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4. Projetos Internos

Planejamento do Projeto

Identificação e consentimento da tensão que deu origem ao projeto

Todo projeto interno, necessariamente, parte de uma tensão percebida pela equipe. Dessa forma, é importante identificar com clareza esta tensão, e explorar com o time quais as principais necessidades que precisam ser atendidas pelo projeto.

Definição de líderes do projeto

A partir de maior clareza da necessidade que deve ser atendida, buscamos internamente duas pessoas para assumirem a responsabilidade de processar essa tensão, por meio da execução de um projeto. Recomenda-se que os líderes estejam em papéis diretamente relacionados à tensão que o projeto atende, por proximidade com a necessidade, mas isso não é um requisito.

Cadastro do projeto no Podio

Os líderes então cadastram o projeto interno no Podio, no aplicativo de Projetos Internos da Tribo, registrando as principais informações que deram origem ao projeto. É importante definir que canal no Slack será utilizado para o projeto, se será um canal específico ou algum outro (de um subcírculo ou geral da Tribo). Dessa forma, as discussões sobre o projeto podem ficar concentradas em um lugar.

Elaboração do plano de entregas

Os líderes elaboram a primeira versão do Plano de Entregas do projeto, com as entregas que precisam ser feitas para que o projeto seja concluído e, por consequência, a tensão que o originou seja processada.

Criação da equipe de projeto

Com a primeira versão do plano de entregas em mãos, os líderes convidam pessoas a fazerem parte da equipe do projeto, tendo em vista como podem contribuir para as entregas. Caso o projeto interno seja simples, os líderes podem optar por serem os responsáveis por todas as entregas.

Kick-off do projeto com a equipe

Com a equipe definida, os líderes fazem uma reunião de alinhamento do projeto com a equipe, virtualmente ou presencialmente. Nesse kick-off, o contexto do projeto é detalhado, principalmente a tensão que deu origem a ele, e o plano de entregas é apresentado. Nesse momento, o plano é revisado, alterando e detalhando o que for necessário. Ao final do processo de revisão, devem ser alocados os responsáveis por cada entrega, assim com o prazo de término da execução da entrega (fundamentais para a gestão de projetos posterior).

Subir plano de entregas no Podio 

Com a equipe definida e alinhada e o plano de entregas devidamente preenchido, é a hora de importá-lo ao aplicativo de Entregas Internas no Podio. Dessa forma, a equipe passa a poder acompanhar o projeto, a avaliar sua agenda de forma mais assertiva e a contar com os mecanismos de gestão que o Podio proporciona (como relatórios e sincronização de calendários). Para subir o plano de entregas no Podio, basta seguir as seguinte etapas:
  1. Entrar no aplicativo de entregas internas, clicar no ícone de ferramentas e em “Importar Excel”:


  2. Selecionar a planilha com o plano de entregas criado nas etapas anteriores e importá-lo na ferramenta, no botão “Escolher um arquivo Excel”:


  3. Na página seguinte, você deve relacionar as colunas do plano de entregas em excel com os campos do aplicativo no Podio. A tela terá a seguinte aparência:

  4. Nesse momento, é importante se atentar para colocar as colunas certas nos campos certos, pois é fácil se confundir e atualizar itens relacionados. Por exemplo, a coluna “projeto” deve estar em “Nome do Projeto”, mas nenhum outro campo relacionado a projetos deve ser preenchido. Para facilitar, é só colocar “Projeto” em “Nome do Projeto” e clicar em “Projetos Internos” para fechar, como apresentado abaixo:

  5. O mesmo vale para subcírculos:

  6. E para responsáveis:
  7. Por último, preenchem-se os campos finais. É importante atentar-se que tanto para início, quanto para término, preenche-se a "Data de início" do campo, como ilustrado na imagem abaixo
  8. Por último, você deve escolher se algum item pode ou não ser repetido. Quando o botão da chave está apertado, significa que o Podio procurará se aquele item já existe para atualizá-lo, ao invés de criar um novo. Ou seja, deixe a chave apertada para itens existentes (Projetos, Subcírculos, Responsável) e não deixe apertada para itens que podem ter repetição (Entregas, por exemplo: se várias tiverem o mesmo nome, ele criará várias ao invés de atualizar a mesma várias vezes). A imagem abaixo ilustra isso:

  9. Pronto! Você tem um projeto interno planejado com excelência, o que facilitará muito a execução! Agora é só seguir as orientações da seção seguinte.

