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Facilitação Online

Facilitação Online
Processos e diretrizes para desenhar e entregar

Como facilitador de encontros online é importante entender que você não só cria processos para os seus participantes, mas que você tem o seu próprio processo também. Você começa no momento em que recebe o convite para organizar um encontro online e termina com a última avaliação. Neste documento oferecemos um apoio para o seu processo de design, preparação, facilitação e pós-facilitação do seu encontro online. 


Para identificar o fluxo de um processo usamos o arquétipo ´arco´, mostrando um começo, um meio e um fim. No processo do facilitador identificamos 4 arcos: Design, Preparação, Facilitação e Pós Facilitação. 



Cada arco tem o seu próprio começo, meio e fim - o começo em que preparamos o campo por organizar as informações e tarefas, definir o processo e fazer um check-in. Durante o processo (o meio) sustentamos o engajamento com atividades, conversas, checkpoints e colheita. No momento de aterrissagem do arco verificamos se fizemos tudo que definimos no começo e que fechamos tudo em aberto. Novamente, isso é relevante para os seus participantes, mas também para o seu processo como facilitador. 


Os arcos são um framework que nos apoia para pensar na narrativa. Normalmente existem arcos dentro de arcos e temos que ter consciência onde estamos nos processos em abertos, assim como ter consciência de fechar cada arco com intenção. 


 O que significa isso para você como facilitador? Não comece mandando e-mails para os seus participantes sobre a atividade antes de desenhar o encontro. Ter certeza que todo mundo está bem preparado antes de começar a facilitação. Os diretrizes em baixo que guiam em cada arco. 


1. Design (P3T3)


1.1 Propósito

Entender o porquê

Porque este encontro é necessário? 

Qual é a grande questão que este encontro visa responder? 

Qual a mensagem central que se deseja passar?

Definir os objetivos

O que se deseja ver acontecendo neste encontro? 

Projetar os resultados esperados

Com que informações e sentimentos as pessoas vão sair deste encontro? 

1.2 Pessoas

Mapear o perfil dos participantes

Quantas pessoas irão participar?
Quais são as características destas pessoas?
Qual o conhecimento técnico e tecnológico delas?
Qual será a jornada do participante até chegar no encontro e após sair do encontro?

Definir papéis dos facilitadores

O que precisa ser cuidado para promover uma boa experiência de interação entre participantes? 

Quantos facilitadores serão necessários? 

Qual será o papel de cada um?

3 papéis de facilitadores: facilitação / apoio técnico / apoio na colheita

1.3 Processo - criação do arco do participante

Construir agenda 

Quais são os tópicos e os conteúdos deste encontro? 

Quais serão os diferentes momentos da experiência (abrir, divergir, convergir, concluir, fechar)? 

Quais serão os momentos de interação das pessoas e como elas serão divididas em grupos nas atividades? 

Definir artefatos e etiquetas sociais

Que ritos, acordos ou artefatos podem ser utilizados para sustentar o campo ao longo do encontro e para transição entre atividades?

Quais são etiquetas sociais para entrar ou sair do encontro, para falar, para consentir?

Montar storytelling

Qual a narrativa que irá costurar os diferentes momentos do encontro? 

O que se observa em relação à realidade atual? 

Qual a história queremos contar ao final?

1.4 Tempo

Calcular o tempo do encontro (máximo entre 2 e 4 horas) 

Quanto tempo é necessário para cada momento das atividades? (abrir, divergir, convergir, concluir, fechar) 

Quando serão os intervalos?

Qual é a duração do encontro?

Adicionar margem de segurança

Reservar alguns minutos extras para possíveis imprevistos técnicos que costumam acontecer em encontros online.

1.5 Técnica

Escolher metodologias ou práticas para gerar engajamento

Quais são as técnicas, metodologias, templates ou canvas que serão utilizados nos momentos de divergência e convergência?

Como estimular boa interação aos participantes em cada um dos momentos (colheita, resumo, check-in, check-out)? 

Adaptar metodologias presenciais para o formato online

Adaptar o passo-a-passo das metodologias presenciais para o ambiente online, considerando as diferenças e desafios de tempo, engajamento e tecnologia.

1.6 Tools (ferramentas)

Definir ferramentas para a facilitação

Qual será a ferramenta de comunicação (áudio e vídeo)? 

Qual será a ferramenta de colaboração (visual)?

Quais ferramentas o cliente já usa?

Escolher canais de comunicação e de compartilhamento de conteúdo

Por qual canal será a comunicação assíncrona?

Onde serão compartilhados os conteúdos pré e pós encontro? 


2. Preparação


Para encontros online a preparação dos participantes é ainda mais importante do que para encontros presenciais, para garantir engajamento, entendimento do processo e de todas as ferramentas usadas online. 


2.1 Preparação dos Facilitadores

Preparar materiais prévios para os participantes

Selecionar ou produzir materiais que vão ampliar os aprendizados do participantes ou deixá-los mais preparados para a experiência que irão vivenciar (exercícios, textos, vídeos, podcasts, etc)

Preparar conteúdos que serão utilizados durante a facilitação online

Montar ppts, boards ou outras ferramentas interativas para os participantes produzirem conteúdos e construírem aprendizados.

