5. Alinhamento de vagas


INTRODUÇÃO

Esse guia foi criado para orientar o squad do projeto no Alinhamento de Vagas para programas de Educação e Seleção. 

Os papéis envolvidos no processo são:

  • Squad Leader: Alinhar o cliente (RH da empresa) da necessidade do alinhamento e explicar o porque ele deve acontecer diretamente com o gestor da vaga;

  • Consultor de Experiência: Planejamento do alinhamento a ser feito: definir perguntas, organizar agenda e quem irá realizar o alinhamento, criação dos textos descritivos da vaga e envio do material para aprovação do cliente (RH da empresa) e gestor da vaga.

Fluxograma com detalhes do processo

ALINHAMENTO DE VAGA

Essa etapa do processo serve para que o gestor traga o que espera do candidato da sua vaga, e termos espaço para alinharmos ele sobre o processo seletivo, tirar as possíveis dúvidas do gestor, criar uma proximidade entre a Eureca e o gestor, e garantir que o descritivo de vaga que estará detalhado na plataforma é o mais coerente possível com a vaga. 

Muitas vezes, se o alinhamento é feito apenas com o RH da empresa, o gestor não se sente contemplado com um ponto ou outro do descritivo da vaga e isso pode ser um problema durante a etapa presencial, quando o gestor conhece pela primeira vez os candidatos para o processo.


AGENDA DO ALINHAMENTO

Primeiramente é alinhado com o cliente (RH da empresa) um período em que os alinhamentos irão acontecer. Se a quantidade de alinhamentos foi muito grande (mais de 5 alinhamentos, por exemplo), é enviado o link da agenda para o cliente e ele compartilha com os gestores. Se forem poucos alinhamentos, o consultor de experiência, ou o próprio RH da empresa, pode entrar em contato individualmente com cada gestor para poder agendar o alinhamento.

Fluxo para muitos alinhamentos:

  1. Criamos a agenda pelo Google Calendar ou pelo https://calendly.com/pt, caso o cliente não tenha acesso o gmail, e compartilhamos o link com o cliente;

  2. Vamos acompanhando para ver se o gestor agendou ou não o alinhamento;

  3. Acompanha o agendamento em uma planilha;

Caso o gestor não tenha agendado o alinhamento, é necessário avisar o cliente pedindo ajuda, e também para reforçar a importância dessa etapa. 


PREPARAÇÃO PARA O ALINHAMENTO

Antes de realizar o alinhamento com o cliente, é revisado as perguntas que serão feitas. Exemplo de perguntas realizadas normalmente: https://tigrupoanga.typeform.com/to/QxBNRn

  • Importante alinhar o gestor da vaga que mesmo que as competências das vagas sejam obrigatórias (como visão analítica, comunicação, autonomia, etc), elas não serão utilizadas como filtro e sim apenas como uma avaliação complementar, caso necessário;

  • Não realizamos filtro de faculdade, de acordo com o acordo a seguir: acesse aqui

  • Lembrando também que filtro de idade é proibido por lei e pode ser categorizado como discriminação. Não podemos ter esse filtro como uma opção;

Nesse caso em que é usado um formulário no Typeform, o Consultor de Experiência que preenche o formulário. Se por um acaso achar melhor, é possível também transferir as perguntas para uma planilha online e ir preenchendo as informações durante os alinhamentos.

Além de fazer todas as anotações, é importante para o consultor gravar a reunião, para ter na mão caso tenha alguma dúvida na hora de criar o descritivo de vaga - sempre importante validar com o gestor antes de começar o alinhamento se pode gravar ou não.


DURANTE O ALINHAMENTO

Sempre ter em mente que o objetivo do alinhamento é tirar os filtros da vaga e alinhar sobre o perfil esperado pelo gestor, então o consultor tem que ter em mãos diversos argumentos para poder convencer o gestor. Possíveis filtros que o gestor queira colocar são: idade, faculdade, cidade. 

  • Material com dados e argumentação sobre filtros: acesso aqui

Se for ter desafio por vaga, é importante coletar com o gestor o que que ele quer mensurar de técnico do candidato para que podemos já fazer durante a fase online. Importante também perguntar para o gestor se ele ter alguma sugestão, ou exemplo de processos anteriores, de temas que podem ser usados no desafio online.