Execução do Projeto

Se organizar para executar as entregas do projeto

Depois que um projeto tem suas entregas no Podio, ele pode ser acompanhado por todos da equipe. Mas, para que seu planejamento pessoal funcione, é importante determinar quando você vai dedicar esforço para concluir as entregas da qual é responsável. Toda entrega tem um prazo, que é quando foi acordado, entre a equipe, que será concluída. Porém, não necessariamente uma entrega necessita ser feita no dia da entrega, muito pelo contrário! Um dos segredos de uma boa organização de entregas é gerenciar a própria agenda de forma a não sobrecarregar nenhum dia, ficando a mercê das datas de término das entregas. Para se organizar para tal, é relevante alocar tempo para as tarefas (pessoal) que compõem a entrega (equipe). Para tal, basta seguir os seguintes passos:
  1. Caso ainda não tenha feito, sincronize seu Podio com o Google Agenda, para ter uma visão maior de quando as entregas acontecem. Isso é fundamental para que os próximos passos sejam úteis.
  2. Entre no aplicativo de Entregas Internas e crie um filtro com o projeto recém inserido no Podio e você como responsável. Basta clicar no funil na parte superior do painel de entregas e selecionar os campos Projeto e Responsável.
  3. Entrando em cada uma das entregas, veja a data de entrega e compare com seu calendário (a essa altura, já sincronizado com o Podio). Veja qual é a melhor data para executar e crie uma tarefa dentro da tarefa dentro da entrega apertando a letra T. Se você não preencher o responsável pela tarefa, será automaticamente definido como você, que é o que queremos nesse caso.
  4. A partir disso, basta gerenciar suas tarefas e, quando uma delas for concluída, é só clicar no link da entrega que já está ali e atualizá-la para o Grupo.
  5. Caso você não consiga concluir uma tarefa em um dia, não tem problema. Como, nesse modelo, você provavelmente a fez com alguma antecedência, basta realocá-la na agenda. Caso não seja possível, converse com a equipe para renegociar a data de entrega.
  6. Um dos principais segredos para realizar suas tarefas é alocar tempo para cada uma! O horário colocado para a tarefa se reflete no Google Agenda, que pode ter o evento "esticado" para que o horário de término seja maior. Coloque tempo na agenda para suas tarefas e execute com planejamento!

Acompanhar o projeto no Podio e se alinhar com a equipe

O Podio já conta com muitos mecanismos de suporte à gestão de projetos, desde o formulário semanal de andamento, a relatórios de entregas personalizados para cada pessoa. Utilize esses mecanismos para acompanhar melhor o projeto e dar apoio para a equipe quando necessário! Como líder de projeto, é sempre interessante rever, no começo da semana, quais as entregas previstas para os projetos que você lidera. Dessa forma, pode antever desafios de execução e já dar suporte para a equipe superá-los para cumprir os prazos do projeto. Basta entrar no app de Entregas Internas, no filtro por Projeto.

Se for necessário, pode convocar uma reunião da equipe para alinhar alguns pontos centrais ou remover obstáculos à execução. Apenas lembre-se: reuniões são momentos de tomada de decisão. Se uma reunião está sendo feita apenas para repasses, isso indica que os demais mecanismos de alinhamento não estão funcionando. Use e abuse dos mecanismos de transparência e gestão já disponíveis antes de convocar uma reunião para atualizar as pessoas do projeto.

Encerramento do Projeto

Comunicar e treinar os impactados pelo projeto

Após o término do projeto, provavelmente alguma mudança ocorreu, seja na forma de trabalhar, nos resultados, na estrutura, etc. É fundamental garantir que todos da Tribo estão alinhados com a mudança ocorrida, comunicando pelos canais necessários e falando sobre em uma reunião operacional. Caso o projeto traga mudanças na forma de trabalhar, é fundamental treinar a equipe sobre como usar os novos processos ou ferramentas. Uma sugestão para fazê-lo é realizar um Anga Talk, o que permite que o conteúdo fique salvo para ser consumido futuramente.

Registrar mudanças na Wiki

Além de comunicar as mudanças, é importante deixá-las o mais acessível possível para todos. Uma forma inteligente de fazer isso é registrando-a na Wiki, seja por meio de descrições de ferramentas, páginas explicando o passo a passo de um processo ou links úteis. Aproveite para garantir que o conhecimento ficará consolidado na Tribo. Qualquer dúvida sobre como escrever, leia a página Como escrever? ou procure alguém da equipe de DHO.