4. Aplicativo de Budget

Planejamento do Budget

Definir as categorias de despesas 

A primeira etapa para criar um budget é definir as categorias das despesas que farão parte dele. Essas categorias podem estar divididas da forma que a equipe do círculo quiser, prezando pela intuitividade das categorias e com a praticidade de gerenciá-las.
  • Para que as categorias sejam intuitivas, basta pensar nos grupos de despesas do círculo. Por exemplo, um círculo pode ter despesas relacionadas a gastos fixos (por exemplo: ferramentas), por processos (por exemplo: reuniões de time, negociações) ou até mesmo por subáreas (recrutamento e seleção, aprendizagem organizacional). A forma como o círculo se organiza pode dar uma boa ideia de como dividir as categorias.
  • Para que o gerenciamento seja mais prático, é importante pensar que não é bom que as categorias sejam grandes demais, nem grandes de menor. Por exemplo: talvez valha a pena dividir gastos com "comunicação" em temas, como "mídias sociais", "ferramentas de comunicação" e afins. Assim como provavelmente é mais fácil ter um budget "reuniões de time" ao invés de "transporte para reuniões", alimentação para reuniões" e por aí vai. Aqui o bom senso é o mais importante.

Definir responsável pelo processo de budget e compartilhar planilha com o time 

Com as categorias definidas, o time pode começar a colaborar nas despesas que serão planejadas para o ano. O círculo deve definir o responsável por consolidar o budget que deve baixar a planilha de budget e criar uma cópia em algum lugar que o resto do time possa colaborar (como o Google Drive). É importante que o responsável entenda o funcionamento da planilha para orientar os demais a preenchê-la de forma correta, inclusive deixando as categorias definidas na etapa anterior claras.

Levantar o orçamento de despesas por categoria

Munidos da planilha e cientes das categorias de despesas, os responsáveis do círculo por cada uma das categorias devem levantar os gastos, de essenciais a desejados, a serem realizados pelo time naquele ano. Nesse momento, é mais importante levantar todas as necessidades, e priorizá-las apenas na etapa anterior. Cada pessoa preenche a planilha com os gastos totais de cada categoria. É importante diferenciar entre dois casos:
  • Caso seja uma despesa fixa, o gasto tem a característica de ser anual, dessa forma, a data final do budget é o último dia do ano fiscal (último dia de fevereiro). Por ser previsível, esse tipo de gasto pode ser projetado diretamente no fluxo de caixa, então deve-se enviar todas as informações relativas a ele para o círculo financeiro.
  • Caso seja uma despesa variável, é fundamental destacar o mês referente ao gasto (a data final é o último dia desse mês).
É importante citar que o orçamento relacionado a salários deve ser enviado para o círculo financeiro, que é responsável por gerenciar esse tipo de gasto. Ou seja, o círculo planeja os gastos com salários, preenche uma planilha com esses dados e envia para o financeiro.

Definir papéis responsáveis

A partir da definição dos itens de orçamento, definem-se também os responsáveis por cada item de budget, ou seja, que papel tem autonomia para efetuar aqueles gastos caso o cenário de prioridades seja atendido.

Priorizar despesas

Com as despesas previstas para o círculo definidas, pode-se avançar na priorização dos gastos levantados pela equipe. Os níveis de prioridade e sua interpretação se encontram abaixo:
  • Gastos limiares: devem ser realizados independentemente da situação financeira, pois são fundamentais para o funcionamento do círculo.
  • Alta prioridade: gastos que não são fundamentais para o funcionamento do círculo, mas caso não sejam efetuados, as estratégias definidas dificilmente serão alcançadas. Só devem ser efetivados caso o círculo supere seu ponto de equilíbrio de entradas e saídas.
  • Média prioridade: gastos que não são fundamentais para o funcionamento do círculo, mas, apesar de não serem necessários para tal, poderiam contribuir significativamente com a estratégia caso sejam efetuados. Só devem ser efetivados caso o círculo supere seu ponto de equilíbrio de entradas e saídas e após a efetivação dos gastos de alta prioridade.
  • Baixa prioridade: gastos não fundamentais para a implementação da estratégia do círculo, mas que poderiam trazer bons resultados caso efetivados. Só devem ser efetivados no caso dos gastos das prioridades anteriores já tiverem efetivados e o círculo permanecer com um resultado financeiro positivo.

Decidir por consentimento

Com o budget do círculo definido, a última etapa necessária é aprovação em si do Budget. Isso deve ser feito por meio de uma Tomada de Decisão por Consentimento, realizada em uma Reunião de Governança do Círculo.


Acompanhamento do Budget

Importar a planilha no Podio 

Com os gastos preenchidos, chega a hora de importar a planilha de budget do círculo para o Podio, para que possa ser gerido de forma efetiva, realizando solicitações de reembolso e/ou compras em cada item do budget. Para fazer isso, basta seguir os passos a seguir:
  1. Clicar em importar planilha no aplicativo de budget do círculo

  2. Selecionar a planilha preenchida pela equipe (já baixada para o computador do responsável) e clicar em avançar
  3. Cruzar as colunas da planilha com os campos do Podio e clicar em avançar. Atenção aos seguintes campos: Círculo, só se usa o campo nome, Subcírculo só se usa o campo nome e Data final se usa o campo Data de Início).

  4. Manter a chave de dados ligada para círculos e subcírculos (quando aplicável), para garantir que não terá duplicação de dados.

  5. Pronto! Agora você já pode solicitar reembolsos e compras em um item de budget, assim como acompanhá-lo em tempo real.

Buscar orientações para gastos com o círculo financeiro

No início de cada mês o círculo financeiro emitirá um parecer acerca da condição financeira geral do Grupo Anga. Esta informação será fundamental para avaliar em que nível de prioridades deve se operar, ou seja, que gastos devem ou não ser efetuados. Para aumentar a clareza acerca do processo de avaliação ou criar mecanismos de tomada de decisão coletiva, cada círculo pode ter um acordo específico relacionado a budget, abordando tópicos como a forma de tomada de decisão adotada, a relação estabelecida com o círculo financeiro ou as categorias que serão definidas.

Acompanhar os resultados parciais de cada item do budget para o mês

Por meio do aplicativo de budget do círculo é possível acompanhar em detalhes os gastos que já foram realizados naquele mês, a cobertura do budget efetiva e o saldo. Dessa forma, a equipe do círculo fica munida de informações para tomar decisões de gastos de forma consciente. A tela abaixo ilustra um item de budget hipotético preenchido:

Acompanhar as informações financeiras do Grupo Anga

Além de acompanhar as prioridades e saldos das despesas planejadas, é fundamental acompanhar a condição financeira geral do Grupo Anga. Dessa forma, pode-se ter consciência em relação a quando um gasto pode ou não ser efetivado, de forma a não colocar em risco a situação geral do Grupo. Para tanto, podem-se acompanhar as informações presentes nos Dashboards dos círculos (especialmente dos círculos empresa) e os relatórios financeiros automáticos gerados pelo Podio, como fluxo de caixa e DRE.

Avaliar resultado do mês e replanejar

Ao final de um mês e começo do próximo, o círculo poderá avaliar, a partir do cruzamento das informações contidas nos dois passos anteriores e da experiência adquirida, se o planejamento projetado para o próximo mês ainda faz sentido, seja em relação ao volume de gastos, ou em relação às suas prioridades. Se necessário, a equipe do círculo pode se reunir para replanejar o budget do próximo mês (ou próximos meses), de forma a torná-lo cada vez mais coerente com a realidade encontrada.