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2. Gestão de Vendas e Projetos

Apresentação Visual




























1. Gestão das Vendas

1.1. Quadro-Resumo

 

Chegada do Lead

Desenvolvimento

Fechamento


ENTREGAS

  • Atualização do card no Podio
  • Construção e apresentação da proposta
  • Preencher data de fechamento e valor fechado
  • Realizar Partilha (money pile)
  • Cadastrar o projeto no Podio
  • Encaminhar contrato e informações para o Financeiro

RITOS

  1. Formação do Time de Venda
  2. Reunião de Diagnóstico
  1. Reunião de Apresentação de Proposta
  2. Reuniões de Negociação
  1. Partilha (Money Pile)
  2. Formação do Time de Projeto


FERRA-
MENTAS

1.2. Formação do Time de Vendas

Gatilho: cadastro da venda no Podio antes da etapa de Diagnóstico

1.2.1. Comunicação de abertura de venda

Assim que um novo lead for gerado, a pessoa responsável deverá criar o card de venda no aplicativo de vendas do Podio. Esta ação gerará automaticamente uma mensagem de aviso e convocação no canal de Slack da Orquestra (#tr_orquestra). O time da Tribo poderá manifestar interesse em participar por meio das reações à thread.

1.2.2. Formação do time de venda

Após o comunicado, a Maestrina da Orquestra, em conjunto com a responsável comercial terá 24 horas para alocar o time de venda.

Para a alocação, será utilizada como base a planilha de Mapeamento de Papéis que contêm tanto informações referentes à Energia do Time, quanto à capacidade e interesse de cada pessoa em relação aos diferentes papéis e responsabilidades associadas à venda.

Como definido no Acordo de Remunerações, o processo de vendas da Tribo será representado por 6 etapas, cada qual com um determinado papel, que serão os papéis formadores dos times de vendas. Uma mesma pessoa pode ocupar mais de um papel, bem como um mesmo papel pode ser ocupado por mais de uma pessoa (especialmente nas etapas 2 e 3). São eles:

Etapas

Responsabilidades

Papel

Indicação e abertura de lead (ou relacionamento se recompra)

Atração de leads, apresentação da Tribo e/ou relacionamento na gestão de conta.

Gerador(a) 

Diagnóstico

Compreensão do desafio do cliente, realização de estudos sobre os desafios, acompanhamento da reunião de diagnóstico, apresentação da TRIBO, facilitação da reunião, encantamento do cliente, geração de interesse para uma proposta;

Gerador(a)

Proposta

Realização de pesquisas e estruturação do design e roteiro da proposta;

Criador(a)

Pitch

Apresentação da proposta para o cliente, facilitação da reunião, sustentação da expertise da TRIBO (com experiência em projetos, consultoria); 

Conversor(a)

Relacionamento

Realização de follow up da proposta, relacionamento, reuniões de negociação e fechamento do projeto

Responsável Comercial

Formação de time e passagem de bastão

Coordenar com Maestro/Maestrina a formação do time de acordo com a proposta e realizar reunião de passagem de bastão.

Responsável Comercial

1.3. Formação do Time de Projetos

Gatilho: atualização da venda como “proposta aceita” no Podio

1.3.1. Comunicação de fechamento de proposta

A pessoa responsável comercial deverá reportar a todo time assim que um novo projeto for vendido no canal de Slack da Orquestra (#tr_orquestra). Esse será um momento de celebração da venda do projeto, muito importante para energizar a equipe. A pessoa responsável por este papel deverá, no comunicado no slack, já fornecer o link com a proposta detalhada e atualizada do projeto.

1.3.2. Cadastro do projeto no Podio

A pessoa responsável comercial irá cadastrar o projeto no Podio, com a descrição e objetivo do projeto, junto com possíveis demandas de papéis específicos acordados com o cliente (desenvolvimento de vídeo, desenvolvimento de plataforma, aplicação de pesquisas, etc..). Não é necessário o cadastro do plano de entregas, apenas as informações básicas do projeto.

1.3.3. Formação do time de projeto

Após o comunicado, o papel de Maestro/Maestrina do projeto terá 48 horas para, em conjunto com a pessoa responsável comercial, alocar a equipe do projeto. Para a alocação, será utilizada como base a planilha de Mapeamento de Papéis que contêm tanto informações referentes à Energia do Time, quanto à capacidade e interesse de cada pessoa em relação a cada papel dos padrões de squad.

