1. Plano de Comunicação

INTRODUÇÃO

Esse guia foi criado para orientar o planejamento e criação do Plano de Comunicação de um novo projeto, quando já a necessidade de criação de uma campanha e divulgação do projeto nas mídias sociais, o que ocorre principalmente para programas de Educação e Seleção e Youth Branding.

Os papéis envolvidos na criação do Plano de Comunicação são:

  • Consultor de Comunicação: Responsável pela coleta de informações, alinhamento de expectativas com o cliente a respeito do que ele deseja divulgar, criação da campanha do programa e criação do Plano de Comunicação;

  • Designer: Quando há necessidade de uma Identidade Visual para a campanha, o designer é responsável por traduzir a campanha em uma identidade que equilibre a marca do cliente com a marca da Eureca. O designer pode ser interno da Eureca, ou então um freela contratado para o projeto.

Cabe ao Consultor de Comunicação alinhar o Designer sobre o perfil e expectativas do cliente, a campanha que está sendo criada, a campanha aprovada pelo cliente e se houver, os feedbacks recebidos ao longo do processo de aprovação.

O Plano de Comunicação deve ser enviado com a campanha e identidade visual proposta em um mesmo arquivo, com todas as explicações e detalhamentos necessários para que o cliente entenda o conceito. 

Essa etapa termina quando o conceito do projeto (campanha e identidade visual) é aprovado pelo cliente, logo em seguida o Consultor de Comunicação já poderá criar o Plano de Mídias.


Fluxograma com detalhes do processo

ANTES DO PLANO DE COMUNICAÇÃO

Se o projeto envolve campanha e divulgação nas mídias, então ele irá precisar de um Plano de Comunicação. No começo do projeto, acontece a etapa de planejamento das entregas, que envolve muito estudo do escopo do projeto e do cliente, para tentar captar realmente o que o cliente quer, e precisa divulgar, para atingir bons resultados para o projeto.

De início temos as ações feitas pelo Squad Leader antes do Consultor de Comunicação criar a proposta do Plano de Comunicação. Essas ações envolvem o agendamento do Kick-off interno e externo, compartilhar com o squad a proposta do projeto que foi vendida e alinhar expectativas quanto a complexidade do projeto e tempo disponível para entrega. As ações serão detalhadas a seguir.


KICK-OFF INTERNO

Reunião realizada entre todo o Squad do projeto: Squad Leader, consultores e designer (se esse for interno e não terceirizado); e o Executivo de Contas, responsável pela venda do projeto. Essa reunião é importante para o entendimento do escopo do projeto, alinhamento sobre o perfil e as expectativas do cliente, e também para tirar todas as possíveis dúvidas que possam surgir. 

Orientações antes do kick-off interno:

  • Pesquisar sobre o cliente (site institucional, dar o famoso google, projetos de E&S/Youth branding realizados anteriormente se for um cliente recorrente na Eureca, redes sociais, etc);

  • Leitura da proposta fechada;

  • Leitura do contrato, se houver;


Informações importantes para o Consultor de Comunicação coletar durante o Kick-off Interno:

  • Coletar insumos para a adaptação da pesquisa de briefing de comunicação. Acesse aqui o modelo da pesquisa;

  • Tirar dúvidas sobre a comunicação e divulgação do projeto;

  • Investigar quais expectativas foram criadas no cliente a respeito desse assunto.


Considerando que Novos Negócios (Executivo de Contas responsável pela venda) e o cliente já tiveram diversos contatos e responderam muitas perguntas no processo de negociação, o ideal é que no Kick-off com o Cliente sejam feitas apenas as perguntas que não foram respondidas diretamente pelo Executivo de Contas, ou mais ligadas ao processo de Comunicação.  Por isso que é importante explorar com o Executivo de Contas o máximo possível que ele sabe sobre o escopo do projeto.


Sugestões de perguntas para serem feitas durante o Kick-off Interno:

  • O cliente possui uma meta de inscritos, ou possui alguma perspectiva?

  • Quantas vagas são? Onde são as localidades?

  • Qual o cronograma pensado pelo cliente?

  • Quem era a consultoria que fazia os projetos antes do cliente vir para Eureca?

  • Quais foram os pontos fortes e fracos do processo anterior?

  • Todo o processo de comunicação será tocado pela Eureca ou o cliente terá outros parceiros (agência de publicidade - posts ou patrocinados, assessoria de imprensa,  …)?

  • O cliente comentou algum foco de divulgação? Alguma cidade, universidade ou público?

  • Qual o valor que temos para divulgação?


KICK-OFF COM O CLIENTE

Reunião realizada com o cliente, sendo o primeiro contato do Squad do projeto com o cliente. Após o kick off interno e estudo do cliente, reúna todas as dúvidas que ainda não foram respondidas, devem ser feitas durante o kick off com cliente.

Recomendações de perguntas para o cliente, que podem auxiliar na criação do conceito:

  • O Plano de Comunicação deve se inspirar no do projeto anterior (caso seja alguma recompra)?

  • Como vocês se definiriam se fossem uma pessoa?

  • Quais são as palavras-chave que definem vocês? 

  • O que vocês acreditam que não pode faltar na comunicação?

  • Como é ser um estagiário/trainee aí?

  • Porque vocês entraram na empresa? O que faz vocês continuarem até hoje?

  • Que tipo de comunicação você espera? Mais jovem e despojada? Mais emocional? Empolgante? 

  • Tem alguma palavra, termo, que não podemos utilizar?

  • Quais são os principais valores da marca? O que você deseja transmitir ao jovem?