Os alinhamentos normalmente são feitos por videoconferência e duram entre 30 e 60 minutos, a depender da quantidade de perguntas e o quanto o gestor está disposto para compartilhar informações. Não há a necessidade de explicar em detalhes sobre o projeto, pois teremos ao longo do projeto outras interações com o gestor para poder explicar mais as etapas.


COMO COMEÇAR O ALINHAMENTO?

Esse pode ser o primeiro contato do gestor com a Eureca. Segue abaixo algumas sugestões de como iniciar essa conversa:

  • Apresentação: Por ser o primeiro contato, é importante ter apresentações no começo do alinhamento. Comece se apresentando e apresentando brevemente a Eureca;

  • Sobre o projeto: Traga de forma resumida o escopo do projeto - etapa online, etapa presencial, ações de marca empregadora (se houver), foco da campanha (caso tenha algo específico como uma campanha de diversidade), etc; 

  • Sobre o alinhamento: Explique o porque foi agendado aquela reunião com o cliente - esse é o momento em que iremos coletar todos os insumos e expectativas do gestor a respeito da vaga de estágio/trainee que ele tem aberta.


E SE O GESTOR NÃO AGENDAR OU FALTOU O ALINHAMENTO?

Tentar agendar novamente, reforçando com o cliente e o gestor a importância dessa etapa para o processo:

  • O alinhamento é a forma mais efetiva de garantirmos que as expectativas do gestor sejam contempladas durante a Etapa Presencial. Já aconteceu de alinharmos o perfil apenas com o RH e durante a etapa presencial o gestor sair decepcionado porque dos candidatos finalistas todos não estavam alinhados com o perfil esperado para a vaga;

  • É durante o alinhamento com o gestor que conseguimos coletar todas as informações necessárias para criar a descrição da vaga, por ser uma pessoa que trabalha diretamente na área e vai conhecer as atividades do dia-a-dia do candidato aprovado;

  • Criar uma proximidade e alinhamento entre a Eureca e gestor, tirando as dúvidas que possam existir sobre o processo de seleção e deixar claro qual o papel do gestor durante todo o processo.


E SE MESMO ASSIM O GESTOR NÃO PUDER FAZER ALINHAMENTO?

Nesse caso pode ser enviado o formulário do Typeform para o gestor. Mas esse processo não é recomendado, deve ser feito só em último caso, é sempre importante conversar com o gestor para evitar desalinhamento durante o processo.

Caso o gestor não possa agendar uma reunião por videoconferência, pergunte se há a possibilidade de conversarem por telefone.


DEPOIS DO ALINHAMENTO 

Logo após o alinhamento, é sugerido que o Consultor de Experiência já crie o descritivo de vaga para aproveitar que as informações ainda estão frescas na cabeça.

Com as informações do alinhamento, também é possível já criar a proposta de desafio online, caso para esse projeto seja necessário ter desafios específicos por vaga. Porém como a criação desse documento pode ser mais complexo, sugere-se que seja feito no final de todas as reuniões de alinhamento.


VALIDAÇÃO DOS MATERIAIS

Após realizar o alinhamento e ser criado o descritivo e desafio online das vagas (se for o caso de trilhas online específicas por vaga), o Consultor de Experiência poderá enviar os materiais para validação do gestor, com o RH da empresa e Squad Leader em cópia.

Se o gestor validar os materiais, os textos e desafios podem ser já cadastrados na plataforma. Caso não valide, precisamos criar uma nova proposta baseado nos feedbacks recebidos.


LINKS DE APOIO

Exemplo de formulário do typeform: https://miro.com/app/board/o9J_kw4QFm0=/

Exemplo de gravação do alinhamento: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1dSue1HGKIY_UusQ0LUCsOkJWns7mhjxu

Exemplo de descritivo de vagas: https://docs.google.com/document/d/1878pQc-_Fn3RdLOAI0pWN6gyVqbIs_OIf8xmkNHa3xU/edit#

Material de onboarding de consultores: https://docs.google.com/presentation/d/15msegvJx6xNP3fuW1_YMz1PUZGOUo7_TG6N9d_AE1jA/edit#slide=id.g7fe2874a41_1_0


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