Pessoas da Tribo que tenham especial interesse no projeto poderão manifestar esse desejo diretamente no comunicado feito no canal da Orquestra ou entrando em contato direto com o papel de Maestro/Maestrina da Orquestra.

Coordenação do projeto: Cada projeto será coordenado necessariamente por duas pessoas, que compartilharão as responsabilidades de gestão do projeto, podendo atuar também em entregas. Tais responsabilidades estão dispostas em dois papéis diferentes:
Coordenador(a) de Projeto (Maestro(ina)): responsável pela gestão do time e relacionamento com o cliente;
Gestor(a) do Projeto (Spalla): responsável pela gestão dos processos, entregas e finanças do projeto, sendo guardiã(o) dos acordos e da atualização das informações do projeto (podio, partilha, etc);

1.4. Critérios de Alocação

Serão utilizados como critérios de alocação os itens abaixo já correspondendo à priorização a seguir:

      1. Experiência e capacidade para assumir o papel
      2. Disponibilidade considerada através da Energia do Time e do Calendário do google que deverá estar sempre atualizado por cada pessoa do time
      3. Interesse no papel
      4. Complexidade e desafio do projeto

 

2. Gestão dos Projetos

2.1. Quadro-Resumo

 

Início

Meio

Fim


ENTREGAS

  • Plano de Entregas
  • 3 a 5 noções de Sucesso
  • Indicadores do Projeto
  • Acordos da equipe
  • Indicadores: NPS Entregas presenciais
  • Partilha atualizada na planilha de Remuneração
  • Indicadores: NPS Entregas, NPS Cliente e Margem
  • Partilha final 
  • Gestão de Conhecimento e Avaliação de noções de sucesso


RITOS

  1. Passagem de Bastão (Responsável Comercial)
  2. Reunião de Kick-off com Cliente
  1. Partilha mensal     (Money Pile)
  2. Rituais de Alinhamento 
  1. Reunião de Fechamento com cliente
  2. Rito de Celebração da equipe
  3. Impacto do Projeto (acompanhamento pós 6 meses)


FERRA-
MENTAS

2.2. Início do Projeto

2.2.1. Plano de Entregas

Cada projeto deverá ter seu plano de entregas definido e cadastrado no Podio em até 2 semanas após a data de início. Cada entrega deverá também possuir uma previsão de custos, mesmo que o valor seja nulo.

2.2.2. Noções de Sucesso

Logo no início do Projeto, a Coordenação do Projeto em conjunto com a pessoa Responsável Comercial e, se aplicável, o restante da equipe, deverá criar 3 a 5 noções de sucesso que irão nortear o que é sucesso para esse projeto. Essas noções de sucesso deverão estar registradas na página do projeto no Podio.

2.2.3. Indicadores do Projeto

Será através das noções de sucesso que a equipe poderá definir as métricas de impacto do projeto. A equipe poderá escolher dentre diversas métricas da TRIBO. Uma das recomendações é a utilização da Pesquisa de Engajamento: avaliação desenvolvida pela TRIBO e inspirada em pesquisas de bem-estar, engajamento e alinhamento (deverá ser coletada no início e no fim dos projetos e, se fizer sentido, a pesquisa também pode ser realizada alguns meses após a entrega final.) Em projetos que utilizam o OCAI para o diagnóstico inicial, pode ser interessante realizar também a aplicação do OCAI ao final do projeto (ou um período depois) para avaliar o movimento que a cultura da organização realizou.

Todos os projetos medirão ao menos 2 indicadores relacionados ao seu desempenho e impacto, que são:

      1. Margem: avalia o resultado financeiro do projeto, considerando o valor restante do projeto, após serem desconsiderados os custos e impostos, em comparação com o valor total;
      2. Net Promoter Score (NPS): é o principal indicador de satisfação utilizado no mercado. Aplica-se logo após a conclusão do projeto e categoriza os clientes em promotores, neutros e detratores. Além disso, é importante coletar, também, o NPS de entregas presenciais, como workshops, eventos e/ou palestras para melhor compreendermos o impacto e satisfação do que fazemos. O NPS é calculado a partir do percentual de promotores subtraindo-se o percentual de detratores. Aqui uma referência para aprofundar.