Cuidado pessoal e dos detalhes da experiência 

  • Preparar local físico que irá utilizar ao facilitar (luz, fundo, sons externos)

  • Fechar abas não relacionadas com o conteúdo, 

  • Desligar notificações (whatsapp, slack, etc), 

  • Selecionar músicas (se for utilizar),

  • Ter por perto: carregador de celular, água, caderno, segundo monitor ou celular, etc. 

Alinhar papéis e responsabilidades com o co-facilitador

Acertar detalhes da agenda com o co-facilitador: papel de cada um nas atividades, apoio técnico, etc. (Dica: usar session lab)

2.2 Preparação dos Participantes

Disponibilizar materiais complementares com tempo suficiente para que sejam vistos

Compartilhar materiais como ppts, textos, vídeos, áudios, exercícios, boards ou tutoriais para ferramentas que serão utilizadas, na plataforma de compartilhamento escolhida. 

Comunicar os preparativos para o encontro online e engajar participantes

Avisar com algum tempo de antecedência sobre as tarefas que deverão ser realizadas antes do encontro.

Apresentar um briefing do que será trabalhado Compartilhar checklist do participante (água, câmera ligada, carregadores, boa conexão, etc)



3. Facilitação 


3.1 Chegada dos Participantes

Reservar uns minutos na entrada dos participantes para ajuste de questões tecnológicas

  • Testar qualidade da conexão

  • Verificar se há ruídos indesejáveis

  • Confirmar se cada um está em seu computador, carregadores, água

  •  Apresentar acordos de ferramentas (câmeras online, mutar microfone, etc)

  • Iniciar a gravação (quando fizer sentido)

  • Deixar música rolando enquanto pessoas chegam 

Realizar check in dos participantes

  • Escolher uma pergunta poderosa de check-in para conectar as pessoas entre si e ao tema do encontro

  • Observar tamanho do grupo e dividir em salas simultâneas caso necessário

  • Se for feito em uma sala apenas, o facilitador chama as pessoas para falar, uma a uma

Apresentar facilitadores e acordos 

  • Explicar o papel de cada facilitador (se houver)

  • Apresentar como será a dinâmica do encontro e os acordos de comunicação (gesto para pedir a fala, uso do chat ou outras ferramentas)

  • Centralizar responsável por questões tecnológicas

3.2 Durante a Facilitação

Apresentar agenda do encontro

  • Dar aos participantes uma visão geral do que eles irão vivenciar

  • Compartilhar os objetivos a serem alcançados e o que será exigido de cada um

  • Apresentar quando serão os momentos de intervalo

Respeitar o limite de  tempo de 15-20 min para exposição de conteúdo/teoria

Para manter um elevado nível de engajamento dos participantes, é recomendado dividir o conteúdo em frações de até 20 minutos de teoria e ter momentos de prática.

Explicar/Introduzir cada atividade e tirar dúvidas

  • Ao introduzir as atividades, procurar dividir a explicação e os comandos em etapas simples para dar clareza ao que cada um precisa fazer

  • Antes de iniciar as atividades, perguntar se alguém tem alguma dúvida

Observar o campo e o fluxo das atividades

  • Perguntar frequentemente se as pessoas estão acompanhando, se todos conseguem ouvir, se precisam de uma pausa

  • Quando as atividades práticas estiverem acontecendo, acompanhar os participantes para avaliar a necessidade de flexibilizar o tempo 

Momentos de reflexão

Ideal para preparar os participantes para responderem uma pergunta mais complexa que eles possam não estar preparados para responder instantaneamente.

Momentos de partilha em pequenos grupos

Recomendado quando se quer proporcionar reflexões mais longas entre os participantes. Usa-se aqui o recurso das salas simultâneas, do Zoom (breakout rooms)..

Momentos de colheita com o grupo todo

Importante para alinhar o grupo nos principais insights das atividades. Ao retornar de grupos menores o facilitador pode solicitar que uma pessoa de cada grupo apresente a síntese do que foi trabalhado. 

Fechamento das atividades

  • Dar um resumo do que aconteceu, conectando a teoria com a prática

  • Apresentar os maiores insights nesta etapa

3.3 Fechamento da Facilitação

Colheita dos principais aprendizados que os participantes tiverem neste encontro

Momento para que os participantes tragam suas percepções qualitativas sobre tudo o que eles vivenciaram e para consolidarem os aprendizados que tiveram. 

Check out

  • Fazer alguma pergunta geradora sobre como as pessoas estão saindo deste encontro 

  • Informar sobre os próximos passos (se houver)

    


4. Pós Facilitação

4 .1 Enviar material complementar

Disponibilizar materiais complementares que foram citados ou produzidos

  • Conteúdos adicionais, como artigos, vídeos, links, pdfs ou podcasts

  • Gravação da facilitação

  • Ferramentas práticas de ação

4.2 Obter feedbacks sobre o processo vivido pelos participantes

Enviar mensagem de agradecimento com link para pesquisa de pesquisa 

Enviar survey qualitativo e quantitativo para os participantes avaliarem o quão satisfeitos ficaram com a experiência que tiveram e deixarem seus comentários específicos que vão ajudar a melhorar a experiência.

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