1. Gestão das Vendas1.1. Quadro-Resumo
1.2. Formação do Time de VendasGatilho: cadastro da venda no Podio antes da etapa de Diagnóstico 1.2.1. Comunicação de abertura de vendaAssim que um novo lead for gerado, a pessoa responsável deverá criar o card de venda no aplicativo de vendas do Podio. Esta ação gerará automaticamente uma mensagem de aviso e convocação no canal de Slack da Orquestra (#tr_orquestra). O time da Tribo poderá manifestar interesse em participar por meio das reações à thread. 1.2.2. Formação do time de vendaApós o comunicado, a Maestrina da Orquestra, em conjunto com a responsável comercial terá 24 horas para alocar o time de venda. Para a alocação, será utilizada como base a planilha de Mapeamento de Papéis que contêm tanto informações referentes à Energia do Time, quanto à capacidade e interesse de cada pessoa em relação aos diferentes papéis e responsabilidades associadas à venda. Como definido no Acordo de Remunerações, o processo de vendas da Tribo será representado por 6 etapas, cada qual com um determinado papel, que serão os papéis formadores dos times de vendas. Uma mesma pessoa pode ocupar mais de um papel, bem como um mesmo papel pode ser ocupado por mais de uma pessoa (especialmente nas etapas 2 e 3). São eles:
1.3. Formação do Time de ProjetosGatilho: atualização da venda como “proposta aceita” no Podio 1.3.1. Comunicação de fechamento de propostaA pessoa responsável comercial deverá reportar a todo time assim que um novo projeto for vendido no canal de Slack da Orquestra (#tr_orquestra). Esse será um momento de celebração da venda do projeto, muito importante para energizar a equipe. A pessoa responsável por este papel deverá, no comunicado no slack, já fornecer o link com a proposta detalhada e atualizada do projeto. 1.3.2. Cadastro do projeto no PodioA pessoa responsável comercial irá cadastrar o projeto no Podio, com a descrição e objetivo do projeto, junto com possíveis demandas de papéis específicos acordados com o cliente (desenvolvimento de vídeo, desenvolvimento de plataforma, aplicação de pesquisas, etc..). Não é necessário o cadastro do plano de entregas, apenas as informações básicas do projeto. 1.3.3. Formação do time de projetoApós o comunicado, o papel de Maestro/Maestrina do projeto terá 48 horas para, em conjunto com a pessoa responsável comercial, alocar a equipe do projeto. Para a alocação, será utilizada como base a planilha de Mapeamento de Papéis que contêm tanto informações referentes à Energia do Time, quanto à capacidade e interesse de cada pessoa em relação a cada papel dos padrões de squad. Pessoas da Tribo que tenham especial interesse no projeto poderão manifestar esse desejo diretamente no comunicado feito no canal da Orquestra ou entrando em contato direto com o papel de Maestro/Maestrina da Orquestra. Coordenação do projeto: Cada projeto será coordenado necessariamente por duas pessoas, que compartilharão as responsabilidades de gestão do projeto, podendo atuar também em entregas. Tais responsabilidades estão dispostas em dois papéis diferentes: 1.4. Critérios de AlocaçãoSerão utilizados como critérios de alocação os itens abaixo já correspondendo à priorização a seguir:
2. Gestão dos Projetos2.1. Quadro-Resumo
2.2. Início do Projeto2.2.1. Plano de EntregasCada projeto deverá ter seu plano de entregas definido e cadastrado no Podio em até 2 semanas após a data de início. Cada entrega deverá também possuir uma previsão de custos, mesmo que o valor seja nulo. 2.2.2. Noções de SucessoLogo no início do Projeto, a Coordenação do Projeto em conjunto com a pessoa Responsável Comercial e, se aplicável, o restante da equipe, deverá criar 3 a 5 noções de sucesso que irão nortear o que é sucesso para esse projeto. Essas noções de sucesso deverão estar registradas na página do projeto no Podio. 2.2.3. Indicadores do ProjetoSerá através das noções de sucesso que a equipe poderá definir as métricas de impacto do projeto. A equipe poderá escolher dentre diversas métricas da TRIBO. Uma das recomendações é a utilização da Pesquisa de Engajamento: avaliação desenvolvida pela TRIBO e inspirada em pesquisas de bem-estar, engajamento e alinhamento (deverá ser coletada no início e no fim dos projetos e, se fizer sentido, a pesquisa também pode ser realizada alguns meses após a entrega final.) Em projetos que utilizam o OCAI para o diagnóstico inicial, pode ser interessante realizar também a aplicação do OCAI ao final do projeto (ou um período depois) para avaliar o movimento que a cultura da organização realizou. Todos os projetos medirão ao menos 2 indicadores relacionados ao seu desempenho e impacto, que são:
2.2.4. Passagem de BastãoA pessoa Responsável Comercial deve liderar a passagem de bastão, apresentando a equipe ao cliente e transmitindo todo o conhecimento necessário para a execução do projeto. Durante a passagem de bastão será importante que a pessoa Responsável Comercial aborde:
