coluna Estimadas) e se você tiver planejado muitas horas, deve rever as tarefas e entender o que será possível ou não ser feito.

Você é responsável por suas entregas e também pelo seu autocuidado! 💞

CONTROLE DAS HORAS DE TRABALHO

Para saber se você alocou muitas horas para a sua Sprint, é importante calcular quantas horas você tem disponível. O primeiro passo é fazer o cálculo:

  • Dias de sprint: 5

  • Horas de trabalho: 8 para efetivos(as), 6 para estagiários(as)


5 x 8 = 40 horas por sprint | 5 x 6 = 30 horas por sprint


Porém, precisamos considerar que é muito difícil ser produtivo(a) todas as horas do dia, dessa forma é interessante definir uma porcentagem de produtividade. Podemos considerar 80% uma boa porcentagem. Assim, temos:


80% de 40 = 32 horas | 80% de 30 = 26 horas


Além disso, é muito importante você ter em mente quais outras tarefas além de projetos você tem para realizar durante a próxima sprint, então confira suas anotações, agenda etc para verificar se na próxima sprint você tem:

  • Reunião de chapter, reunião de sub círculo, reunião de Eureca;

  • Atividades em outros projetos da Eureca, do Anga, PDI, OKRs ou com outros sub círculos;

  • Atividades de outros papéis que você ocupa (como papéis sistêmicos de guardião e facilitador)


Importante: é legal deixar algumas horas livres, para demandas que surgirem ao longo da sprint.


DICAS DE PLANEJAMENTO

Durante a organização da uma Tarefa, você pode sentir a necessidade de ter mais tarefas relacionadas a ela, para isso recomendamos abrir o Card da Tarefa e apertar a tecla T, com isso você irá criar uma tarefa do Podio dentro dela.

Assim, você pode colocar quantas sub tarefas forem necessárias para sua organização, colocando prazos diferentes, notificações e lembretes.


Depois que você fechar o planejamento da sua próxima sprint você pode se organizar da forma que achar melhor!

Então, caso você seja uma pessoa que prefira colocar as tarefas em agenda, em outros aplicativos etc pode ser uma boa prática fazer essa atualização.

  • Obs: Sempre teremos o Podio para concentrar as informações e fazer esse papel para você :)


Aproveitando, segue aqui um Treinamento de Produtividade dado pelo Pedro Nascimento (Qura). No treinamento ele ensina como usar essa funcionalidade de Tarefas do Podio: clique aqui

PLANNING

A Planning é uma reunião onde cada pessoa do Squad irá trazer, baseado nas entregas definidas na Refinement, como será a sua sprint, destacando as tarefas que planeja fazer e quando planeja entrega.

É neste momento que o time traz as prioridades da semana, se há algum desafio ou problema. Também neste momento que o(a) Squad Leader apoia o time para entender se com as tarefas alocadas será possível atingir as entregas.


Para realizar a Planning o Squad deverá olhar o aplicativo de entregas no Podio. Analisando as Entregas que serão realizadas naquela sprint por projeto e entendendo se alguma tarefa foi considerada ficar para a próxima sprint, e porque. Durante a Planning é importante revisar a entrega de valor das entregas, para entender o que o cliente espera e quando ele gostaria de ter isso.

Após a análise de entregas, deve-se olhar para as horas que cada pessoa separou para trabalhar e entender se estão coerente com os prazos e outras responsabilidades.


COMO É ESSE RITUAL?

Duração: 1h00 à 2h00, depende da velocidade do Squad e da quantidade de projetos operados.

Quem conduz o ritual: o(a) Squad Leader pode facilitar a reunião, trazendo a ordem dos projetos e puxando as pessoas do time para falarem.

Quem diz o que será feito, quando será e o que não será possível fazer: o(a) responsável por cada tarefa.

Quem revisa a carga e o tempo de trabalho da sprint: o Squad Leader direciona, porém todo o Squad deve estar atento a isso.

Boas práticas pré e pós ritual:

  • Para que o ritual seja feito da melhor forma, é importante que todo o Squad tenha realizado a Organização da Sprint;

  • Também é interessante já ter em mente quais são os riscos e dificuldades para que não seja gasto tempo na reunião para pensar nos problemas e sim em possíveis soluções.

E se a reunião não acontecer: o (a) Squad Leader é responsável por re-agendar a reunião, ou buscar uma forma de fazer assíncrona.


DAILY

A Daily é uma reunião para servir como um alinhamento e checkpoint sobre como está o andamento da Sprint, ela tende a ser bem rápida, com duração de 15 a 30 minutos. Na Daily cada pessoa do time deve responder três perguntas:

> Caso a Daily seja no começo da manhã

  • O que eu fiz ontem?

  • O que farei hoje?

  • Estou com algum impeditivo?

> Caso a Daily seja no fim da tarde

  • O que eu fiz hoje?

  • O que farei amanhã?

  • Estou com algum impeditivo?


Para realizar a Daily o Squad deverá olhar o aplicativo de tarefas no Podio analisando todas colunas. Esse formato é um Kanban onde mostrará em tempo real como está o processo do Squad com suas tarefas.


Ao longo do dia, o Squad deve gerir suas tarefas através desse aplicativo, colocando os arquivos na tarefa, fazendo comentários, e alterando o status e duração das mesmas.

COMO É ESSE RITUAL?

Duração: 0h15 à 0h30, depende da velocidade do Squad e da quantidade de projetos operados.

Quem conduz o ritual: o(a) Squad Leader pode facilitar a reunião, trazendo a ordem dos projetos e puxando as pessoas do time para falarem.

Quem diz o que foi feito, e o que será e o que está dando errado: o(a) responsável por cada tarefa.

Boas práticas pré e pós ritual:

  • Como é um ritual diário vale o Squad entender como fazer da melhor forma, colocando check in, check out ou outras práticas;

  • Recomenda-se que a Daily aconteça todo os dias sempre no mesmo horário, para se tornar uma rotina do Squad.

E se a reunião não acontecer: o(a) Squad Leader é responsável por puxar o time a trazer atualizações via Slack ou Podio.

A daily precisa ser todo dia?: Não, fica a critério do Squad definir que gostaria de ter a Daily todos os dias. Porém é altamente recomendado que tenha ao menos uma Daily na semana.


RETROSPECTIVA

No fim de 4 sprints realizaremos um ritual chamado Retrospectiva. Ele consiste em uma reunião onde todo o Squad olhada para o que viveu nas últimas sprints e colhe o que ficou vivo disso tudo. Os aprendizados, as celebrações, as dores, o que fizer sentido. Neste momento podemos conectar nossas entregas com nossas OKRs.



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