2.2.4. Passagem de Bastão

A pessoa Responsável Comercial deve liderar a passagem de bastão, apresentando a equipe ao cliente e transmitindo todo o conhecimento necessário para a execução do projeto. Durante a passagem de bastão será importante que a pessoa Responsável Comercial aborde:

        1. Proposta final e contrato
        2. Página do projeto no Podio com contexto e ação
        3. Criação das noções de sucesso do projeto
        4. Indicadores do projeto (se necessário o apoio à equipe)
        5. Plano de Entregas (se necessário o apoio à equipe)
        6. Realização da reunião de Kick-off com cliente

2.2.5. Reunião de Kick-Off

Reunião dos papéis de coordenação do projeto e da pessoa responsável comercial junto com o cliente, estabelecendo o "pontapé inicial" do projeto. Aqui poderão ser apresentados o cronograma, as noções de sucesso e os acordos com o cliente para a execução bem-sucedida da proposta, (exemplo: kick-off do projeto da Nexa);

2.3. Meio do Projeto

2.3.1. Acordos da Equipe e Ritos de Alinhamento

Cada coordenação de projeto deverá definir seus respectivos acordos e frequência de ritos de alinhamento, consultando toda a equipe do projeto. Esses acordos dizem respeito a como o time conduzirá a execução e acompanhamento do projeto, desde que mantenha as informações atualizadas e disponíveis no Podio e Google Drive;

2.3.2. Indicadores: NPS de Entregas Presenciais

É importante que, ao longo da execução do projeto, sejam coletados os indicadores definidos na fase inicial, dentre eles, o NPS de entregas presenciais (modelo de formulário de coleta), como workshops, palestras e eventos. O NPS do cliente (modelo de formulário de coleta) é coletado ao final do projeto, como descrito no próximo item. Os modelos de formulário de coleta são sugestões, a equipe pode decidir por alguma alteração, desde que mantenha todas as perguntas presentes e deixe uma cópia dos registros no espaço de trabalho [TRIBO] Coleta de NPS dentro do typeform.

2.3.3. Partilha (Money Pile)

No fim de cada mês de projeto, a pessoa Spalla do projeto conduz a partilha das contribuições individuais, sendo essa uma oportunidade para troca de aprendizados e feedbacks. A equipe deverá discutir, considerando todas as pessoas envolvidas no projeto, qual o percentual de contribuição de cada pessoa até então. Esse percentual será utilizado para projetar* o índice de entrega considerado no acordo de remuneração. (*Este valor será considerado apenas para consulta, o valor oficial será o obtido apenas ao fim do projeto.). O formato de realização do money pile será definido pelo papel de Spalla do projeto e, como sugestão, temos:

    • Antes da partilha, é sugerido que a pessoa Spalla do projeto relembre à equipe quais as entregas realizadas até então e quem são as pessoas envolvidas em cada uma, destacando alguma participação maior, caso haja.
    • Para processos mais rápidos em caso de projetos curtos e com alto alinhamento e visibilidade da contribuição de cada pessoa ou então para revisões da partilha ao longo do projeto: cada pessoa do time, após ter acesso a lista de entregas e responsáveis, preenche o formulário de partilha e, então, é realizado o consentimento assíncrono de uma proposta de divisão feita pela pessoa Spalla do Projeto.
    • Para um processo que inclui troca de aprendizados/feedbacks: após o preenchimento do formulário, realizar uma reunião presencial ou online para cada pessoa apresentar as razões para a divisão que propôs e, em conjunto, a partir da facilitação da pessoa Spalla do Projeto, consentir sobre a partilha.

Em casos de projetos mais complexos e/ou de maior duração: sugere-se, antes da realização das etapas anteriores,  a pessoa Spalla do projeto em conjunto com o papel de Maestro/Maestrina do projeto, definir os pesos de cada entrega   para, assim, haver apenas a partilha dentro de cada entrega, vide exemplo do projeto do ICCB.

2.4. Fim do Projeto

2.4.1. Partilha Final

Em até 2 semanas após a conclusão do projeto*, todas as pessoas que participaram do projeto deverão definir a partilha final do projeto, sendo responsabilidade da pessoa Spalla do Projeto registrar qual o percentual de contribuição individual na planilha de remuneração. Esse percentual será o valor final que servirá de base de cálculo do eixo de entrega considerado no acordo de remuneração;

2.4.2. Coleta do NPS de Clientes

Uma vez terminado o projeto, é enviado ao cliente o formulário de NPS de Clientes para preenchimento e posterior atualização do campo “NPS” na página do projeto no Podio;

2.4.3. Reunião de Fechamento com Cliente

Após a conclusão do projeto e coleta dos indicadores do projeto (além do NPS coletado na etapa anterior), a equipe se reúne com o cliente para avaliar o sucesso do projeto, apresentar os principais resultados (de preferência consolidando esses resultados em uma apresentação/relatório final, como por exemplo: o relatório do Colab Journey) e, se fizer sentido, abrir uma conversa para que seja negociado um novo projeto ou renovação (em caso de projetos que se repetem, como Programas de Desenvolvimento), partindo dos resultados alcançados e descobertas realizadas.