2.2.5. Reunião de Kick-OffReunião dos papéis de coordenação do projeto e da pessoa responsável comercial junto com o cliente, estabelecendo o "pontapé inicial" do projeto. Aqui poderão ser apresentados o cronograma, as noções de sucesso e os acordos com o cliente para a execução bem-sucedida da proposta, (exemplo: kick-off do projeto da Nexa); 2.3. Meio do Projeto2.3.1. Acordos da Equipe e Ritos de AlinhamentoCada coordenação de projeto deverá definir seus respectivos acordos e frequência de ritos de alinhamento, consultando toda a equipe do projeto. Esses acordos dizem respeito a como o time conduzirá a execução e acompanhamento do projeto, desde que mantenha as informações atualizadas e disponíveis no Podio e Google Drive; 2.3.2. Indicadores: NPS de Entregas PresenciaisÉ importante que, ao longo da execução do projeto, sejam coletados os indicadores definidos na fase inicial, dentre eles, o NPS de entregas presenciais (modelo de formulário de coleta), como workshops, palestras e eventos. O NPS do cliente (modelo de formulário de coleta) é coletado ao final do projeto, como descrito no próximo item. Os modelos de formulário de coleta são sugestões, a equipe pode decidir por alguma alteração, desde que mantenha todas as perguntas presentes e deixe uma cópia dos registros no espaço de trabalho [TRIBO] Coleta de NPS dentro do typeform. 2.3.3. Partilha (Money Pile)No fim de cada mês de projeto, a pessoa Spalla do projeto conduz a partilha das contribuições individuais, sendo essa uma oportunidade para troca de aprendizados e feedbacks. A equipe deverá discutir, considerando todas as pessoas envolvidas no projeto, qual o percentual de contribuição de cada pessoa até então. Esse percentual será utilizado para projetar* o índice de entrega considerado no acordo de remuneração. (*Este valor será considerado apenas para consulta, o valor oficial será o obtido apenas ao fim do projeto.). O formato de realização do money pile será definido pelo papel de Spalla do projeto e, como sugestão, temos:
Em casos de projetos mais complexos e/ou de maior duração: sugere-se, antes da realização das etapas anteriores, a pessoa Spalla do projeto em conjunto com o papel de Maestro/Maestrina do projeto, definir os pesos de cada entrega para, assim, haver apenas a partilha dentro de cada entrega, vide exemplo do projeto do ICCB. 2.4. Fim do Projeto2.4.1. Partilha FinalEm até 2 semanas após a conclusão do projeto*, todas as pessoas que participaram do projeto deverão definir a partilha final do projeto, sendo responsabilidade da pessoa Spalla do Projeto registrar qual o percentual de contribuição individual na planilha de remuneração. Esse percentual será o valor final que servirá de base de cálculo do eixo de entrega considerado no acordo de remuneração; 2.4.2. Coleta do NPS de ClientesUma vez terminado o projeto, é enviado ao cliente o formulário de NPS de Clientes para preenchimento e posterior atualização do campo “NPS” na página do projeto no Podio; 2.4.3. Reunião de Fechamento com ClienteApós a conclusão do projeto e coleta dos indicadores do projeto (além do NPS coletado na etapa anterior), a equipe se reúne com o cliente para avaliar o sucesso do projeto, apresentar os principais resultados (de preferência consolidando esses resultados em uma apresentação/relatório final, como por exemplo: o relatório do Colab Journey) e, se fizer sentido, abrir uma conversa para que seja negociado um novo projeto ou renovação (em caso de projetos que se repetem, como Programas de Desenvolvimento), partindo dos resultados alcançados e descobertas realizadas. 2.4.4. Gestão de Conhecimento e Avaliação de Noções de SucessoApós a conclusão do projeto* e coleta dos indicadores, a equipe deverá avaliar o alcance das noções de sucesso, discutir os aprendizados do projeto e entender o que pode ser integrado e aproveitado para a TRIBO e seus futuros projetos, assim como garantir a gestão do conhecimento no Podio e Google Drive. *Há casos em que por fatores externos à TRIBO, o projeto não consiga ser continuado até a sua conclusão (ex: Onnie). Nessas situações, os rituais de fim de projeto podem ser realizados apenas se a equipe do projeto julgar pertinente. 2.4.5. Rito de Celebração da EquipeDepois de todas as entregas e fechamento do projeto, é fundamental celebrar em equipe! Esse ritual fica a critério do próprio time, sendo decidido pela Coordenação do Projeto a partir do orçamento ainda disponível dentro dos 15% de custo do projeto. Exemplo: pode ser feito um almoço/jantar com todo mundo do time ou algum outro formato de celebração que melhor se encaixe dentro do contexto da equipe e do projeto. O importante é criar um marco simbólico para o projeto e para todo mundo que participou guardar com carinho na memória <3 2.4.6. Impacto do ProjetoApós 6 meses do término do projeto, é interessante que a pessoa responsável pela Gestão da Conta ou pela venda entre em contato com o cliente para acompanhar o impacto de médio prazo do projeto. Nesse momento, poderão ser retomadas as noções de sucesso para entender a repercussão impacto gerado com as entregas do projeto. Também pode haver oportunidade para novas vendas, sejam aditivos à proposta original ou novos desafios que a empresa esteja enfrentando. ExtrasComo subir plano de entregas no PodioCom a equipe definida e alinhada e o plano de entregas devidamente preenchido, é a hora de importá-lo ao aplicativo de Entregas Externas no Podio. Dessa forma, a equipe passa a poder acompanhar o projeto, a avaliar sua agenda de forma mais assertiva e a contar com os mecanismos de gestão que o Podio proporciona (como relatórios e sincronização de calendários). Para subir o plano de entregas no Podio, basta seguir as seguinte etapas:
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6. Tribo > 3. Processos >