Temos algumas recomendações de dúvidas relacionadas ao tema de diversidade.

  • O cliente busca atingir algum grau de diversidade durante o processo? Se sim, aprofundar…

  • Quais diversidade possui interesse? Pq específico nessas diversidades? 

  • Existe uma meta? 

  • Quais ações para a diversidade já são realizadas pela empresa?

  • Como é atualmente a distribuição de gênero, etnia, PCD's, LGBTQI+, ...

  • Se o cliente disser que quer todas as diversidades, devemos perguntar se eles estará disposto e pronto para incluir todas as diversidades. Além disso temos que trazer alguns dados de como esse público não está na nossa base habitual e que será necessário um esforço maior de: comunicação, preparação da empresa e gestores, investimento em divulgação com instituições focadas nesse público e até mais ações presenciais. 


OBS: Dependendo da complexidade do cliente, ou caso seja um cliente novo, é sempre importante ter uma reunião específica entre o time de comunicação do cliente e o nosso time de comunicação (Consultor de Comunicação + Designer).


APÓS O TÉRMINO DAS REUNIÕES DE KICK-OFF

  • Finalização da pesquisa de briefing de comunicação

Temos um modelo de pesquisa de briefing de comunicação, porém dependendo dos serviços de comunicação inclusos na proposta ou dados coletados durante o kickoff é necessário rever o modelo e adaptar para a realidade do projeto.
O briefing de comunicação modelo é esse: https://tigrupoanga.typeform.com/to/gsqjJc  , e você encontrará no typeform da eureca.
Para fazer o briefing: (1) duplique, (2) adapte e (3) envie o novo link para o cliente


  • Envio do briefing de comunicação para ser respondido pelo cliente.

⚠️ Atenção para não enviar o briefing com informações de outro cliente, heheheh

INSPIRAÇÃO PARA O PLANO DE COMUNICAÇÃO

Cada consultor tem sua preferência no momento, mas os insumos que temos para a criação e inspiração para o Plano de Comunicação são:

  • Kick-off com o cliente: Explorar na reunião o que o cliente quer, e em seguida apresentar muitas opções de conceito e mote para o cliente;

  • Briefing: Estudar as respostas do cliente para o briefing de comunicação;

  • Escopo do projeto: Estudar o escopo e qual o tom que a campanha deve ter, de acordo com o que foi vendido na proposta. Exemplo: caso seja um projeto dedicado para diversidade, ou engenharia, ou competências específicas, etc

Após seguir o caminho que o consultor se sente mais confortável, é também alinhado o Designer com base nos estudos feitos e é desenhado as propostas de Mote e Conceito Campanha. Após receber a proposta de Identidade Visual criada pelo Designer, as peças já são adicionadas na apresentação que está sendo criada o Plano de Comunicação (é modelo base de PPT).

O QUE É MOTE E CONCEITO?

Conceito da campanha é a forma como nós vamos querer expressar nossas ideias ao mundo. Ele engloba desde o mote até a nossa linguagem perante nosso público alvo. Diz respeito à forma como queremos expor uma marca ou uma oportunidade. Já o mote da campanha é a frase chave que vamos usar para apresentar a oportunidade. É como se fosse o slogan da campanha, e precisa representar bem o que queremos transmitir, chamar a atenção e provocar uma ação.

PROPOSTA DO PLANO DE COMUNICAÇÃO

Com todas as informações coletadas, o Consultor de Comunicação cria a primeira proposta do Plano de Comunicação para ser enviado para o cliente. As informações que existem no plano são: Mote da Campanha, Detalhamento da Campanha, Identidade Visual. Dependendo do projeto, esse é o momento de apresentar também o Manifesto da Campanha, caso tenha.


VALIDAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PELO CLIENTE

Após criação da proposta, ela é enviada para o cliente. A partir do envio ele pode aprovar ou não a proposta:

  • Proposta aprovada: o Consultor de Comunicação segue para a próxima etapa, que é criação do Post Planning

  • Proposta não aprovada:

    • Se tiver alteração de texto, a expectativa é ter 2 dias úteis para alteração

    • Se tiver alteração de peça, a expectativa é ter 3 dias úteis para alteração

    • Reenvio da proposta 2


A proposta pode ser apresentada por meio de uma reunião, ou apenas enviada por email. Aqui a decisão é tomada pelo consultor, baseado em percepções e sentimentos nos contatos com o cliente.  Segue algumas dicas de como tomar essa decisão:

Situações em que, normalmente, apresentamos em reunião:

  • Se sentirmos que o cliente está ansioso ou inseguro demais em relação a comunicação do projeto;

  • Se o cliente pedir alterações em todo o conceito e/ou IDV, e precisamos rever o briefing e todo o material enviado;

  • Quando temos pessoas exclusivas de comunicação no projeto (mas não é um padrão!)


Situações em que, normalmente, enviamos por email:

  • Projeto com urgência de tempo e calendário apertado;

  • Clientes que não focam tanto na comunicação projeto (normalmente acontece quando temos apenas o time de RH validando comunicação - mas não sempre hehehe);

  • Se os pedidos de alteração forem simples e pontuais.

LINKS DE APOIO

Mapeamento do Plano de Comunicação no Miro: https://miro.com/app/board/o9J_kw4QFm0=/

Fluxo de Onboarding Técnico para Comunicação: Fluxo Onboarding técnico Comunica
Modelo de documento do Plano de comunicação: [ESE.20.1.Roche][Ciclo 2] Plano de Comunicação
Modelo do briefing: https://tigrupoanga.typeform.com/to/gsqjJc


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