2.4.4. Gestão de Conhecimento e Avaliação de Noções de Sucesso

Após a conclusão do projeto* e coleta dos indicadores, a equipe deverá avaliar o alcance das noções de sucesso, discutir os aprendizados do projeto e entender o que pode ser integrado e aproveitado para a TRIBO e seus futuros projetos, assim como garantir a gestão do conhecimento no Podio e Google Drive. 

*Há casos em que por fatores externos à TRIBO, o projeto não consiga ser continuado até a sua conclusão (ex: Onnie). Nessas situações, os rituais de fim de projeto podem ser realizados apenas se a equipe do projeto julgar pertinente.

2.4.5. Rito de Celebração da Equipe

Depois de todas as entregas e fechamento do projeto, é fundamental celebrar em equipe! Esse ritual fica a critério do próprio time, sendo decidido pela Coordenação do Projeto a partir do orçamento ainda disponível dentro dos 15% de custo do projeto. Exemplo: pode ser feito um almoço/jantar com todo mundo do time ou algum outro formato de celebração que melhor se encaixe dentro do contexto da equipe e do projeto. O importante é criar um marco simbólico para o projeto e para todo mundo que participou guardar com carinho na memória <3

2.4.6. Impacto do Projeto

Após 6 meses do término do projeto, é interessante que a pessoa responsável pela Gestão da Conta ou pela venda entre em contato com o cliente para acompanhar o impacto de médio prazo do projeto. Nesse momento, poderão ser retomadas as noções de sucesso para entender a repercussão impacto gerado com as entregas do projeto. Também pode haver oportunidade para novas vendas, sejam aditivos à proposta original ou novos desafios que a empresa esteja enfrentando.


Extras

Como subir plano de entregas no Podio 

Com a equipe definida e alinhada e o plano de entregas devidamente preenchido, é a hora de importá-lo ao aplicativo de Entregas Externas no Podio. Dessa forma, a equipe passa a poder acompanhar o projeto, a avaliar sua agenda de forma mais assertiva e a contar com os mecanismos de gestão que o Podio proporciona (como relatórios e sincronização de calendários). Para subir o plano de entregas no Podio, basta seguir as seguinte etapas:
  1. Entrar no aplicativo de entregas externas, clicar no ícone de ferramentas e em “Importar Excel”:


  2. Selecionar a planilha com o plano de entregas criado nas etapas anteriores e importá-lo na ferramenta, no botão “Escolher um arquivo Excel”:


  3. Na página seguinte, você deve relacionar as colunas do plano de entregas em excel com os campos do aplicativo no Podio. A tela terá a seguinte aparência:

  4. Nesse momento, é importante se atentar para colocar as colunas certas nos campos certos, pois é fácil se confundir e atualizar itens relacionados. Por exemplo, a coluna “projeto” deve estar em “Nome do Projeto”, mas nenhum outro campo relacionado a projetos deve ser preenchido. Para facilitar, é só colocar “Projeto” em “Nome do Projeto” e clicar em “Projetos Internos” para fechar, como apresentado abaixo:

  5. O mesmo vale para subcírculos:

  6. E para responsáveis:
  7. Por último, preenchem-se os campos finais. É importante atentar-se que tanto para início, quanto para término, preenche-se a "Data de início" do campo, como ilustrado na imagem abaixo
  8. Por último, você deve escolher se algum item pode ou não ser repetido. Quando o botão da chave está apertado, significa que o Podio procurará se aquele item já existe para atualizá-lo, ao invés de criar um novo. Ou seja, deixe a chave apertada para itens existentes (Projetos, Subcírculos, Responsável) e não deixe apertada para itens que podem ter repetição (Entregas, por exemplo: se várias tiverem o mesmo nome, ele criará várias ao invés de atualizar a mesma várias vezes). A imagem abaixo ilustra isso:

  9. Pronto! Você tem um projeto interno planejado com excelência, o que facilitará muito a execução! Agora é só seguir as orientações da seção seguinte.